Организация работы персонала с конфиденциальной информацией

Порядок допуска и доступа персонала и иных лиц к КИ
Форма допуска – это показатель, к какой степени секретности допущен тот или иной работник. Законом РФ “О ГТ” устанавливаются три формы допуска к ГТ должностных лиц, соответствующие трем степеням секретности сведений, составляющих ГТ:

1 (первая) – допуск к сведениям ОВ;

2 (вторая) – допуск к СС сведениям;

3 (третья) – допуск к С сведениям.

Основное назначение формы допуска – обеспечить допуск конкретного работника к тем сведениям и той секретности, которая необходима ему для выполнения служебных обязанностей, предусмотренных номенклатурой должностей на данном предприятии. Форма допуска также служит документом, по которому определяются пределы и степень доступа работника во время его служебной командировки на других предприятиях.
Инструкцией № 0126 установлено два порядка оформления, учета и хранения допусков:

1) когда допуск обязательно согласовывается в ФСБ (для первой и второй формы);

2) как правило, без согласования.

В подготовке к оформлению допуска участвуют отдел кадров и подразделение по защите государственной тайны.

Существуют возрастные ограничения:

· лица, не достигшие 16-летнего возраста, могут быть в исключительных случаях допущены только к секретным сведениям. При этом руководитель предприятия несет персональную ответственность;

· лица, не достигшие 18-летнего возраста, к сведениям ОВ не допускаются, к СС могут быть допущены лишь в исключительных случаях. Руководители предприятий также несут персональную ответственность.

Лицо, оформляемое на допуск, заполняет анкету(форма 2 инстр-и 0126), в которой обязано указывать достоверные сведения. Работник отдела кадров проводит ознакомительную беседу. В ходе этой беседы работник отдела кадров обязан:

1) сверить указанные в анкете данные с личными документами оформляемого, такими, как паспорт, военный билет, трудовая книжка, свидетельство о рождении, диплом об образовании;

2) выяснить представляющие интерес сведения, не предусмотренные вопросами анкеты, такие, как наличие родственников за границей, ходатайство о выезде на постоянное место жительства за границу, причины частой смены работы;

3) выяснить, имел ли оформляемый за последний год отношение к секретным документам, давал ли обязательства по неразглашению таких сведений;

Далее анкета оформляемого на допуск подписывается работником отдела кадров и заверяется печатью.

Порядок оформления допуска по 1 и 2 форме.

На каждого гражданина, оформляемого на допуск, отдел кадров представляет в подразделение по защите ГТ следующие документы:

· анкету, которая является несекретной, в одном экземпляре;

· 2 фотокарточки;

· списки на оформляемое лицо и его ближайших родственников(форма 4, зд. и далее – формы из инстр-и 126), которые являются несекретными, как правило, в трех экземплярах.

Работник этого подразделения проверяет правильность заполнения и оформления этих документов, заполняет в одном экземпляре карточку (форма 3), которая является допуском, наклеивает фотокарточку и заверяет печатью. Регистрирует эту карточку в журнале учета карточек доступа работников по 1 и 2 форме допуска (форма 10). С этого момента карточка является секретной.

Затем заполняется согласование с ФСБ в одном или двух экземплярах и учетная карточка по форме 5, которая является несекретной, и подготавливается сопроводительное письмо в ФСБ о необходимости допуска к ОВ и СС сведениям в двух экземплярах (секретно).
После проведения ФСБ проверочных мероприятий карточка по форме 3 возвращается в организацию без сопроводительного письма. Решение о допуске гражданина к ОВ и СС сведениям оформляется распоряжением руководителя организации в карточке формы 3 в графе 8, заверяется его подписью с печатью организации.

После получения заполняется журнал формы 10 и в графе 4 этого журнала проставляется номер допуска. После оформления журнала заключается договор (контракт) с работником. Этот договор вместе с карточкой по форме 3 хранится в подразделении по защите государственной тайны в специальной картотеке в алфавитном порядке.
Порядок оформления допуска по 3 форме (без согласования).

Реальная потребность в такого рода допусках определяется на предприятии его руководителем совместно с подразделением по защите государственной тайны. Отдел кадров на основании письменного ходатайства руководителя структурного подразделения беседует с оформляемыми, на основании их анкет составляет списки лиц, подлежащих допуску к секретным сведениям по форме 6. Списки являются несекретными. Списки составляются в алфавитном порядке, утверждаются руководителем предприятия и это является основанием для допуска указанных лиц к секретным сведениям. На каждое лицо, получившее допуск по форме 3, подразделение по защите государственной тайны заводит карточку по форме 8, которая является допуском, с указанием номера списка формы 6 и даты утверждения руководителем предприятия этого списка. Заполненные карточки заверяются подписью руководителя или его заместителя и печатью подразделения по защите государственной тайны, регистрируются в журнале формы 10 отдельно от карточек допуска 1 и 2 формы, хранятся в подразделении по защите государственной тайны вместе с договорами и контрактами в специальной картотеке в алфавитном порядке в течение всего периода работы в данной организации, отдельно от карточек по форме 3.

Особенности оформления допусков к конфиденциальной информации обусловлены прежде всего правом собственности на информацию. Порядок оформления регламентируется организацией - собственном информации.

Вторая составная часть разрешительной системы – это непосредственный доступ сотрудника к конкретным сведениям.

Разграничение доступа основывается на однозначном расчленении информации по тематическим группам, уровням конфиденциальности этих групп и пользователям, которым эта информация необходима для работы. Задачей процедуры разграничения доступа является регламентация минимальных потребностей персонала в конфиденциальных сведениях. Это дает возможность разделить знание элементов защищаемой информации среди как можно большего числа сотрудников.

Организация управления доступом исполнителей к секретным документам и сведениям на предприятиях должна основываться на следующих основных принципах:

1) директивное распределение руководителем предприятия прав и полномочий на управление доступом между руководящим составом предприятия и его структурных подразделений;

2) дифференцированный подход к осуществлению доступа, то есть учет важности сведений, в отношении которых решается вопрос о доступе;

3) документальное оформление принятия решения по осуществлению доступа к секретным сведениям;

4) периодический контроль за соблюдением требований разрешительной системы.
Основным документом, регламентирующим разграничение доступа к секретной информации, является Регламентация доступа персонала и иных лиц к КИ является одной из центральных проблем СЗИ. Регламентация порядка доступа лежит в основе режима секретности (режима конфиденциальности) проводимых работ. Режим представляет собой совокупность ограничительных правил, мероприятий, норм, обеспечивающих контролируемый доступ на определенную территорию, в помещения, к информации и документам. Любой режим базируется на так называемой разрешительной системе.
Разрешительная система в общем виде предусматривает необходимость получения специального разрешения на осуществление соответствующих правовых мероприятий, например, на въезд на закрытую территорию, посещение предприятий ВПК и т.п.

Разрешительная система - это совокупность правовых норм, устанавливаемых администрацией предприятия (организации) в соответствии с действующими инструкциями и положениями с целью обеспечения правомерного доступа исполнителей к закрытым сведениям.
Разрешительная система должна отвечать следующим требованиям:

1. Обеспечивать производственную деятельность исполнителей путем предоставления им необходимого для выполнения их функций объема секретных документов и сведений.

2. Исключать возможность необоснованного и излишнего ознакомления исполнителей к документам и сведениям.

3. Ограничивать круг лиц, допускаемых к таким документам и сведениям, исключать доступ к ним посторонних лиц.

Организация управления доступом исполнителей к секретным документам и сведениям на предприятиях должна основываться на следующих основных принципах:

- директивного распределения руководителем предприятия прав полномочий на управление доступом между руководящим составом предприятия и его структурных подразделений;

- дифференцированного подхода к осуществлению доступа, то есть учета важности сведений, в отношении которых решается вопрос о допуске;

- документальное оформление принятых решений по осуществлению доступа к секретным сведениям;

- периодического контроля за соблюдением требований разрешительной системы.

Задачами разрешительной системы являются:

1. Обеспечение успешной производственной деятельности исполнителей путем предоставления им необходимого для выполнения их функций объема секретных документов и сведений.

2. Исключение возможности необоснованного и излишнего ознакомления исполнителей с секретными документами и сведениями.

3. Ограничение круга лиц, допускаемых к секретным документам и сведениям, исключение доступа к ним посторонних лиц.

Разрешительная система включает в себя две составные части: допуск сотрудника к конфиденциальной информации и непосредственный доступ этого сотрудника к конкретным сведениям.

Доступ к сведениям, составляющим гостайну, - санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление конкретного лица со сведениями, составляющими государственную тайну.

Под допуском понимается процедура оформления права сотрудника фирмы или иного лица на доступ к сведениям (информации) ограниченного распространения и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника (владельца) информации на передачу ее для работы конкретному лицу.

В законе “О ГТ” дается следующее определение допуска:
Допуск к ГТ - это оформление права граждан на доступ к сведениям, составляющим ГТ, а предприятий, учреждений и организаций – на проведение работ с использованием таких сведений.

Номенклатура должностей, подлежащих оформлению на допуск, - это оформленный в установленном СС и ОВ сведениям.

Форма, порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры, а также порядок ее хранения, исполнения, внесения изменений определена Инструкцией № 0126.
Номенклатура должностей является основанием для проведения допускной работы.
Положение о разрешительной системе доступа. В “Положении о разрешительной системе доступа” должно быть четко определено, кому из руководящих работников предприятия руководитель предприятия как единственный распорядитель секретами, может передать часть своих прав и полномочий на доступ исполнителей к конкретным секретным документам и сведениям. Предоставление руководителем предприятия прав и полномочий нижестоящим руководителям должно предполагать одновременно и обязанности указанных руководителей осуществлять эти права в строгом соответствии с требованиями Инструкции №0126 и другими нормативными документами по обеспечению режима секретности, а также персональную ответственность за правомерность использования предоставленных им прав и полномочий.
Документальное оформление каждого выданного руководителем разрешения на доступ может производиться следующими способами:

- составлением именных списков с указанием в них фамилии, имени, отчества исполнителя, занимаемой им должности, категорий документов или сведений, которыми ему разрешается пользоваться (списки на право пользования делами, на право участия в секретных совещаниях и т. д.);

- составлением должностных списков, в которых указываются должности исполнителей и объем документов и сведений, которыми необходимо пользоваться лицам, занимающим ту или иную должность;

- заведений карточек-разрешений (форма 78 или 79) с указанием в необходимых случаях срока пользования документами;

- написанием разрешений на самих секретных документах (в виде резолюций или других разрешающих надписей);

- указанием в распорядительных документах (приказах, указаниях, поручениях) фамилий лиц и конкретных документов, к которым они должны быть допущены.

Действие оформленных разрешений на право доступа к документам и сведениям в виде списков и карточек-разрешений, должно пересматриваться:

- к документам с грифом “особой важности” – ежегодно;

- к “совершенно секретным” и “секретным” документам – не реже, чем через два года.

Несанкционированный доступ – случайное или преднамеренное овладение конфиденциальными или секретными сведениями и возможное опасное воздействие на них лиц, не имеющих права доступа к конкретной защищаемой информации. Доступ, не санкционированный полномочным должностным лицом, считается незаконным.
В фирме может создаваться схема выдачи разрешений на доступ к массовой конфиденциальной информации. Такая схема разрабатывается с учетом двух аспектов: а) выдача разрешений в зависимости от категории документов и б) выдача разрешений в зависимости от занимаемой должности. Графы схемы: категории документов; должностные лица, дающие разрешение; категории исполнителей, кому дается разрешение. В схеме отражаются также категории документов, с которыми знакомятся определенные категории исполнителей без специального разрешения.

Может составляться матрица полномочий, в которой по горизонтали – наименования категорий документов, по вертикали – фамилии или должности сотрудников.
Порядок доступа к секретной информации лиц, командированных другими организациями, определен Инструкцией № 0126. Доступ командированных лиц к секретным документам предприятия производится после предъявления ими документов, удостоверяющих личность, справки о допуске и предписании на выполнение задания. Командированные лица могут иметь доступ только к тем документам, которые указаны в предписании и необходимы для выполнения задания. Разрешение на доступ дает руководитель предприятия. Разрешение оформляется в виде резолюции.

На каждое командированное лицо начальник заинтересованного подразделения оформляет карточку-разрешение, в которой указывает наименование и номера документов, с которыми должно быть ознакомлено это командированное лицо. Доступ к документам осуществляется только в присутствии лиц, отвечающих за сохранность и использование данных документов, командированное лицо выполняет необходимые записи только в учтенных спецблокнотах или рабочих тетрадях, которые впоследствии пересылаются по месту работы командированного лица.

Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям представителей других фирм или предприятий оформляется резолюцией полномочного должностного лица на предписании (или письме, обязательстве), представленном заинтересованным лицом. В резолюции должны быть указаны конкретные документы или сведения, к которым разрешен доступ. Одновременно указывается фамилия сотрудника фирмы, который знакомит представителя другого предприятия с этими сведениями и несет ответственность за его работу в помещении фирмы.
Порядок доступа к конфиденциальной информации устанавливается ее собственником. Согласно закону «о коммерческой тайне» 2003 г., при наличии КТ на предприятии для нее вводится четкий режим, который, как и при защите ГТ, о которой говорилось выше, предусматривает допуск/доступ, разграничение полномочий, оформление перечня сведений, составляющих КТ, а также гриф «к…т…» на соответствующих документах, под которым указывается адрес предприятия – для ЮЛ, фамилия, ИНН и адрес – для ФЛ.

Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с целью обеспечения правомерного ознакомления и использования сотрудниками фирмы конфиденциальных сведений, необходимых им для выполнения служебных обязанностей.

Разработка положения о разрешающей системе доступа поручается комиссии, назначенной приказом руководителя предприятия. В составе комиссии: руководители структурных подразделений, ведущие специалисты, инженерно-технический состав, руководящие работки СБ. перед составление положения проводится всестороннее обследование предприятия, основная его задача – выявление закрытой инф во всех сферах деятельности предприятия.

На каждое лицо заводится только одна карточка по форме 3, которая при переходе лица на другую работу пересылается по письменному запросу в подразделение по защите ГТ. Новая карточка по форме 3 может заводиться только в том случае, если ранее заведенная карточка была уничтожена в связи с истечением срока хранения после прекращения действия допуска.
В сопроводительном письме для ФСБ указывается:

- должность, на которую оформляется гражданин;

- порядковый номер, в котором предусматривается эта должность, согласованной и утвержденной в номенклатуре должностей;

- количество лиц, допущенных по данной должности к сведениям, составляющим государственную тайну;

- номер, дата и форма ранее имевшегося у гражданина допуска, дата окончания проведения проверочных мероприятий, в случае переоформления допуска указывается причина переоформления.

После текста сопроводительного письма в реквизите “Приложение” перечисляются все указанные выше документы, которые направляются в ФСБ с указанием номера или формы этого документа, количества экземпляров, количества листов в экземпляре и грифа секретности.

В случае отказа в допуске карточка по форме 3 не возвращается. В этом случае в журнале делается запись “Оформление прекращено”, заверяется подписью работника, сделавшего запись, с проставлением даты.

Карточка по форме 8 в другие организации не пересылается и уничтожается по истечении одного года после увольнения лица, на которое была заведена карточка.
В отдельных случаях организации осуществляют допуск граждан к секретным сведениям только после проведения проверочных мероприятий. В этом случае ФСБ с сопроводительным письмом направляются списки на оформляемое лицо по форме 4 и в одном экземпляре список лиц, подлежащих допуску к секретным сведениям по форме 6. О проведении проверочных мероприятий ФСБ делает отметку в листе согласования по форме 7 или на списках по форме 6, возвращая их в организацию вместе с сопроводительным письмом. В этом случае входящий номер, проставленный в ФСБ на списке формы 6, является номером допуска. Списки по форме 6 подшиваются в отдельное дело с грифом “ДСП”, которое ведется в соответствии с правилами ведения секретного делопроизводства (то есть, обязательно наличие описи в деле, нумерация листов, соответствующее оформление обложки дела). Дело хранится в сейфе с секретными делами, срок хранения один год, после чего уничтожается по акту.

Каждое разрешение на доступ должно иметь дату его оформления или выдачи. На каждого исполнителя оформляется карточка-разрешение формы 78, которая должна учитываться в секретном органе по месту работы исполнителя и может выдаваться под расписку для получения разрешительных документов на любом участке своего секретного органа, а также в секретных органах других подразделений данного предприятия. Все записи в карточках производятся таким образом, чтобы исключалась возможность дописывать лишние номера и виды документов.

Отработанные карточки-разрешения, заполненные на исполнителя, уничтожаются через 5 лет после увольнения исполнителя. При производстве записей в карточках запрещается указывать наименования документов, раскрывающие секретные сведения. Как правило, все карточки должны содержать условные обозначения, классификационные индексы или учетные номера документов. В том случае, когда исполнителю разрешается пользоваться большим количеством документов, перечисление каждого из них в списках и карточках может не проводиться. В этом случае делается обобщающая надпись, позволяющая, однако, исключить возможность излишнего получения секретных сведений.

В случае, если определенной категорией однородных секретных документов (должностные инструкции, инструкции по промышленной технике безопасности, различные технологические регламенты) пользуется значительное количество исполнителей, то доступ к ним руководителями предприятий может осуществляться по должностным спискам.
При выдаче документов работник (уполномоченный) режимно-секретного органа находит в именном списке работников подразделения фамилию исполнителя, его должность и проверяет, указана ли эта должность на документе. Все документально оформляемые за подписями соответствующего руководителя разрешения на право доступа к “особой важности”, “совершенно секретным ” и “секретным” документам в виде списков и карточек-разрешений, должны быть согласованы с руководителями секретных органов.