Ввод фактических проектных данных

Фактические данные вводятся по ходу выполнения работ проекта. В этом раз­деле вы узнаете, как вводить фактические данные с помощью диалога, панели инструментов и мыши.

Сначала сделаем отметку о прохождении контрольной точки Начало работ с помощью диалога.

Ø Выберите команду меню Вид ♦ Диаграмма Ганта (View ♦ Gantt Chart), чтобы отобразить диаграмму Ганта (Рис. 5.4).

Рис. 5.4. Диаграмма Ганта

Ø Щелкните мышью на задаче Начало работ в таблице работ. Задача будет вы­делена.

Ø Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Обновить задачи (Tools ♦ Tracking ♦ Update Tasks). На экране появится диалог Обновление задач (Update Tasks) (Рис. 5.5).

Рис. 5.5. Диалог Обновление задач (Update Tasks)

В поле Название (Name) этого диалога указано название выделенной контроль­ной точки - Начало работ, а в поле Длительность (Duration) - ее плановая про­должительность. В полях со счетчиками % завершения (% Complete), Факт. длительность (Actual dur) и Ост. длительность (Remaining dur) отмечаются процент выполнения, фактическая длительность и оставшаяся длительность. В группах элементов управления Фактические даты (Actual) и Текущие даты (Current) отображаются фактические и плановые сроки начала и окончания работы.

Ø В поле ввода со счетчиком % завершения (% Complete) введите процент вы­полнения работы 100%.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Обновление задач (Update Tasks). Слева от названия контрольной точки Начало работ появится отметка ü о ее прохождении.

Теперь установим отметку о прохождении задачи Разработка чертежей первого этажа с помощью другого диалога.

Ø Щелкните мышью на задаче Разработка чертежей первого этажа в таблице, чтобы выделить работу.

Ø Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Обновить проект (Tools ♦ Tracking ♦ Update Project). На экране появится диалог Обновление проекта (Update Project) (Рис. 5.6).

Рис. 5.6. Диалог Обновление проекта (Update Project)

Данный диалог позволяет отследить как проект в целом, так и выделенные задачи.

Ø Убедитесь, что установлен переключатель Обновить трудозатраты как завершенные по: (Update work as complete through) для обновления хода выполнения проекта в соответствии с календарным планом.

Ø В открывающемся списке Обновить трудозатраты как завершенные по: (Update work as complete through) установите дату завершения для выделен­ной задачи 13.01.05.

Если дата планового окончания работы находится до введенной даты, то про­грамма будет считать работу выполненной.

Ø Убедитесь, что установлен переключатель устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100 (Set 0-100% complete), чтобы процент завершения задачи рассчитывался для задач, находящихся в процессе выполнения.

Ø Установите переключатель выбранных задач (Selected tasks), чтобы обнов­лялись только выделенные задачи.

Нажмите кнопку ОК. Диалог Обновление проекта (Update Project) будет за­крыт, слева от названия задачи Разработка чертежей первого этажа поя­вится отметка ü о ее прохождении, а на диаграмме Ганта внутри горизон­тальной полоски данной работы - черная полоса, отображающая процент вы­полнения - 100% (Рис. 5.7).

Рис. 5. 7. Диаграмма Ганта с фактическими данными

Давайте введем выполнение работы в процентах с помощью еще одного диалога.

Ø Дважды щелкните мышью на задаче Разработка чертежей второго этажа с крышей в таблице, чтобы открыть диалог Сведения о задаче (Task Information).

Ø Выберите вкладку Общие (General) (Рис. 5.8).

Рис. 5.8. Вкладка Общие (General) диалога Сведения о задаче (Task Information)

Ø В поле ввода Процент завершения (Percent complete) введите процент за­вершения для выбранной задачи 100%.

Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о задаче (Task Infor­mation). Черная полоса на прямоугольнике-работе Разработка чертежей второго этажа с крышей отобразит процент выполнения этой задачи (Рис. 5.9).

Рис. 5.9. Диаграмма с данными о выполнении третьей задачи

Сейчас будем вводить фактические данные о ходе выполнения проекта с помощью панели инструментов.

Ø Выберите команду меню Вид ♦ Панели инструментов ♦ Отслеживание (View ♦ Toolbars ♦ Tracking). На экране появится панель инструментов От­слеживание (Tracking) (Рис. 5.10).

Puc. 5.10. Панель инструментов Отслеживание (Tracking)

Ø В таблице щелкните мышью на задаче Рытье котлована, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите кнопку 100% на панели инструментов Отслеживание (Tracking). Работа будет отмечена как выполненная.

Чтобы ввести отметку о выполнении непосредственно на диаграмме с помощью мыши, выполните следующие шаги.

Ø Установите указатель мыши примерно в середине полоски-задачи Рытье котлована. Указатель примет форму %>.

Ø >• Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информа­ционное окно о ходе выполнения работы, в котором будет указана дата ее на­чала (Рис. 5.11).

Рис. 5.11. Информационное окно о ходе выполнения работы

Ø Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь по полоске-задаче. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы Завершено по (Complete Through). Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой - Вт 08.02.05 (Tue 08.02.05). При этом указатель мыши достигнет правого края полоски-задачи.

Ø Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Рытье котлована будет отмечена как выполненная.

В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо задача после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок. Предположим, что в нашем проекте задача Штукатурные работы начата в срок, выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на 1 день.

Ø В таблице щелкните мышью на задаче Штукатурные работы, чтобы выделить ее.

Ø Нажмите кнопку 50% на панели инструментов .Отслеживание (Tracking). На диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы.

Ø Установите указатель мыши на полоске-задаче Штукатурные работы правее полосы выполнения. Указатель примет форму ф.

Ø Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информа­ционное окно Задача, в котором будут указаны даты начала и окончания ос­тавшейся части работы (Рис. 5.12).

Рис. 5.12. Информационное окно Задача

Ø Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в ин­формационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части ра­боты - Сб 02.04.05 (Sat 02.04.05).

Ø Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями задач появится разрыв в один рабочий день. Будет также изменен график для остальных видов работ.

Фактическое начало оставшейся части работы будет 04.04.05, так как 02.04.05 и 03.04.05 - выходные.

Для того, чтобы точно переместить часть полоски до указанной даты, вам, возможно, потребуется увеличить масштаб с помощью команды Вид ♦ Масштаб (View ♦ Zoom).

Ø Отметьте 100% выполнение оставшейся части задачи Штукатурные работы (Рис. 5.13).

Рис. 5.13. Прерванная задача завершена

Следует отметить, что при вводе фактических данных мы в основном использовали процент выполнения задачи, как наиболее удобный пара­метр. При этом остальные показатели, например, длительность или даты выполнения оставшейся части работы вычисляются автоматически.