Составление и оформление административного регламента

1. Организационно-распорядительная документация: общие сведения

По функциональному назначению документы сферы управления подразделяются на различные группы:

1) директивные (закон, указ, постановление, подзаконные акты и др.);

2) информационно-инструктивные (методические указания, инструкции вышестоящих органов и др.);

3) организационные (устав, положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание и др.);

4) распорядительные (приказ, распоряжение, решение, указание, постановление);

5) информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, письма и факсы и т.д.);

6) по личному составу, или кадровые (приказы о приеме, увольнении, переводе и т.д.; заявления, характеристики, табели и графики, трудовые книжки, учетные личные карточки, личные дела и др.);

7) финансово-бухгалтерские (балансы, различные акты, счета, бизнес-планы, ведомости, платежные поручения, бухгалтерские книги и т.д.)^[54].

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц^[55].

Соответственно, в своей совокупности и взаимосвязи (в системе) организационно-распорядительные документы и составляют организационно-распорядительную документацию (ОРД).

Организационно-распорядительная документация представляет собой комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в деятельности организации.

Практически все руководители и служащие не только прямо связаны с организационно-распорядительными документами, но и причастны своей повседневной деятельностью к их созданию. Организационно-распорядительная документация– это и организационно-правовое обеспечение предприятия в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений предприятия с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в организации и в ее структурных подразделениях^[56].

Организационно-распорядительной документацией закрепляется трудовая жизнь всех звеньев организации, включая кадровые (например, оформление приказом ухода в очередной отпуск бухгалтера расчетной части бухгалтерии).

Традиционно ОРД делится на три группы:

1. Организационно-правовая документация (ОПД) – уставы, положения и др.

2. Распорядительная документация (РД):

− в условиях коллегиальности – постановления, протоколы, решения;

− в условиях единоначалия – приказы, распоряжения.

3.Информационно-справочная документация:

− оперативно-информационная – письма, факсы, докладные записки и др.;

− справочно-информационная – отчеты, справки, протоколы и др.

2. Организационно-правовая документация: общие сведения

Процесс управления регулируется с помощью права. Прежде всего, это касается определения статуса субъектов и объектов правового положения каждого звена управления, связано с точностью определения цели и задачи его деятельности, регулированием отношений, в которые оно вступает с другими звеньями управления, с ресурсным обеспечением (штаты, информационное обеспечение).

На любом уровне управления необходимо зафиксировать следующие условия управленческой деятельности:

1) четкость структуры и правового статуса конкретного звена управления;

2) разделение труда и установление порядка функционирования этого звена;

3) дифференциация и фиксирование функций, децентрализация полномочий, персонализация ответственности;

4) осуществление деятельности органа управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.

Наряду с определением статуса, функций, структуры и штатов необходимо регулировать выполняемые работы, подчинить их заранее установленным правилам. Должны быть определены виды работ, действий и операций, на которые распадаются управленческие функции, перечень вопросов, подлежащих рассмотрению в конкретном случае, виды потребляемой информации, периодичность и сроки выполнения работ, состав исполнителей, наиболее рациональное разделение и кооперация труда между работниками.

Данные вопросы находят отражение в организационно-правовой документации (ОПД, или организационные документы (ОД)).

Регламентация, предписываемая этими документами, играет организующую роль, устанавливая конкретные пределы и рамки выполнения соответствующей деятельности. Например, правильно составленные положения и должностные инструкции дают четкое знание иерархических связей, обеспечивают стабильность каналов решения вопросов и, в конечном счете, способствуют повышению эффективности управленческого труда^[57].

Таким образом, ОПД необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационно-правовым документам (ОПД) относятся учредительные документы организации (устав, учредительный договор, положение об организации); положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность, штатное расписание; правила (включая правила внутреннего распорядка); инструкции нормативно-методического характера по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки и др.

Несмотря на то что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности организации; фактическое существование любой организации начинается с введения в действие именно организационных документов^[58].

ОПД реализуют нормы административного права, являются правовой основой деятельности предприятия, содержат положения, строго обязательные для исполнения.

По сравнению с распорядительными и информационно-справочными документами организационно-правовые документы обладают высшей юридической силой, так как документы двух первых групп создаются на базе организационной документации^[59].

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен грамматически верно сочетаться с наименованием вида документа:

− устав (кого? чего?) Магнитогорского предприятия информационных технологий;

− инструкция (о ком? о чем?) о документационном обеспечении управления;

− положение (о ком? о чем?) о Совете директоров;

− положение (о чем?) о кафедре документоведения и архивоведения;

− правила (кого? чего?) внутреннего трудового распорядка;

− должностная инструкция (кого? чего) бухгалтера;

− штатное расписание (кого? чего?) Магнитогорского института информационных технологий;

− структура и штатная численность (кого? чего?) факультета педагогического образования и сервисных технологий.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

После обсуждения и согласования текста документа они подписываются.

Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию).

Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения. Организационные документы могут утверждаться вышестоящим органом, руководителем организации или структурного подразделения, коллегиальным органом. На документе проставляется гриф утверждения, оформляемый соответствующим образом в зависимости от способа утверждения (должностным лицом (лицами) или другим документом).

ОПД с точки зрения срока действия относятся к бессрочным и действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.