Схема 6. Классификация бухгалтерских документов

На каждом уровне управления организации составляют опреде­ленные распорядительные документы. Например, документы по организации учета составляют непосредственно работники бух­галтерской службы (кассовые и банковские документы), докумен­ты, связанные с процессами заготовления и реализации, – работ­ники бухгалтерии и коммерческих служб предприятия, документы по финансово-расчетным операциям – служащие финансового отдела и бухгалтерии.

Распорядительные документы не содержат подтверждения со­вершения операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерс­ком учете.

На практике число документов, содержащих только элементы распоряжения о выполнении операции, невелико. Гораздо чаще распоряжение отдается в том же документе, в котором затем будет отражено и выполнение самой операции.

О п р а в д а т е л ь н ы м и (или исполнительными) называ­ются документы, подтверждающие уже произведенные операции и удостоверяющие эти действия. Такие документы составляются в момент осуществления операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Они служат основой (оправданием) последующих бухгалтерских записей.

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за пра­вильность их оформления в документах. Это исполнители или ма­териально ответственные лица: начальники цехов, главные специ­алисты, заведующие складами, кассиры, экспедиторы и т. д.

Оправдательные документы подтверждают, что действия, отра­женные (указанные) в соответствующем документе, выполнены, т. е. хозяйственная операция совершена. Для материально ответ­ственного лица, подписавшего и предоставившего этот документ, он является отчетом о расходовании или получении материальных ценностей, т. е. доказательством законности изменений в объеме или составе хранящихся ценностей.

К оправдательным документам относятся: приемные акты, на­кладные, квитанции о приеме ценностей, отчеты материально от­ветственных лиц, приходные ордера (акты приемки) материалов, акты приема-выбытия основных средств, документы о приеме от рабочих выработанной продукции, товарно-транспортные на­кладные, кассовые ордера, различные акты приема-сдачи ценнос­тей, рапорты о выполненной работе и др.

Иногда форма документа зависит от того, как в дальнейшем бухгалтерия обрабатывает данные о совершенной хозяйственной операции – вручную или с помощью технических средств. Мно­гие формы документов уже приспособлены для машинной обра­ботки, например, в них выделяются специальные зоны, обведен­ные жирными линиями, в которых содержатся сведения, нужные оператору.

В оправдательном документе должны быть указаны такие све­дения: название и адрес организации, составившей документ; дата составления документа; наименование участников совершения хозяйственной операции; содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения; реквизиты, характеризующие опе­рацию в количественном и денежном выражении; подписи лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию.

Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, про­веряются, а затем принимаются к учету.

Д о к у м е н т ы б у х г а л т е р с к о г о о ф о р м л е н и я создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных запи­сей, а также для облегчения и упрощения работы.

Примерами таких документов являются ведомости распределе­ния расходов по содержанию и эксплуатации машин и оборудова­ния, общепроизводственных расходов, бухгалтерские справки.

Они составляются также и тогда, когда нужно исправить ошибку, допущенную в учетных записях, перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, и т. п.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного зна­чения не имеют. Их можно использовать только вместе с соответ­ствующими оправдательными документами. Они играют в учете вспомогательную роль, являясь техническим средством, которое облегчает последующие учетные записи. На основе представлен­ных распорядительных и оправдательных документов с помощью документов бухгалтерского оформления формируется информа­ция для дальнейших записей в регистрах бухгалтерского учета, т. е. происходит систематизация учетных данных. Такие документы составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведо­мость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурными подразделе­ниями между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчеты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учете сумм по обязательствам перед бюджетом, внебюджетными фондами и т. п.

Используются самостоятельно только некоторые виды доку­ментов бухгалтерского оформления. К ним можно отнести состав­ленные бухгалтером справки или расчеты на основании действую­щих инструкций: об отчислениях на социальное страхование и обеспечение, о начислении амортизации (износа) основных средств, о закрытии счетов бухгалтерского учета и др.

К о м б и н и р о в а н н ы м и называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распо­рядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же вре­мя содержат указание о порядке отражения ее на счетах.

К таким документам относятся: приходные и расходные кассо­вые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия, авансовые отчеты подотчетных лиц, накладные на отпуск материалов на сторону или в переработ­ку, требования на отпуск материалов со склада и др.

Рассмотрим, например, авансовый отчет. Он составляется по­дотчетным лицом, в нем указываются расходы, которые им были произведены из полученного аванса. Перечень расходов и их сум­мы со ссылками на документы, подтверждающие эти расходы, приводятся подотчетным лицом на оборотной стороне авансового отчета. После утверждения руководителем израсходованных сумм авансовый отчет для бухгалтера приобретает силу распоряжения:

принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдатель­ными первичными документами (квитанции на проживание, би­леты за проезд и пр.). На лицевой стороне документа отражаются справочные данные – фамилия и должность подотчетного лица, сумма выданных ему наличных денег. На этой же стороне бухгал­тером в специально отведенном месте указывается, на каких сче­тах должны быть отражены суммы расходов. Указание бухгалтерс­ких проводок по списанию суммы дает основание рассматривать авансовый отчет как документ бухгалтерского оформления. Таким образом, в данном документе одновременно содержатся как бы три документа: распорядительный, оправдательный и документ бухгалтерского оформления. Следовательно, авансовый отчет - комбинированный документ.

Сочетание признаков распорядительных и оправдательных до­кументов содержит расчетно-платежная ведомость на выдачу за­работной платы, распорядительных, оправдательных и бухгалтер­ского оформления – расходный кассовый ордер.

Комбинированные документы широко распространены в практике бухгалтерского учета. Сочетание в одном документе при­знаков нескольких видов документов сокращает количество ис­пользуемых бланков, уменьшает расход времени на их заполне­ние, делает более наглядной учетную документацию, упрощает и облегчает использование документов при их обработке.

По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.

П е р в и ч н ы е д о к у м е н т ы составляют основу первич­ного бухгалтерского учета. С их составления начинается процесс бухгалтерского учета в организации. Именно в первичном доку­менте регистрируется факт хозяйственной операции путем пред­варительного наблюдения и измерения. Первичные учетные доку­менты – формальное доказательство того, что данные операции действительно выполнены.

Сводные документы составляют на основе однород­ных первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.

К сводным документам относятся: авансовые отчеты, матери­альные отчеты заведующих складами и др.

Сводные документы необходимы для следующих целей:

объединения данных первичных учетных документов и получе­ния укрупненных показателей;

группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отраже­ния этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные доку­менты используются как средство обработки исходных данных об операциях;

сокращения числа первичных учетных документов, которые необходимо обрабатывать при внесении записей в регистры бух­галтерского учета.

Отличительным признаком сводных документов является то, что в них кроме данных, взятых из первичных документов, возникают и новые показатели, например, общая сумма всех расходов, произведенных подотчетным лицом, и др.

Сводные документы обобщают показатели первичных доку­ментов путем соответствующей их группировки и систематизации. Поэтому появляется возможность анализировать обобщенную ин­формацию о совершенных операциях, т. е. видеть их уже не раз­розненно, а в едином хозяйственном процессе. Например, в отче­тах кладовщиков и других материально ответственных лиц за оп­ределенный отрезок времени отражается движение материально-производственных запасов (МПЗ) по приходу и расходу. Обобщив данные нескольких таких отчетов в сводных документах, можно провести анализ состояния и движения МПЗ на складах предпри­ятия, оценить их достаточность для бесперебойного производства.

В сводных документах систематизация информации осуществ­ляется уже по хозяйственным процессам и подготавливается для последующей записи на счетах бухгалтерского учета.

Сводные документы сами по себе не могут быть юридическим подтверждением произведенных в бухгалтерском учете записей. Для принятия к дальнейшему учету информации из сводных доку­ментов необходимо, чтобы она была подтверждена наличием пер­вичных документов. Рассмотрим примеры.

Для того чтобы был принят к учету отчет кассира, необходимо, чтобы к нему были приложены все приходные и расходные доку­менты, на основании которых были сделаны записи: приходные и расходные кассовые ордера (как основные кассовые документы) и приложенные уже к кассовым ордерам расчетно-платежные или платежные ведомости для выдачи заработной платы, довереннос­ти на получение денег и т. п.

Основанием для принятия в бухгалтерии отчетов материально ответственных лиц являются первичные учетные документы по приходу и расходу МПЗ (акты приема, акты на списание и пр.).

Авансовый отчет подотчетного лица принимается к учету также с приложением оправдательных документов: проездных билетов, квитанций об оплате проживания в гостинице, чеков на приобре­тенные материально-производственные запасы и т. п.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подго­товлена его бумажная копия.

По способу отражения хозяйственных операций документы де­лятся на разовые и накопительные.

Р а з о в ы е д о к у м е н т ы используются для отражения одной или нескольких хозяйственных операций за один прием, т. е. запись в таком документе делается однократно. Отличитель­ной чертой этих документов является то, что они сразу же после составления могут быть переданы в бухгалтерию для использова­ния в дальнейшем учете. К разовым учетным документам относят­ся: приходные и кассовые ордера, ведомости распределения рас­ходов, калькуляции, накладные, прием-осдаточные акты, платеж­ные требования и т. д.

Н а к о п и т е л ь н ы е д о к у м е н т ы составляют в тече­ние определенного периода времени путем постепенного накоп­ления (записи) однородных хозяйственных операций, в конце пе­риода в них подсчитывают итоги по соответствующим показате­лям. Примерами таких документов являются двухнедельные, ме­сячные наряды на работу, лимитно-заборные ведомости, табели учета рабочего времени и др.

Преимущество накопительных документов заключается в сле­дующем: значительно сокращается количество разовых первич­ных документов на однотипные хозяйственные операции, упро­щается техника ведения бухгалтерского учета, улучшается конт­роль за движением имущества и состоянием обязательств органи­зации.

Накопительные документы как бы продолжают группировку данных по хозяйственным процессам (снабжение, производство, реализация) и подготавливают информацию для записи в регистры бухгалтерского учета. Уже на первом этапе сбора информации можно проводить анализ целесообразности и выгодности приоб­ретения ресурсов для производства, оптимальности производ­ственного процесса, эффективности сбыта продукции.

В зависимости от места составления документы делятся на внутренние и внешние.

В н у т р е н н и е д о к у м е н т ы составляют непосред­ственно на предприятии и применяют внутри него. К ним отно­сится подавляющая часть бухгалтерских документов: накладные, авансовые отчеты подотчетных лиц, кассовые приходные и рас­ходные ордера, путевые листы, акты, расчетно - платежные ведомо­сти по оплате труда и многие другие.

В н е ш н и е д о к у м е н т ы используют для обращения между различными хозяйствующими субъектами. Они поступают в организацию со стороны (например, от поставщиков) или на­правляются внешним пользователям (покупателям). Эти докумен­ты составляют по типовым формам. К ним относятся счета-факту­ры поставщиков, платежные поручения, товарно-транспортные накладные, больничные листы, судебные и исполнительные доку­менты и т. п.

При поступлении в организацию внешние документы регист­рируют, а затем проверяют законность отраженных в них хозяй­ственных операций, наличие всех обязательных реквизитов, а так­же арифметические подсчеты.

Требования к оформлению внутренних и внешних документов в основном одни и те же. Но все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, но они должны содержать все обязательные реквизиты.

В зависимости от количества учетных позиций документы могут быть однопозиционные и многопозиционные.

О д н о п о з и ц и о н н ы е д о к у м е н т ы отражают одно­родные хозяйственные операции. Они являются узкоспециализи­рованными, так как показывают движение одного конкретного (однородного) объекта бухгалтерского учета. Примерами таких до­кументов являются лимитно-заборные ведомости по выдаче мате­риала только одного номенклатурного номера, платежные ведо­мости, отражающие только операции по выдаче заработной платы из кассы.

М н о г о п о з и ц и о н н ы е д о к у м е н т ы охватывают разнородные хозяйственные операции по движению нескольких видов объектов бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерского уче­та в таких документах могут быть весьма разные (приложения к авансовому отчету: проездные документы, документы по оплате жилья, чеки на приобретенные МПЗ) и близкие по содержанию (расчетно-платежная ведомость: операции и суммы по начисле­нию оплаты труда и операции по удержаниям из начисленных сумм).

Многопозиционные учетные документы имеют следующие преимущества перед однопозиционными: сокращается количе­ство повторяющихся записей (таких, как наименование предприя­тия и подразделения и т. п.); уменьшается количество бланков до­кументов; информация, собранная в таких документах, более пол­но характеризует отражаемый хозяйственный процесс (или его часть).

По оформлению однородных операций документы можно разде­лить на унифицированные и индивидуальные.

У н и ф и ц и р о в а н н ы м и д о к у м е н т а м и называют типовые и специализированные учетные документы, утвержден­ные в установленном порядке. Они используются для оформления однородных хозяйственных операций во всех организациях неза­висимо от формы собственности и отраслевых особенностей. Примерами унифицированных документов являются кассовые документы (приходный и расходный кассовые ордера и др.), аван­совые отчеты, платежные поручения, счета-фактуры и многие другие. Такие документы обязательны для применения всеми организациями, осуществляющими свою деятельность на терри­тории России.

Для автоматизации бухгалтерского учета применение унифи­цированных документов очень важно, так как расширяет возмож­ности экономического и бухгалтерского обобщения, увеличивает скорость обработки информации, сокращает число ошибочных записей. Кроме того, унификация учетных документов способ­ствует упорядочению документации.

И н д и в и д у а л ь н ы м и называются документы, разрабо­танные самой организацией и используемые ею для внутреннего учета определенных операций.

По способу записи различают документы, составленные вруч­ную и с использованием технических средств.

Д о к у м е н т ы, с о с т а в л е н н ы е в р у ч н у ю, обычно используются для внутренних целей на предприятии.

Д о к у м е н т ы, с о с т а в л е н н ы е с п о м о щ ь ю т е х н и ч е с к и х с р е д с т в, используются в первую очередь для внешних связей, например банковские документы.

Документы, заполняемые частично или полностью механизи­рованным способом (с использованием пишущей машинки или компьютера), используются в основном внутри предприятия, но могут передаваться и на сторону.

В то же время для передачи на другое предприятие необязатель­но все документы заполнять с использованием технических средств. Например, такие документы, как товарно-транспортная накладная, счет, чек товарный и т. д., могут быть составлены от руки.