Робота з документами

Серед найбільш трудомістких робіт одне з чільних місць посідає робота з документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технології, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. За підрахунками спеціалістів, на роботу з документами працівники апарату управління витрачають від 30 до 70 % свого робочого часу.

Документування - це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо.

Шляхи раціоналізації роботи керівника з документами.

Перший шлях - це використання менеджером режиму "фільтрації" документів, які надходять, тобто відбір лише тих із них, за яким рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії, чи секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт у апараті управління.

Другий шлях передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно раціонального розподілу прав та обов'язків між ними.

Третій шлях удосконалення роботи з документами - це підвищення швидкості індивідуальної роботи керівника з ними. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання.

Планування та використання робочого часу.

Процес планування праці керівник повинен починати з вибору ним особистих цілей

1. Визначення цілей – насамперед керівник повинен визначити, чого він бажає досягти в особистому і професійному плані;

2. Аналіз можливостей досягнення поставлених цілей – на цьому етапі аналізують свої сильні і слабкі сторони, які можуть полегшувати або утруднювати досягнення цілей, а також відповідність між цілями і наявними ресурсами;

3. Уточнення і конкретне формування цілей – для подальшого планування необхідно залишити тільки реальні для досягнення цілі. Вони мають бути чітко сформовані і мати строкову характеристику.

Після постановки цілей розпочинають власне планування праці.

На першій стадії керівник складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Перелік робіт складається в письмовій формі.

На другій стадії визначають витрати часу, потрібного для виконання кожного виду робіт. В цілому оцінка витрат часу буде приблизною, що потребує її коригування в ході реалізації завдань.

На третій стадії необхідно визначити резерви часу, т.як заздалегідь неможливо передбачити, які завдання потрібно буде виконати протягом планового періоду.

Взагалі робочий час керівника можна поділити на три частини з таким розподілом часу, %:

Ø заплановані справи – 60;

Ø резерв часу на непередбачені роботи – 20;

Ø резерв часу на творчу діяльність керівника – 20

Отже, співвідношення між плановим часом і резервом має становити – 60:40.

На четвертій стадії визначають фонд робочого часу. (У тижневому плані за п’ятиденку загальний фонді робочого часу становитиме 40, а для розв’язання планових завдань – не більше як 30 годин.)

На п’ятій стадії здійснюють контроль зіставленням розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу.

На шостій стадії складається план особистої роботи до виконання.

Під час реалізації плану можливо вносити корективи у план роботи.

Практика свідчить, що планування особистої праці не потребує від керівника значних витрат часу. Для складання плану досить витратити в кінці робочого дня 10-20хвилин.

Переваги планування:

Ø дає змогу скласти план на наступний день;

Ø дає змогу чітко уявляти завдання;

Ø можна упорядкувати роботу протягом дня, подолати забудькуватість, сконцентрувати увагу на найважливіших завданнях;

Ø дає відчуття успіху в кінці робочого дня;

Ø підносить задоволеність і мотивацію;

Ø сприяє ефективності праці.

В наслідок перевищення обсягу функцій, покладених на керівників, над їхніми можливостями реалізувати ці функції, керівникам доводиться приймати рішення про першочерговість завдань і справ. У цьому випадку прийняття рішення означає визначити пріоритетність – означає прийняти рішення про те, яким із завдань слід надати першочергового, а яким другорядного значення.