Описание процессов и системы менеджмента

Каждый бизнес-процесс должен быть определенным образом описан. В описании должны быть учтены все компоненты, необходимые для его надлежащего функционирования.

В общем случае в развернутом описании бизнес-процесса указываются следующие его характеристики:

1) полное наименование процесса (оно должно быть кратким и по возможности выражено отглагольным существительным);

2) код процесса;

3) определение процесса (формулировка, раскрывающая сущность, основное содержание процесса);

4) цель процесса (необходимый или желательный результат);

5) владелец процесса (лицо, ответственное за перспективное планирование, ресурсное обеспечение и эффективность процесса);

6) руководитель процесса (лицо, ответственное за текущее планирование и ведение процесса с целью достижения запланированных результатов);

7) нормативы процесса (документация, содержащая показатели норм, в соответствии с которыми осуществляется процесс);

8) входы процесса (материальные и информационные потоки, поступающие в процесс извне и подлежащие преобразованию);

9) выходы процесса (результаты преобразований, добавляющие стоимость). Любой процесс должен иметь, по крайней мере, один выход;

10) ресурсы (финансовые, технологические, материальные, трудовые и информационные, по средствам которых осуществляется преобразование входов в выходы);

11) процессы поставщиков (внутренние или внешние поставщики – источники входов рассматриваемого процесса);

12) процессы потребителей (процессы внутреннего или внешнего происхождения, являющиеся пользователями результатов рассматриваемого процесса);

13) измеряемые параметры процесса (его характеристики, подлежащие измерению и контролю);

14) показатели результативности процесса (отражающие степень соответствия фактических результатов процесса запланированным)

15) показатели эффективности процесса (отражают связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами).

Модели процессов должны обладать следующими свойствами:

- наглядность и простота описываемого процесса без дублирования информации;

- возможности анализа процесса руководителями, аудиторами и проектными группами;

- рациональное использование ранее разработанной информации и подтвердившей на практике свою ценность документации предприятия.

Формы внутреннего описания процессов:

1) текст;

2) табличная форма;

3) блок-схема - это детальное описание процесса.

Такая форма описания процесса дает наглядное представление о последовательности работ, требованиях к выполнению этапов, ответственных исполнителях. Она достаточно удобна и информативна в работе для персонала среднего уровня подготовки.

4) диаграмма потоков;

5) матричная структура процессов;

6) карта процессов;

7) сетевой график;

8) идеология (IDEF 0) – применяется в случае, если СМК в определенной степени автоматизирована и/или в перспективе ее комплексная автоматизация, а также имеются необходимые ресурсы по обучению персонала и приобретено необходимое программное обеспечение для построения диаграмм;

9) и т.д.

10 Определение регламентирующих документов по стадиям процесса (например, законодательные акты, государственные стандарты, всевозможные нормативные документы, регламентирующие конкретные виды деятельности, методические материалы, должностные инструкции и т.п.)

С целью стандартизации осуществляемой деятельности при выполнении отдельных операций, влияющих на качество выпускаемой продукции или оказываемых услуг, необходимо ссылаться на конкретные нормативные документы, в которых изложены определенные требования к этому виду деятельности.

Если на момент разработки карты процесса отсутствуют соответствующие нормативные документы, компания по своему усмотрению может разработать необходимую документированную процедуру, фирменный стандарт или рабочую инструкцию. В этом случае повышается возможность для однозначного решения поставленной задачи.

Регистрация данных о ходе процесса, информации о результатах контроля создает предпосылки для применений статистических методов при их обобщении и анализе, а так же выработке управляющих воздействий.