Первичный бухгалтерский учет

Первичный бухгалтерский учет – это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистра­ции, накопления и хранения информации о хозяйственной дея­тельности. Он представляет собой начальную стадию системно­го восприятия и регистрации в документах хозяйственных фактов и является основой информационной системы бухгалтерского учета.

Объектами первичного бухгалтерского учета являются опера­ции, из которых формируются хозяйственные процессы (заготов­ление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности организации.

Для первичного бухгалтерского учета характерны общие подхо­ды к сбору информации о производственно-финансовой деятель­ности, однако имеются специфические особенности в учете пред­приятий различных отраслей. Это обусловлено тем, что именно первичный бухгалтерский учет наиболее тесно связан с технологи­ческими процессами. Построение первичного учета зависит также от особенностей организации производства и труда, форм соб­ственности и системы управления. Но в любом случае организация первичного бухгалтерского учета должна обеспечивать обратную информационную связь с управляемой системой.

Правильное построение первичного бухгалтерского учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и при необходимости вносить в него коррективы, т. е. первичный бухгалтерский учет обеспечивает связь с системой норм, нормативов, стандартов в части расходова­ния материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Таким образом, первичный бухгалтерский учет выполняет две основные функции: первоначальный сбор информации (регистра­ция хозяйственных операций); контроль за технологией производ­ства (регистрация отклонений от нормативов).

Информация первичного бухгалтерского учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для те­кущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения, плани­руется производство. Кроме того, данные первичного бухгалтерс­кого учета используются для проведения ревизий и проверок.

Первичный бухгалтерский учет – процесс трудоемкий, требу­ющий регистрации большого количества разнообразных данных. Затраты времени на первичный учет составляют в среднем 50% всех затрат, необходимых на обработку информации.

От качества, оперативности и достоверности первичного бух­галтерского учета зависит очень много. Неверная информация приводит к принятию нерациональных решений, что отрицатель­но сказывается на работе организации в целом.

По результатам первичного наблюдения составляются учетные документы, которые являются первичными носителями информа­ции.

Документ (лат. documentum – поучительный пример, свиде­тельство, доказательство) – письменное свидетельство факта хо­зяйственной операции. Одновременно составленный и оформ­ленный документ–материальный предмет (бумага, магнитный диск и т. д.), на котором зафиксирована информация.

Документ является основанием и подтверждением учетных за­писей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичны­ми учетными документами. Ни одна операция не может быть отра­жена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа.

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первич­ный учетный документ должен составляться с соблюдением уста­новленных правил и требований. Первичный учет может осуще­ствляться ручным, механизированным и автоматизированным способами.

Ручной способ составления документов длительный и очень тру­доемкий, он требует внесения в документ не только переменной (о конкретной хозяйственной операции), но и постоянной информа­ции, например названия организации. Кроме того, при этом спо­собе наиболее велика вероятность ошибок.

Механизированный способ несколько сокращает время составле­ния документов, для повышения скорости и качества подсчетов и измерений применяют специальные устройства. Составление первичных учетных документов производится с использованием пишущих машинок, копировальных аппаратов и т. п.

Автоматизированный способ первичного учета (с применением компьютеров) обеспечивает быструю фиксацию хозяйственных операций. Резко сокращаются время заполнения документов и ко­личество работников, занятых их оформлением, снижается трудо­емкость, и, следовательно, уменьшаются расходы на содержание счетного персонала.

При автоматизации первичного бухгалтерского учета возраста­ет производительность труда как работников бухгалтерии, так и работников производственных подразделений, которые также принимают участие в подготовке первичных учетных документов; облегчаются и ускоряются все последующие стадии обработки первичной информации (составление накопительных документов и т. п.).

Материальным носителем учетной информации является учет­ный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета.

При ручном способе обработки данных материальными носи­телями учетной информации являются учетные бланки, при авто­матизированном – учетные бланки и магнитные диски. Одни из них фиксируют хозяйственную операцию непосредственно в мо­мент ее совершения, другие создаются на основании данных пер­вичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер.

Наиболее распространенным материальным носителем учет­ной информации является учетный бланк. Он представляет собой напечатанный типографским способом разграфленный (в виде ко­лонок, клеток) лист бумаги, куда заносят сведения о хозяйствен­ных операциях. Размеры и формы учетных бланков различаются в зависимости от объема и содержания отражаемых в них операций.

Учетные бланки могут заполняться от руки или механизирован­ным (автоматизированным) способом, что определено в инструк­циях по составлению первичных документов. Ряд документов не­обходимо заполнять только с использованием техники, например платежные поручения.

Учетный документ на бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгал­терского учета и соответствующими инструкциями. Например, накладная внутрихозяйственного назначения (форма № 264-АПК) составляется в двух экземплярах (для отпускающей и при­нимающей сторон), акт приемки-передачи основных средств (форма ОС-1)–в двух экземплярах при передаче основного средства другой организации и в двух экземплярах при переме­щении основного средства из одного подразделения в другое внутри организации.

В зависимости от степени важности учетные бланки подразде­ляются на простые и бланки строгой отчетности.

П р о с т ы е у ч е т н ы е бланки могут приобретаться организациями в типографиях, канцелярских отделах магазинов и т. п. Их количество не регламентируется, они хранятся на пред­приятии свободно.

Б л а н к и с т р о г о й о т ч е т н о с т и определены зако­нодательством. Они нумеруются типографским способом или при получении в организации. Храниться они должны в местах, недо­ступных для свободного пользования.

Учет бланков строгой отчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прошнуровывают, скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера.

Первичный учетный бухгалтерский документ должен содер­жать все сведения, необходимые для получения полного представ­ления о хозяйственной операции.

Требования к содержанию и оформлению бухгалтерских доку­ментов установлены положением Министерства финансов СССР «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983г. и Федеральным законом «О бухгалтерском учете», принятым в 1996 г.

Составными элементами документа являются реквизиты (лат. requisitum – нужное, требуемое) – сведения, которые должны со­держаться в документе для признания его действительным.

Реквизиты различны по своему характеру и зависят от назначе­ния документа и содержания хозяйственной операции. Каждый реквизит несет особую информацию, т. е. является информацион­ным элементом целого документа.

По значению реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

О б я з а т е л ь н ы м и р е к в и з и т а м и называют такие, которые должны содержаться в каждом первичном учетном доку­менте. В бухгалтерском учете используется большое количество раз­нообразных по содержанию первичных учетных документов, но в каждом из них должны быть указаны: наименование документа; дата его составления, наименование организации, от имени которой со­ставлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Дополнительные реквизиты уточняют или до­полняют содержание определенных специфических хозяйствен­ных операций. Поэтому наличие или отсутствие в первичном учет­ном документе дополнительных реквизитов зависит от характера хозяйственной операции (факта). К дополнительным реквизитам относятся: наименование и адреса организаций, участвующих в данной хозяйственной операции (поставщика, банка, покупателя); указание суммы не только цифрами, но и прописью (при оформлении денежных документов); печать (в командировочном удостоверении, приходном кассовом ордере и др.).

По сроку действия реквизиты делятся на постоянные и пере­менные.

П о с т о я н н ы е р е к в и з и т ы в рамках конкретной организации длительное время (или никогда) не меняются, напри­мер наименование или адрес организации, номер расчетного сче­та, номера складов, табельные номера работников.

П е р е м е н н ы е р е к в и з и т ы зависят от характера и со­держания хозяйственной операции. К таким реквизитам относят­ся: дата совершения хозяйственной операции, количество отпус­каемых в производство материалов, заработная плата работников при сдельной оплате труда и др.

Совокупность реквизитов документа предопределяет его фор­му. В настоящее время используют следующие формы первичных учетных документов: унифицированные, специализированные, индивидуальные.

У н и ф и ц и р о в а н н ы е ф о р м ы документов являются общими для всех предприятий и организаций, они носят межот­раслевой характер.

С п е ц и а л и з и р о в а н н ы е ф о р м ы документов ис­пользуются предприятиями и организациями определенных от­раслей, т. е. являются отраслевыми.

Унифицированные формы первичной учетной документации межотраслевого значения утверждаются постановлениями Госу­дарственного комитета по статистике Российской Федерации, специализированные (по строительству, торговле, транспорту и др.) – отраслевыми министерствами. Для сельскохозяйствен­ных организаций специализированные формы первичных доку­ментов утверждаются Министерством сельского хозяйства и про­довольствия Российской Федерации.

К бухгалтерскому учету могут приниматься только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, которая принята для данной категории документов, и имеющие все необходимые реквизиты (обязательные и при определенных условиях дополнительные).

Расположение реквизитов в документах может быть разнообраз­ным: зональное, анкетное (вертикальное), табельное, комбиниро­ванное.

При з о н а л ь н о м р а с п о л о ж е н и и р е к в и з и т о в на бланке документа расчерчиваются отдельные зоны. Такое рас­положение удобно при заполнении и последующей обработке до­кумента, так как каждый реквизит расположен на своем постоян­ном месте. Часто отдельная зона реквизитов (группа реквизитов) обводится жирной чертой. Примером документа с зональным рас­положением реквизитов является авансовый отчет.

При а н к е т н о м (в е р т и к а л ь н о м) р а с п о л о ­ ж е н и и р е к в и з и т о в названия реквизита располагаются в левой стороне бланка, а их заполнение – в правой. Документ за­полняют сверху вниз по всем реквизитам.

При т а б е л ь н о м р а с п о л о ж е н и и р е к в и з и т о в они размещаются как по вертикали, так и по горизонтали. При этом для каждой группы реквизитов могут выделяться несколько строк и столбцов, так что внутри документа образуются дополни­тельные информационные таблицы. Примером такого документа является расчетно-платежная ведомость. Табельное расположе­ние является развитием зонального.

При к о м б и н и р о в а н н о м р а с п о л о ж е н и и р е к в и з и т о в сочетаются разные признаки рассмотренных выше форм – зональное и анкетное (вертикальное), анкетное (вертикальное) и табельное расположение и т. п.

Записи в первичных учетных документах должны быть четкими и разборчивыми. Для этого могут использоваться чернила, химичес­кий карандаш, шариковые и другие ручки. Разрешается заполне­ние документов с использованием пишущих машин и компьюте­ров. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Незаполненные (свободные) строки в первичных документах дол­жны быть прочеркнуты. Это исключает возможность внесения до­полнительных записей в документ после подписания его ответ­ственными лицами.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учет­ные документы, утверждает руководитель организации по согла­сованию с главным бухгалтером.

Особый порядок установлен для оформления денежных доку­ментов – приходных и расходных кассовых ордеров, чеков, пла­тежных поручений и других банковских документов. Их оформле­ние регламентируется Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленными Цент­ральным банком России. Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

Первичные учетные документы составляют на бумажных или машинных носителях информации. Если используются машин­ные носители, организация обязана изготовить за свой счет копии таких же документов на бумажных носителях для других участни­ков хозяйственных операций, а также по требованию органов, осу­ществляющих контроль в соответствии с законодательством Рос­сийской Федерации, суда или прокуратуры.

Каждый бухгалтерский документ предназначен для оформле­ния определенной хозяйственной операции. Он дает разрешение на ее осуществление или подтверждает факт ее совершения. По­этому в бухгалтерском учете недопустимо использование первич­ных документов повторно. Чтобы исключить это, ряд документов подлежит гашению. Для этого на них ставится оттиск штампа «По­лучено» или «Оплачено» с указанием даты (приходные и расход­ные кассовые ордера, доверенности и др.). Штампом «Погашено» прекращаются операции по всем банковским документам, а также документам, на основании которых начислялась заработная плата или проводились другие выплаты.

При оформлении документа в текстовой его части и в цифро­вых данных не допускаются подчистки, замазывания корректиру­ющей жидкостью, помарки и любые другие исправления.

Для изменения ошибочно внесенных в документ данных разре­шаются только оговоренные исправления. Это значит, что измене­ния должны быть согласованы с участниками хозяйственных опе­раций, что подтверждается их подписями и указанием даты. Ис­правления в первичные документы вносят только корректурным способом, который заключается в следующем: неправильную ин­формацию (слово или цифру) зачеркивают одной горизонтальной чертой так, чтобы зачеркнутое было четко видно. Если в слове не­верна хотя бы одна буква, а в сумме одна цифра, необходимо пол­ностью зачеркнуть слово или сумму. После этого над неверными данными вписывают правильные, а на полях документа делают одну из надписей, соответствующих исправлению: «исправленно­му верить», «зачеркнутое не читать» и т. п. Рядом ставят дату ис­правления и подписи.

Однако возможность исправления распространяется не на все документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские доку­менты не допускается.

Ответственность за достоверность содержащихся в документе данных, а также за качественное его составление несут должност­ные лица, подписавшие документ.

Бухгалтерские документы имеют экономическое и юридическое значение.

Каждый первичный учетный документ, как и соответствующая ему хозяйственная операция, прежде всего имеет экономическую сторону. Деятельность любой организации состоит из разнообраз­ных экономических процессов: снабжения, производства, реали­зации. Только с помощью первичных учетных документов разре­шаются хозяйственные операции, составляющие эти процессы. Рассматривая совокупность первичных учетных документов, мож­но воспроизвести ход событий в процессах снабжения, производ­ства, реализации. Это дает возможность анализировать экономи­ческую ситуацию, например движение денежных средств, состоя­ние задолженностей при расчетах с поставщиками, покупателями, бюджетом, движение материальных запасов и т. д.

С юридической точки зрения первичные учетные документы являются доказательством законности осуществляемых действий. Кроме того, они подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому используются при возникновении споров между предприятиями или предприятием и его работником. На практике часто возникают споры, связанные с оплатой труда, спо­ры администрации с материально ответственными лицами, по­ставщиков с покупателями. При рассмотрении дел в суде или ар­битраже в первую очередь изучают первичные бухгалтерские доку­менты.

Лицо, подписывающее первичный учетный документ, контро­лирует как экономическую целесообразность, так и законность хо­зяйственной операции, принимая на себя ответственность за ее совершение.