Учетно-информационная система

Для управления хозяйственно-финансовой деятельностью организации необходима разнообразная информация о проводи­мых операциях и происходящих процессах. Такая информация со­бирается и предоставляется с помощью учетно-информационной системы.

Учетно-информационная система представляет собой количе­ственное отражение и качественную характеристику хозяйствен­ной деятельности в целях управления и контроля. Система объе­диняет в себе три вида учета: оперативный, статистический и бух­галтерский. Эти виды учета взаимосвязаны между собой и допол­няют друг друга.

Каждый вид учета играет свою особую роль в информационном обеспечении управления. В то же время информация всех видов учета является единой, так как едина цель учета – достоверное от­ражение хозяйственно-финансового состояния организации. С помощью учета обеспечивается изучение деятельности объекта с разных позиций, при этом каждый вид учета использует как об­щие, так и свои специфические приемы.

Оперативный учет – это сбор и предоставление информации о различных технологических и хозяйственных операциях и процес­сах для целей оперативного контроля за происходящими события­ми. Оперативный учет обобщает подробные сведения о содержа­нии конкретных хозяйственных операций: расходовании материа­лов в производстве, количестве получаемой готовой продукции, объеме выполненных работ и т. п.

Оперативный учет складывается из трех элементов: текущее на­блюдение, измерение, регистрация хозяйственных операций. Ос­новными его задачами являются: получение информации о прово­димых операциях, ее обработка и передача для оперативного уп­равления, контроль за хозяйственными процессами. Источника­ми информации в данном виде учета служат первичные учетные документы и письменные распоряжения и сообщения, данные, получаемые по факсу, телефону, в устной форме и т. п.

Для оперативного учета характерны следующие особенности:

быстрота получения информации;

оформление первичных документов непосредственно на месте выполнения хозяйственных операций;

конкретность информации;

преимущественное использование натуральных и трудовых из­мерителей.

Объектами оперативного учета являются события в технологи­ческих подразделениях, в специальных службах, в управленческой деятельности.

В производственных подразделениях оперативный учет фикси­рует ход технологических процессов – поступление сырья, его расход на производство продукции, затраты труда, объем выпуска готовых изделий и т. п.

В соответствующих службах с помощью учета контролируют своевременность оформления договоров, состояние различных видов ресурсов и др.

В управленческой деятельности объектом учета является ин­формация о хозяйственных событиях, например о количестве про­изводственных запасов, о сроках поставок материалов, о движе­нии материальных ценностей, о текущих затратах материалов и труда на производство, об использовании оборудования и техни­ки, о выполнении норм выработки, о количестве произведенной продукции, о ходе процесса реализации продукции, о суммах вы­ручки и т. п.

Отражая и характеризуя большое количество событий, опера­тивный учет в то же время не дает целостного представления о дея­тельности предприятия (организации), что является предметом других видов учета.

Статистический учет. Задача статистики как науки – количе­ственная и качественная оценка массовых социальных, экономи­ческих и демографических явлений, а также процессов, происхо­дящих в сфере материального производства.

Статистика как практическая деятельность собирает и обобща­ет информацию о состоянии экономики хозяйственных субъек­тов, административных единиц, тенденциях их развития, движении рабочей силы, товаров, ценных бумаг, материальных запасов, о численности и составе населения по возрасту, полу, профессиям и т. п.

Используя общие приемы учета, статистический учет применя­ет и свои специфические способы: переписи, наблюдения, обсле­дования, расчеты специальных показателей (индексов, средних величин и др.). Таким образом, собранные статистикой абсо­лютные показатели соединяются с расчетными, что позволяет качественно характеризовать происходящие явления и анализи­ровать их.

Статистический учет использует следующие методы:

метод выборочного учета, при котором учитывают не все объек­ты исследуемой совокупности, а только их часть (выборку);

метод сплошного учета, при котором учитывают все объекты совокупности.

При исследовании массовых явлений преимущественно при­меняют метод выборочного учета. Кроме того, в статистике ис­пользуют информацию оперативного и бухгалтерского учета. Ста­тистический учет может проводиться не постоянно, а периодичес­ки по разработанной программе. Для регистрации наблюдений ис­пользуют натуральные, трудовые и денежные измерители.

На основе полученной информации, ее обобщения и специаль­ных расчетов статистический учет устанавливает закономерности изменения изучаемого объекта: группы организаций, отрасли на­родного хозяйства, населения страны и т. п. На основании статис­тических данных, показателей динамики и их анализа возможна разработка прогнозов развития объектов.

Сфера применения статистического учета разнообразна: иссле­дование численности и движения населения, изучение экономи­ческих явлений, развитие разных видов производств, непроизвод­ственной сферы (культуры, спорта) и др. Материалы статистичес­кого наблюдения группируются в определенном порядке и обоб­щаются в систему статистических показателей.

Статистическая информация используется государственными органами для принятия решений по оперативному управлению экономикой, разработки прогнозов, выработки направлений раз­вития экономики страны в целом и по отраслям.

Бухгалтерский учет представляет собой систему сбора, регист­рации и обобщения информации об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и до­кументального учета всех хозяйственных операций. При этом ис­пользуются различные виды измерителей.

Учетные измерители – это числовые количественные показате­ли, характеризующие объекты бухгалтерского учета, хозяйствен­ные операции и процессы. В бухгалтерском учете применяются три вида измерителей – натуральные, трудовые и денежные.

Н а т у р а л ь н ы е и з м е р и т е л и – показатели массы, количества, объема, длины и др. (килограммы, метры, штуки, лит­ры, гектары и др.). Они количественно характеризуют однородные объекты учета и служат для получения сведений путем пересчета, взвешивания, измерения и т. п. Выбор натуральных показателей зависит от особенностей производства и учитываемых объектов. Например, количество надоенного молока измеряют в килограм­мах, количество обработанной почвы – в гектарах и т. п.

Натуральные показатели используют для учета количества ма­териальных ценностей: сырья и материалов, топлива, запасных ча­стей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции, основных средств.

Особенностью натуральных показателей является и то, что, учитывая имущество не только по видам, но и по сортам, номенк­латурным номерам и т. п., они дают сведения о качественном со­ставе материальных ценностей.

Суммирование натуральных показателей допускается только для однородных предметов. Недопустимо суммирование матери­альных ценностей, имеющих одинаковые единицы измерения, но являющихся разнородными по существу. Например, единицами измерения гвоздей и надоенного молока являются килограммы. Но их суммирование не допускается, так как полученный показа­тель не имеет смысла.

Т р у д о в ы е и з м е р и т е л и – это показатели количества времени, затраченного на выполнение хозяйственных операций. Применяют несколько видов трудовых измерителей: минуты, часы, дни, декады, месяцы и т. д.

При помощи трудовых измерителей определяют количество времени или труда, затраченного на определенный вид работ, а также осуществляют контроль за расходованием рабочего времени путем сравнения фактически затраченного времени с норматив­ным. На основе трудовых измерителей определяют производи­тельность труда и начисляют заработную плату.

Трудовые измерители часто используют вместе с натуральны­ми, например, когда соизмеряют количество продукции, произве­денное за учетный период времени, с нормативом производства продукции за это время. Следовательно, на основании трудового измерителя можно проводить анализ и определять эффективность затрат труда.

Д е н е ж н ы е и з м е р и т е л и по своей природе универ­сальны, с помощью их разнородные объекты бухгалтерского учета могут быть объединены и выражены единообразно. В нашей стра­не таким измерителем является единица национальной валюты Российской Федерации – рубль.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», принятым в 1996г., все имущество и обязательства и хозяй­ственные операции подлежат оценке, при которой натуральные и трудовые измерители переводят в денежные. В дальнейшем допускается суммирование разных видов имущества и обязательств уже в одинаковых единицах измерения (рублях).

Денежные измерители позволяют получать показатели разного уровня: показатели, отражающие конкретные хозяйственные опе­рации, связанные с денежными средствами; показатели, обобща­ющие группу хозяйственных операций и характеризующие дея­тельность предприятия (организации) в целом.

Таким образом, каждый измеритель, используемый в учете, вы­полняет свою определенную роль. В то же время применение раз­ных измерителей позволяет получить более полную и объемную информацию о деятельности предприятия и происходящих на нем процессах.