Отслеживание проекта и анализ хода работ

После создания плана проекта можно начинать его выполнение. При этом по­лезно следить за ходом работ, чтобы отмечать несоответствия между планом и фактической реализацией работ.

Как только будет начато выполнение проекта, вы можете целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных за­дач, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты, и сравнивать их с плановыми показателями. Это подскажет вам, как фактические изменения плана повлияют на другие задачи и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета. Полученная информация поможет также более эффективно планировать будущие проекты.

Программа Microsoft Project позволяет вводить различную информацию о вы­полнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и другие параметры. В этой главе вы узнаете, как соз­давать новый план на базе фактического хода работ, настраивать параметры от­слеживания выполнения проекта, вводить фактические проектные данные, гра­фически отображать ход работ. Также мы рассмотрим различные методы анали­за выполнения проекта, чтобы определить, укладывается ли проект в финансо­вые и временные ограничения.

Базовые и промежуточные планы

Перед началом выполнения работ нужно зафиксировать некоторый базовый план, который представляет собой исходный план для отслеживания хода реали­зации проекта. Создав базовый план, вы сможете сравнить текущую информа­цию с плановой и оценить изменения. Базовый план следует сохранять, когда создание проекта закончено и вы переходите к этапу его выполнения. Вы мо­жете создать несколько базовых планов, когда достижение целей проекта невоз­можно, используя прежний базовый план. В базовом плане сохраняются различ­ные типы данных, включая информацию о задачах, ресурсах, назначениях.

Промежуточным называется план, который сохраняется на определенном этапе проекта. Промежуточный план можно сравнивать как с базовым, так и с другим промежуточным планами для контроля за ходом выполнения проекта. В проме­жуточном плане сохраняются только даты начала и окончания работ.

В этом разделе рассмотрим, как сохранять и удалять базовые и промежуточные планы.

Сначала сохраним базовый план.

Ø Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Сохранить базовый план (Tools ♦ Tracking ♦ Save Baseline). На экране появится диалог Сохране­ние базового плана (Save Baseline) (Рис. 5.1).

Рис. 5.1. Диалог Сохранение базового плана (Save Baseline)

Ø Если не установлен переключатель Сохранить базовый план (Save baseline), то установите его для сохранения базового плана.

Ø Если в открывающемся списке ниже переключателя Сохранить базовый план (Save baseline) не выбрано название плана Базовый план (Baseline), то выберите его.

Ø Убедитесь, что в группе элементов управления Для (For) установлен пере­ключатель всего проекта (Entire project), чтобы сохранить базовый план для всех задач проекта.

Ø Нажмите кнопку ОК. Диалог Сохранение базового плана (Save Baseline) закроется, а базовый план будет сохранен.

Теперь сохраним промежуточный план.

Ø Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Сохранить базовый план (Tools ♦ Tracking ♦ Save Baseline). На экране появится диалог Сохране­ние базового плана (Save Baseline) (Рис. 5.1).

Ø Установите переключатель Сохранить промежуточный план (Save interim plan) для сохранения промежуточного плана.

Открывающийся список Скопировать (Сору) позволяет выбрать источник дан­ных, сохраняемых в промежуточном плане. С помощью открывающегося списка В (Into) можно выбрать, куда будут помещены данные из источника.

Ø Убедитесь, что в группе элементов управления Для (For) установлен пере­ключатель всего проекта (Entire project), чтобы сохранить промежуточный план для всех задач проекта.

Ø Нажмите кнопку ОК. Диалог Сохранение базового плана (Save Baseline) закроется, а промежуточный план будет сохранен.

Давайте удалим промежуточный план. Очистка плана может быть удобна, если при совместной работе необходимо, чтобы другие сотрудники не могли про­сматривать данные плана.

Ø Выберите команду меню Сервис ♦ Отслеживание ♦ Очистить базовый план (Tools ♦ Tracking ♦ Clear Baseline). На экране появится диалог Очистка базового плана (Clear Baseline) (Рис. 5.2).

Рис. 5.2. Диалог Очистка базового плана (Clear Baseline)

Ø Установите переключатель Очистить промежуточный план (Clear interim plan) для удаления промежуточного файла.

В открывающемся списке справа от переключателя Очистить промежуточный план (Clear interim plan) можно выбрать название промежуточного плана для очистки.

Ø Убедитесь, что в группе элементов управления Для (For) установлен пере­ключатель всего проекта (Entire project), чтобы удалить данные всего про­межуточного плана.

Ø Нажмите кнопку ОК. Диалог Очистка базового плана (Clear Baseline) закроется, а промежуточный план будет удален.

Для удаления базового плана следует установить переключатель Очистить базовый план (Clear baseline plan) в диалоге Очистка базового Щ плана (Clear Baseline).