Сетевой график подготовки выставки

Обозначения центрального фрагмента:

1. Подготовка распорядительного документа - 21.01;

2. Составление сметы расходов - 31.01;

3. Приглашение участников и реклама выставки - 15.05;.

4. Определение перечня экспонатуры и экспонентов - 15.06;

5. Разработка художественного проекта выставки - 15.07;

6. Издание каталога выставки и рекламных материалов - 10.08;

7. Монтаж и художественное оформление выставки - 14.09;

8. Приемка и расстановка экспонатов на стендах - 17.09;

9. Встреча и размещение участников - 19.09;

10. Сдача выставки приемной комиссии - 21.09;

11. Открытие выставки - 25.09.09.

Двойными цифрами обозначены этапы параллельных видов работ.

Пунктиром обозначены «фиктивные» графы вероятностных действий.

Еще одно достоинство сетевого графика - на нем можно нанести работы и этапы, которые могут быть, а могут и не быть, то есть, вероятность которых невелика или сомнительна. Это позволяет предусмотреть для них лимит времени и другие ресурсы, заранее определить их место в общем процессе на случай, если они все-таки состоятся. В сетевой план они вводятся пунктирными линиями и называются «фиктивными графами». Специальные методики расчетов лимитов времени позволяют с высокой степенью достоверности и качества спланировать и контролировать работы любой сложности. Существует два типа методик расчетов сетей плана: «от начала работ» и «от конца работ». От начала работ расчеты ведутся, когда нужно определить общий конечный срок и наметить плановое время для всех участков работ. От конечного срока расчеты ведутся в случаях, когда дата проведения мероприятия или окончания работ уже определены, и надо установить лимиты времени на проведение работ на отдельных участках.

Разнообразие выставочных мероприятий породило множество технологий их подготовки и подходов к их организации. Тем не менее, существуют этапы и последовательности, присущие всем выставкам, независимо от их вида, тематической направленности или статуса. Плановых этапов может быть достаточно много и зависит это от детальности проработки плана.

Традиционно весь процесс планирования делится на три последовательных раздела плана:

1) период подготовки выставки;

2) период работы выставки;

3) закрытие, демонтаж и анализ результатов.

Каждый из разделов детализируется (разбивается на этапы, подэтапы и работы) в зависимости от особенностей выставки, опыта и предпочтений менеджмента. По каждому этапу или пункту плана должно быть обеспечено финансирование, спланированы материальные и трудовые ресурсы, предусмотрена отчетность, соответствующие платежи и вознаграждения.

Выставочным работникам приходится иметь дело также с тематическими и экспозиционными планами выставочных мероприятий. Данные формы и методы планирования специфически выставочные. По сути, они ближе к проектированию, чем к традиционному планированию организации работ, так как в них доминируют не сроки и лимиты времени, а позиции, определяющие содержание и задачи выставочного мероприятия. Как проектно-плановые документы они формируют содержание выставки и принципы ее художественного оформления, определяют количественную и качественную сторону решаемых задач.