Правила деловой переписки. Другая важная часть делового этикета — служебная переписка

Другая важная часть делового этикета — служебная переписка. Деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Основные требования к деловому письму:

1) лаконичное;

2) четкое и ясное;

3) составленное короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора;

4) отражающее индивидуальность автора, отдела или компа­нии, где он работает;

5) показывающее, чем занимается компания, ее положение дел;

6) отражающее конкретность предложений;

7) грамотное оформление.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма.

На бланке должны присутствовать название фирмы, ее регистрационный номер и дата регистрации, адрес, телефон и факс, адрес электронной почты. Иногда указывают имена директоров фирмы. Не рекомендуется указывать на бланке фирмы банковские реквизиты — лучше при необходимости впечатать их в кон­це письма соответствующего содержания. На бланке может нахо­диться логотип фирмы, что будет выгодно отличать его от других. При этом важно соблюсти соразмерность и сбалансированность рисунка и текста. Логотип должен быть простым, легко узнаваемым и выполненным на профессиональном уровне. В ряде случаев бланк может быть номерным, т. е. внизу или на обороте указывается его уникальный порядковый номер. Такие бланки подлежат строгой отчетности. Иногда использование номерного бланка заменяет использование печати.

В дополнение к бланку хорошо воспринимается выполненный в том же стиле конверт с логотипом фирмы.

Выделяют следующие виды корреспонденции:

1) торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

2) ответные письма с благодарностью;

3) поздравления;

4) извинения;

5) требования и запросы;

6) соболезнования.

Письмо должно строиться по такой схеме: внимание — интерес — просьба — действие.

Деловое письмо должно включать следующие элементы:

1) на­звание и адрес фирмы-отправителя;

2) название и адрес фирмы-получателя;

3) дата и номер письма;

4) предмет письма;

5) привет­ствие;

6) текст письма;

7) концовка письма;

8) роспись;

9) подпись;

10) имя и должность отправителя;

11) вложения.