Аудит расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др. и учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Цель аудита - проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

- подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

- проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

- подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации: Положение об учетной политике предприятия; авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; баланс предприятия; отчет о движении денежных средств; Главная книга; журнал-ордер № 7.

План и программа проверки

I этап

• Проверка и изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

• Проверка наличия журнала учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих из командировок.

• Проверка наличия в учетной политике сроков, на которые выдаются деньги под отчет.

II этап

• Проверка правильности оформления первичных учетных документов. Обратить внимание на оправдательные документы (наличие на чеках реквизитов и пр.).

• Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

• Проверка соответствия записей о выдаче, использовании, возврате подотчетных сумм данным регистра по счету 71.

• Установление факта выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса.

• Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы.

• Проверка правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

• Проверка правильности отражения в учете приобретения материальных ценностей.

• Проверка обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплачиваемым работам и услугам.

• Проверка правильности учета норм (пределы норм) на командировки.

• Проверка учета операций с валютой, в частности, курсовых разниц.

• Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации.
При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

- имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

- правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);

- имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

- правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

- правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

- наличие оправдательных документов;

-полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

- правильность возмещения затрат на представительские расходы.

Включение представительских расходов в расходы предприятия произ­водится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, про­грамма проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участни­ки со стороны предприятия, величина расходов;

- правильность возмещения затрат при загранкомандировках.

Направление работника в загранкомандировку должно быть оформлено приказом руководителя предприятия с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки. За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по про­езду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение загранпас­порта и виз, а также комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту или при обмене одной валюты на другую.

Суточные за время командировки выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ - в российской валюте по нор­мам, установленным действующим законодательством;

б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выез­жающих во временные командировки из РФ за границу.

Для целей НО оплата суточных определяется в размере 700 р. за каждый день командировки, не более 2500р.

Также необходимо проверить:

- правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

- правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале ордере №7 по счету 71 и главной книге.

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71.

Особое внимание обращается аудитором на такие операции, как раcчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей по ЕСН и налогу на доходы физических лиц.

К типичным ошибкам, выявленным в ходе аудита, относятся:

- нарушения порядка выдачи подотчетных сумм;

- нарушения при оформлении командировочных расходов (отсутствие приказов (распоряжений) о направлении в командировку, отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм и т.д.);

- нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;- нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;

- нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета, неправильное выведение остатков на конец отчетного периода, несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах) и др.