Система управления как объект исследования

Система управления – это 1. Совокупность отношений управления в социально-экономической системе (организации). 2. Система действий менеджера по реализации воздействия. 3. Совокупность взаимосвязанных звеньев, в том или ином виде участвующих в процессе воздействия.

В окружающем мире функционирует множество самых разных организаций, которое представляет собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Примерами таких организаций, например, могут быть государственные учреждения, производственные предприятия, общественные объединения.

«Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. Например, производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы»[10].

Как правило, представление любого объекта в виде системы всегда связано с определенными трудностями. В первую очередь это связано с существованием большого числа системных принципов, которые не всегда целиком используются при построении реальной системы управления.

Тем не менее, надо иметь в виду, что система управления как объект исследования неизменно обладает следующими признаками:

· состоит из множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных иерархически;

· элементы системы (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;

· можно ее рассмотреть как единое и неразрывное целое;

· просматриваются определенные фиксированные связи с внешней средой.

А теперь более подробно рассмотрим определение системы управления как системы действий менеджера по реализации воздействия и как совокупности взаимосвязанных звеньев, в том или ином виде участвующих в процессе воздействия.

«При малых масштабах система управления характеризуется комплексом действий, из которых складывается непосредственное воздействие на управляемый объект. Именно факт воздействия характеризует в этом случае связность и целостность этих действий, реальность управления. Они закрепляются как статистическая основа деятельности менеджера, в чем и находит свое выражение формирование системы управления. Такое понимание системы управления наиболее ярко выражается в малом предпринимательстве, в управлении сравнительно малым предприятием, где есть только менеджер и небольшая группа производственных работников. Так понимается система управления при выделении ее в рамках отдельного подразделения (система управления отделом, бригадой, лабораторией, подразделением и пр.).

При управлении в сравнительно крупных масштабах все действия группируются по функциям, которые для их успешного осуществления (профессионализм, накопление опыта, создание необходимых условий и пр.) организационно обособляются в звенья, связанные потребностью иметь определенный результат и достигать определенную цель. Звенья системы управления выделяются по специфике, объему и масштабу полномочий, трудоемкости работы, равномерности распределения нагрузки, квалификационным требованиям к персоналу, информационному обеспечению, возможностям территориального размещения сотрудников.

Все эти факторы в их совокупности и сочетании влияют на формирование и выделение звеньев системы управления, ее структуру, целостность и другие признаки.

Звенья, составляющие систему управления, различны. Они отличаются главным образом комбинацией функций и полномочий управления. Они определяют и важнейшие связи соподчиненности, координации, согласования, консультаций, информирования и пр.» [12].

Перейдем теперь к вопросу классификации систем управления. Поскольку звенья в системе управления могут быть линейными, функциональными, линейно-функциональными и функционально-линейными, то в зависимости от этого определяется разнообразие типов систем управления.

Итак, в зависимости от того, из каких звеньев строится система управления, как эти звенья располагаются друг относительно друга, в чем заключается статусное взаимодействие звеньев и как строятся связи между ними, можно рассмотреть линейные, функциональные, линейно-функциональные и функционально-линейные системы управления.

По признаку глобальности сферы принимаемых управленческих решений выделяют централизованные и распределенные системы управления.

В централизованной системе управления решения принимаются одним лицом (в одном центре) и охватывают объект управления в целом. Положительными чертами такого управления являются высший уровень планирования, координации и контроля деятельности. Однако при достаточно больших масштабах объекта управления, возможно:

· появление «эффекта бутылочного горла», когда решения долго не принимаются по причине перегрузки лица или центра принятия решений;

· увеличение деятельности «цикла управления» из-за отдаленности места принятия решения от места их исполнения. Это может вызвать эффект резкого снижения эффективности управления.

Для снижения вероятности такого эффекта создают распределенные системы управления.

Распределенная система управления характеризуется наличием ряда иерархически, функционально, структурно связанных центров принятия решений и ответственности в согласованных сферах управления.

«Распределение» затрагивает: декомпозицию целей и функций; право на принятие решений и распоряжение ресурсами; определение сфер ответственности и др. Большую роль в распределенных системах управления играют процедуры предварительного согласования и отчетности.

Недостатками таких систем являются повышенные риски:

· нарушения целостности при «распределении»;

· конфликтов уровней и элементов системы управления.

По участию человека в принятии и реализации решений выделяют автоматические (без участия человека) и автоматизированные (с участием человека, чаще всего оператора) системы управления.

«Применение автоматических систем управления ограничено объектами и процессами, которые могут быть описаны и в отношении которых можно заранее разработать модели. Они работают по жестким, заранее заданным алгоритмам.

Такие системы также применяют для обеспечения безопасности некоторых быстро протекающих процессов управления, часто при одновременном сохранении за менеджером задач наблюдения и контроля. Наибольшее распространение в настоящее время получили автоматизированные системы управления (АСУ) с распределением функций между человеком-оператором и техническими средствами, основными из которых могут быть признаны вычислительные машины.

АСУ – это человеко-машинная (гуманистическая) система, совокупность элементов, алгоритмов и действий человека, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности, а также разработку и выбор вариантов команд управления (действий по достижению желаемого результата), передачу и исполнение команд управления.

В результате проведенных реформ появились такие структуры, как финансово-промышленные группы и холдинги. Эффективно управлять такими структурами без автоматизированного прогнозирования и планирования проблематично. Поэтому весьма вероятно, что именно они станут в ближайшее время наиболее активными потребителями такого рода автоматизированных систем. Это связано с тем, что автоматизация сбора, передачи, хранения, обработки и анализа информации, передачи и исполнения решений является одним из факторов повышения эффективности функционирования организационно-производственной системы.

По степени автоматизации выделяют системы управления высокой степени автоматизации, средней и низкой.

При исследованиях необходимо учитывать, что наблюдается тенденция повышения степени автоматизации операций менеджера от 10% (слабая автоматизация) до 10-40% (средняя степень автоматизации) и далее до 40-70% (высокая степень автоматизации).

Как правило, в АСУ предусматривается и обеспечивается приоритет исполнения команд человека по отношению к командам, вырабатываемым автоматически.

Отличительной чертой АСУ и основой их технических средств является широкое использование вычислительной техники, устройств кодирования и раскодирования информации, передачи и приема данных (например, факс-модемы), устройств отображения информации (дисплеев) и др. Существуют, по крайней мере, четыре причины, по которым вычислительная техника широко используется в АСУ.

1. Необходимость разгрузить человека от выполнения нетворческого труда, связанного большим числом простейших операций при обработке больших объемов различных данных: сортировка, выборка по признаку, арифметические операции, преобразование одного вида данных в другое, удобное для пользователя представление данных и т.п.

2. Необходимость автоматизированного расчета большого числа вариантов в процессе подготовки и принятия решения, оптимизации этих решений.

3. Возможность обеспечить удобство отображения и восприятия информации, необходимой для принятия решений.

4. Возможность обеспечить удобство общения между человеком и машиной при принятии, передаче и исполнении решений.

По функциональному назначению выделяют АСУ плановых расчетов (АСУ ПР); АСУ материально-технического снабжения (АСУ МТС): управления запасами, учетом и т.д.

По характеру объекта управления выделяют:

· АСУ технологическим процессом (АСУ ТП), предназначенные для непосредственного управления технологическим процессом;

· Автоматизированные системы организационного управления (АСОУ), предназначенные для управления коллективами людей в экономических и социальных системах;

· Интегрированные АСУ, объединяющие несколько видов автоматизированных систем.

Кроме вычислительной техники в качестве технических средств АСУ могут выступать: устройства сбора информации, всевозможные адаптеры, средства связи, средства отображения информации, средства исполнения команд, средства защиты информации от несанкционированного доступа и другие необходимые элементы.

АСУ всегда создается для конкретной организации и носит на себе отпечаток ее индивидуальности. Вместе с тем, необходимость снижения затрат на создание и эксплуатацию АСУ порождает необходимость в типизации. Типизация АСУ – это создание оригинальных, индивидуальных проектов применительно к конкретным объектам, на базе типовых проектных решений, на единой методологической основе. Чем ниже уровень управления, тем чаще встречаются однотипные задачи, и тем выше уровень типизации АСУ.

Одна из важнейших задач при создании АСУ – это рациональное, а если возможно, то и оптимальное распределение функций между человеком и техническими средствами. Совместная работа в АСУ человека и технических средств приводит к тому, что АСУ нельзя исследовать ни как чисто техническую систему, ни как административную систему, состоящую только из людей.

Человек в АСУ может выполнять функции:

· Источника информации;

· Разработки и принятия решений в сложных неформализуемых условиях;

· Разработки, обслуживания и поддержания работоспособности системы и другие функции»[8]

По физическому составу, содержанию объекта управления могут быть социальные, экономические, техногенные (конструкторские, технологические) АСУ.

По месту в процессе управления в системе управления могут быть выделены подсистемы целеполагания, маркетинга, менеджмента.

Подсистема управления целеполаганием «отвечает» за своевременную выработку и модификацию целей деятельности организационно-производственной системы при изменении внешних условий или своего собственного состояния. Это может случиться при появлении новых конкурентов, изменении платежеспособного спроса населения, физического старения оборудования, морального старения выпускаемой продукции и др.

По влиянию на оценку эффективности операции и системы могут быть рассмотрены подсистемы управления доходом (системой продаж), издержками, рисками, запасами, ликвидностью, временем реализации процессов (контроллинг) и др.

Подсистема управления доходом служит для максимизации объема продаж, наблюдения за отношением покупателей, брокеров, дилеров и своевременной его корректировки с использованием методов ценовой и неценовой конкуренции.

Подсистема управления издержками (затратами ) создается для минимизации издержек и обеспечения этим конкурентоспособности и возможности развития предприятия.

Подсистема управления рисками может быть создана с целью их своевременного обнаружения, устранения или снижения, возмещения через страхование и т.д.

Подсистема управления запасами призвана оптимизировать размеры и своевременное пополнение запасов во избежание потерь от риска простоев по причине отсутствия материалов, запасных частей и др.

По принципу управления, используемому в системе, выделяют системы программного, адаптивного, ситуационного, социально-этического управления.

При программном управлении система выдает управляющие воздействия в соответствии с заложенной в нее заранее программой вне зависимости от складывающейся ситуации. Например, при программном управлении ценообразования цена товара остается неизменной независимо от уровня спроса.

Адаптивные системы управления с точки зрения классического определения – это такие системы управления, которые предназначены для функционирования в условиях неполной информации, и в процессе функционирования автоматически приспосабливаются к непредвиденным изменениям свойств объекта управления и внешней среды.

При ситуационном управлении принимаемые решения и управляющие воздействия основываются на анализе вариантов с учетом текущего состояния (например, того же спроса, запаса товара), располагаемых вариантов действий (например, повысить, понизить, не изменять цену), прогноза последствий (например, товары закончатся быстрей, чем будет изготовлена и поступит новая партия, или имеются избыточные запасы). При этом особенно важным является учет конкурентной ситуации. Например, временное отсутствие товара создаст шанс для конкурентов, которые смогут удовлетворить и завоевать покупателей, что негативно повлияет на имидж, а также конкурентное положение фирмы. Если же имело место затоваривание, то при повышении спроса сохранение цены на прежнем уровне позволит избавиться от этих излишних запасов, получить дополнительный объем денежных средств, которые могут быть обращены в инвестиции.

Таким образом, принципы ситуационного управления акцентируют внимание и позволяют извлечь максимум выгоды для лица, принимающего решения, именно исходя из особенностей конкретных обстоятельств [8].

При социально-этическом управлении стараются исключить недопустимое воздействие на нецелевые элементы внешней среды, третьих лиц и др.

По признаку охвата ряда смежных областей деятельности выделяют простые (неинтегрированные) и интегрированные системы управления.

Интегрированные системы управления объединяют и автоматизируют деятельность в нескольких сферах. В системе управления ценой интеграция позволяет учитывать в цене стоимость разработки, производства и продвижения товара.

С точки зрения возможности выработки и использования при управлении новой информации выделяют ординарные и интеллектуальные системы управления.

В зависимости от того, как откликается система управления на внешнее воздействие, различают рефлекторные и нерефлекторные системы управления. «Известно, что рефлекторная система управления откликается на внешнее воздействие вполне определенным образом. Термин «рефлекторность» подчеркивает аналогию с рефлексами, существующими у любого организма. Они являются результатом длительного процесса обучения и эволюции.

Предположение о рефлекторном характере системы управления позволяет прогнозировать реакции в процессе исследований. Поэтому в процессе исследований необходимо:

· Установить пределы рефлекторности реакций;

· Подтвердить или отвергнуть гипотезу о рефлекторном поведении объекта исследования в конкретных условиях.

Соответственно, нерефлекторной будет система, которая может неоднозначно, многовариантно реагировать на одно и то же внешнее воздействие. Нерефлекторность систем управления возникает при следующих условиях:

1. Потере стойкости системы или прочности элементов;

2. Повреждениях, поражениях, отказах одного или ряда элементов;

3. Сильном стрессе человека, являющегося элементом системы управления.

Возможны и другие виды систем управления, их многообразие растет и отражает усложнение экономических отношений. Особенности этих систем, отмеченные при их классификации, могут играть решающую роль в выборе методов исследования систем управления и определять достоверность результата, эффективность и затраты на такие исследования.

Вполне естественно, что к системе управления предъявляются требования, по которым можно судить о степени ее организованности. Такими требованиями являются:

· Детерминированность элементов системы;

· Динамичность системы;

· Наличие в системе управляющего параметра;

· Наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования [10].

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управление, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, то есть способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизменном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее изнутри. Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

Целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения. Система управления должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения. В системе управления также должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятия необходим отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально-управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы – позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручения.

Несоблюдение данного требования, то есть наличие управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявляемым к системам управления, является наличие в ней контролирующего параметра, то есть такого элемента, призванного постоянно контролировать состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономики. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовки управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

2. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании систем управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.

6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.

Система управления должна быть предметом специального проектирования, которое надо осуществлять на основе исследования ее характеристик, а также изменяющихся условий и потребностей управления.

При исследовании систем управления желательно пользоваться показателями ее состояния, функционирования и развития. Не все показатели могут иметь строго расчетную форму. На практике приходится пользоваться и показателями экспертных, эвристических, социологических, тестовых оценок.

Наиболее общими показателями системы управления являются:

· состав и структура функций управления;

· звенья и их распределение по ступеням иерархии;

· структура системы управления;

· распределение полномочий (централизация управления);

· информационное обеспечение;

· квалификационные требования;

· использование технических средств;

· равномерность нагрузки.

В этих своих характеристиках система управления и предстает в качестве объекта исследования.

Но системное представление объекта исследования должно быть дополнено системным подходом к самому исследованию. Иначе может оказаться, что в процессе исследования мы превратим объект из системы в конгломерат элементов, свойств, аспектов и признаков» [12].