Виды контроля

Под контролем понимают процесс (рис.16), направленный на обнаружение количественных и качественных отклонений от запланированных показателей. О количественных отклонениях говорят в том случае, если задание выполняется, но недостаточно хорошо (например, выпущено продукции меньше, чем планировалось). Качественные отклонения имеют место тогда, когда задание не выполняется (например, к выпуску партии товара еще не приступили).

Рис.16– Модель процесса контроля

Управленческий контроль включает в свой состав следующие важные компоненты:

1. установление стандартов. Контроль трудно осуществлять, если цели не являются конкретными. В этом случае возникает опасность несогласия относительно того, является ли деятельность работника результативной: работник будет убежден, что выполнил все, что от него требуется, тогда как руководитель будет придерживаться иного мнения. Чтобы избежать этого цель должна соответствовать требованиям, представленным на рис. 12. Это позволитлегко установить, выполнены ли задания;

2. установление масштаба допустимых отклонений – реалистичного допуска показателей результативности, в пределах которого отклонение этих результатов от намеченных целей не должно вызывать тревоги. Это позволяет менеджерам использовать метод управления по принципу исключения, который гласит «система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов»;

3. сопоставление достигнутого за некоторый период с тем, что было запланировано. Если цели хорошо определены, то всегда можно сказать в какой степени они были достигнуты. Кроме того, это дает возможность судить о том, можно ли считать работу выполненной. Хорошо сформулированные цели помогают определить, что еще необходимо сделать;

4. принятие решения о характере воздействия на объект управления (рис. 17).

Рис. 17–Варианты решений о воздействии на объект управления

Контроль может принимать самые разнообразные формы в зависимости от того какие цели он преследует. Незнание видов контроля может привести к тому, что информация, которую руководитель будет стремиться получить, будет однобокой, необъективной, а, следовательно, и степень владения ситуацией у такого руководителя будет крайне низкой

Прежде всего, различают предварительный, текущий и итоговый контроль (табл. 7)

Предварительным контролем называют контроль, который предшествует активной деятельности и, тем более, каким-то результатам Основная задача предварительного контроля состоит в том, чтобы выяснить, готова ли организация или ее подразделение к выполнению тех или иных задач

Предварительный контроль может быть направлен на персонал организации, оборудование, систему управления, условия труда, материальные и финансовые ресурсы предприятия, продукцию и т. д.

Своевременный контроль, таким образом, помогает со значительной долей вероятности исключить возникновение непредвиденных ситуаций и неотвратимых ошибок

Текущий контроль направлен на деятельность организации и осуществляется с точки зрения стратегических и тактических целей, которые стоят перед ней.

Текущий контроль имеет две основные разновидности по критерию «цель» — стратегический и оперативный контроль.

Таблица 7 –Типология контроля по времени его проведения

Вид контроля	Период выполнения	Цель	Основной объект	Метод выполнения
Предварительный	До начала работы	Обеспечение условий для эффективной работы организации и оценки	Человеческие ресурсы	Процедура отбора персонала в соответствии с требованиями, которые предъявляет должность
Материальные ресурсы	Отбор поставок в соответствии с выработанными стандартами минимально допустимых уровней качества. Обеспечение достаточного уровня запасов.
Финансовые ресурсы	Составление бюджета.
Текущий	В ходе работы	Исключение или предупреждение отклонений от намеченных целей и принятых инструкций	Подчиненные и технология	Регулярная проверка, самоконтроль, обсуждение проблем и возможностей
Заключительный	После выполнения работы	Получение информации	Результаты работы	Регулярные отчеты, систематическая оценка, обсуждение проблем и возможностей

Цель стратегического контроля состоит в проверке деятельности организации на соответствие ее стратегическим целям. Стратегический контроль может быть как количественным, так и качественным. В последнем случае контролироваться могут такие аспекты деятельности предприятия, как внедрение научных разработок новых технологий, улучшение условий труда и т д

Цель оперативного контроля – определить соответствие текущей деятельности определенным критериям, нормативам и параметрам. В силу этого оперативный контроль в большей степени связан с производством, чем стратегический контроль.

Как правило объектами текущего оперативного контроля являются соблюдение норм и нормативов действующих на производстве, соблюдение распорядка работы, движение изделий в рамках технологического процесса, уровень текущих затрат денежных средств, наличие запасов сырья, материалов, не изготовленной и готовой продукции, качество продукции

Оперативный контроль, фактически сливается с оперативным управлением, поскольку направлен на решение текущих, актуальных задач Дело в том, что результаты, полученные при помощи оперативного контроля, требуют моментального принятия решений получение информации об отклонении, например, в производственном процессе должно сразу же вылиться в решение связанное со способом устранения этого нарушения. Кроме того, оперативное управление обычно не допускает приостановки производственного процесса, все изменения в соответствии с решениями должны вноситься без приостановки процесса производства

Итоговый контроль направлен на выяснение того, были ли достигнуты запланированные показатели. Как правило, итоговый контроль касается не только сравнения запланированных показателей с реальными. Он предполагает также выявление причин, по которым результаты именно такие. Кроме того, итоговый контроль является основанием для составления будущих планов, а также рекомендаций и указаний для работников.

С точки зрения степени охвата (масштаба контроля), различают сплошной (полный) и выборочный контроль.

При сплошном контроле проверяется весь объем выполненной работы, то есть каждая единица выполненной продукции

Сущность выборочного контроля состоит в том, что проверяется не весь объем работы, а некоторая случайно выбранная ее часть

К выборочному контролю прибегают в том случае, когда нет возможности проверить каждую единицу контроля. Например, далеко не всегда есть возможность проверить качество каждой единицы большой партии товара В этом случае и проводят выборочный контроль. Наличие статистических закономерностей позволяет на основании проверки части партии с большей или меньшей степенью достоверности предположить, например, сколько бракованного товара будет содержаться во всей партии, а это позволяет предсказать, сколько товара будет возвращено и потребуется заместить качественным товаром

В настоящее время все большее и большее распространение получает концепция контроллинга. В соответствии с этой концепцией функция контроля должна быть выделена в виде особого подразделения. Любое предприятие нуждается в системе постоянной оценки того, как действует предприятие в целом, а также его подразделения и отдельные сотрудники (как руководители, так и подчиненные). Особенно важно, насколько деятельность предприятия в целом и любого его сегмента соответствует стратегическим целям, стоящим перед предприятием. Это особенно важно, поскольку любые отклонения от стратегических целей могут привести к серьезным последствиям. Контроллинг — это система, позволяющая осуществлять такой контроль и своевременно принимать решения для того, чтобы стоящие перед предприятием стратегические цели были достигнуты независимо от изменений, проис­ходящих в хозяйственной ситуации

6.2. Характеристики эффективного контроля

Характеристики эффективного контроля представлены на рис18

Рис.18 – Характеристики эффективного контроля

Проблемы видимого контроля:

1. ориентация на контроль;

2. высокая вероятность получения непригодной информации.

Способы снятия проблем видимого контроля:

1.установление четких целей и стандартов;

2.обратная связь;

3.избегание слишком жесткого контроля;

4. вознаграждение за достижение целей и превышение установленных стандартов.