Сущность документирования и основные определения

Обязательным требованием стандартов ИСО 9000 является документирование СМК организации.

Для создания и функционирования системы менеджмента качества нужна четкая организация выполнения работ, установление взаимоотношений между людьми, распределение полномочий, функций, ответственности и взаимодействия подразделений в области качества. Описание организационной и управленческих систем осуществляется в виде документов.

Документированная СМК – это модель, которая описывает систему управления организацией на основе критериев качества, сформулированных в стандартах ИСО 9000.

Одной из основных и сложнейших задач при разработке СМК является документирование.

Сущность и предназначение документации СМК заключается в передаче смысла и последовательности бизнес-процессов, создающих добавленную ценность, в установлении их взаимодействия и отношения между людьми.

Основные стандарты по СМК: ГОСТ Р ИСО 9000-2001, ГОСТ Р ИСО 9001-2001, ГОСТ Р ИСО 9004-2001 - требуют документирование СМК.

Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии СМК, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего стандарта (п. 4.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001).

Международная организация по стандартизации (ТК 176, подкомитет №3) выпустила в ранге технического отчета документ ИСО/ТО 10013:2001, в котором содержатся рекомендации для организаций по разработке и поддержанию в рабочем состоянии документации, необходимой для обеспечения эффективности СМК и отвечающей конкретным потребностям организации. В России в качестве национального стандарта принят ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 «Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества».

Деятельность в области гражданской авиации регулируется большим набором документов, статус которых порой трудно разобрать. Кроме того, актуальным остается вопрос о соотношении документов СМК с производственной документацией, регулирующей деятельность организации.

Документ (3.7.2) - информация и соответствующий носитель

В Российском делопроизводстве встречаются следующие определения.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документация - совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, организации, объекту.

Документирование - запись по установленным формам необходимой для управления и иных видов деятельности информации.

Информация -сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.