Задачи и функции службы КД

К основным задачам службы КД относятся следующие:

- обеспечение единого порядка создания, обработки, хранения и использования документов ограниченного доступа;

- защита документов от несанкционированного доступа в целях предотвращения утечки конфиденциальной информации.

В функции службы КД входит:

- разработка нормативных документов, устанавливающих единый порядок создания, обработки, хранения и использования КД;

- осуществление экспедиционной обработки, регистрации и учета поступающих и отправляемых КД;

- организация своевременного рассмотрения КД руководством организации;

- организация защищенного документооборота, обеспечение контролируемого движения КД между пунктами обработки;

- учет действий, совершаемых персоналом при подготовке, обработке, хранении и использовании КД;

- учет носителей информации, используемых для изготовления КД;

- обеспечение машинописного изготовления и оперативного копирования КД;

- ведения контроля исполнения КД;

- ведение учетных, регистрационных, информационно-справочных и контрольных картотек, баз данных, журналов по КД;

- разработка номенклатуры дел по КД;

- ведение информационно-справочной работы по КД;

- контроль за состоянием работы с КД в структурных подразделениях организации;

- формирование дел и учет дел, содержащих КД;

- снятие грифа конфиденциальности с документов и перевод документов в открытое делопроизводство;

- уничтожение КД с истекшими сроками хранения;

- проведение плановых и внеплановых проверок наличия и сохранности КД;

- подготовка аналитических документов о состоянии работы с КД в организации;

- подготовка предложений о совершенствовании работы с КД в организации;

- обучение персонала правилам работы с КД, установленным в организации.

В соответствии с возложенными на неё функциями служба КД наделяется правами:

- обращаться к руководству по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

- требовать от подразделений и исполнителей точного соблюдения правил работы с КД,

- проводить проверки состояния работы с КД в подразделениях организации.

Служба КД несет ответственность за разглашение конфиденциальной информации, за нарушение установленного в организации порядка работы с КД.

Сотрудники службы КД в своей работе руководствуются должностными инструкциями, которые разрабатываются на каждую должность в соответствии со штатным расписанием организации.