Основы работы с проектами в Microsoft Office Project Professional 2003

Лабораторная работа №1

Перед выполнением любой достаточно сложной работы полезно составить план. Например, вы решили приобрести определенную оригинальную одежду. Снача­ла можно посетить близлежащий магазин. Затем, возможно, потребуется побы­вать в специализированном магазине в центре города. Может возникнуть необходимость съездить в другой город или воспользоваться Интернетом. В подоб­ных ситуациях необязательно создавать план письменно, но планирование своих действий позволит сэкономить ваше время.

Менеджеру, управляющему группой людей, при выполнении проекта, например, строительстве дома, издании журнала, разработке программного продукта или создании фирмы, обходиться без создания плана совершенно недопустимо. Как правило, сиюминутные, хаотичные действия в лучшем случае приводят к пре­вышению сроков или бюджета проекта, а в худшем случае - к провалу проекта. Эффективно организовывать и управлять невозможно без четкого плана.

При планировании проекта менеджеру нужно не только разбить работу на части, но и указать их длительности, затраты на выполнение. Также менеджер должен распределить своих специалистов по различным работам. Ясный, подробный план позволит менеджеру не только иметь полное и четкое представление о сво­ем проекте, но и уменьшить длительность и стоимость проекта, оперативно управлять выполнением поставленной задачи.

Данная книга посвящена описанию программы для работы с проектами Microsoft Office Project Professional 2003 [Майкрософт Офис Проджект Профешнал 2003], которую в дальнейшем для краткости будет называться просто Microsoft Project. Эта программа обеспечивает построение плана, его оптимизацию, отслежива­ние хода выполнения проекта. С помощью программы Microsoft Project можно применить научный подход к решению задач оперативного планирования и руководства.

В этой главе вы познакомитесь с базовыми понятиями теории проектов, основ­ными возможностями программы Microsoft Project, узнаете, как устанавливать и запускать данную программу.

Что значит управлять проектом?

Под проектом понимается четко определенная последовательность событий, направленных на достижение некоторой цели, имеющих начало и конец и управляемых людьми посредством таких факторов, как время, стоимость, ресурсы и качество.

Проекты могут выполняться в любой области деятельности, например, строи­тельной или издательской.

Создание каждого проекта начинается с определения его цели. Цель должна быть четкой и реальной. Для предотвращения возможных проблем убедитесь, что ничто не мешает ее достижению.

После того, как цель проекта установлена, необходимо определить во всех деталях, как и когда она будет достигнута.

Шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели, называются работами или задачами. Например, при строительстве здания задачей является рытье котлована. Работы могут выполняться одновременно или последовательно. Список работ и времени, необходимого для их выполнения, называется графиком работ или планом.

Для более ясного представления плана задачи можно объединять в группы или фазы. Для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. Фазы еще называют суммарными задачами или этапами. Фазы также могут состоять из этапов. Например, в проекте строительства дома фаза монтажа коробки здания включает фазу монтажа крыши. С помощью суммарных задач легче контролировать выполнение проекта.

По плану вы можете определить, когда должна начинаться и заканчиваться та или иная работа и как долго она будет продолжаться. Количество времени, отве­денное на ее выполнение, называется длительностью. Проекты могут быть раз­ной длительности: от нескольких часов до десятков лет. Любой проект имеет начало и конец, поэтому проекты носят временный характер.

Вы можете также определить промежуточные цели, или контрольные точки, ко­торые будут использоваться для отражения промежуточных итогов проекта. На­пример, готовая коробка здания является промежуточной целью в проекте строительства дома. Контрольные точки помогают организовать работы в логи­ческие последовательности или группы. Задачи, в результате выполнения кото­рых достигаются промежуточные цели, называются завершающими.

Для выполнения работ необходимы ресурсы: люди, оборудование, материалы. То есть под ресурсами понимаются люди, оборудование и материалы, необхо­димые для выполнения задач. Например, для рытья котлована нужен экскава­торщик. В проекте может участвовать как один человек, так и несколько тысяч. Так как ресурсы редко бывают доступны непрерывно (например, люди работают преимущественно в рабочее время), то при разработке проекта необходимо учи­тывать и этот фактор.

Трудозатратами или объемом работ называется время, необходимое для выпол­нения задачи сотрудником. Например, маляру может потребоваться день на по­краску комнаты.

Кроме ресурсов, для реализации любого проекта необходимы финансовые сред­ства. Каждый ресурс и каждый вид работ имеют определенную стоимость в де­нежном выражении, из которой складывается стоимость всего проекта.

Ресурсы, необходимые для проекта, следует распределить по работам. Связь между задачей и ресурсом для ее исполнения называется назначением. На одну работу может быть назначено несколько ресурсов. Назначая ресурсы на задачу, можно уменьшать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов. Назна­ченные на работу люди являются ответственными за выполнение данной задачи.

Управление проектом заключается в составлении плана, отслеживании состоя­ния работ и определении, выполняются ли они в соответствии с планом. Если выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять ме­ры для ликвидации задержки.