Вопрос № 32 «Реквизиты документов в СПС : назначение и использование»

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Для официальных правовых документов обязательными реквизитами, по которым их можно однозначно идентифицировать, являются следующие:

· Наименование (вид) документа;

· Название;

· Принявший орган;

· Дата принятия;

· Регистрационный номер;

· Дата регистрации в Минюсте РФ.

Поиск по реквизитам (Атрибутный поиск) - поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса. Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) - карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь. Зная номер документа, указываем его в поле реквизита номер документа, нажимаем клавишу F9 или кнопку Построить список, на экране появляется найденный документ. Если в поле Тематика карточки поиска внести определенную тематику с помощью словаря, то в нижней части появляется список найденных документов. Если возникает ситуация, что необходимо найти документы, относящиеся к определенному типу правовой информации, тогда эффективнее использовать локальный поиск в одном из разделов. Например, необходимо найти бланк документа или финансовые консультации, то в Карточке поиска раздела Финансовые консультации в специальных полях указываем тематику поиска Налоги. Взносы. Платежи, Выплаты физическим лицам, Расходы организации и Ключевые слова.

Карточки поиска в СПС КонсультантПлюс; • выборки соответствующих ветвей поиска в карточке «Где искать» в СПС Кодекс; • выбора соответствующих информационных блоков в поле (группе по­лей) Информационный блок в СПС Гарант. При формировании условий поиска в разных полях могут использоваться следующие операции: И, ИЛИ, КРОМЕ для «символьных» полей; ИЛИ, ТОЧНО, С..ПО, РАНЬШЕ, ПОЗЖЕ, ДО и ПОСЛЕ для полей «Дата»; Соответствие реквизитов документа и поисковых полей СПС «К+».

Перечень реквизитов документа определяется спецификой самого документа и различен для различ­ных разделов информационного массива. Реквизиты документы могут быть известны не полностью, а только их фрагменты. Возможно комбинирование данного вида поиска с полнотекстовым по­иском и поиском по тематическому классификатору. Результат поиска будет за­висеть от того, какие именно реквизиты известны. Зада­ние специфических реквизи­тов (официальный номер документа, номер регистра­ции документа в Минюсте РФ, конкретная дата его принятия, слова и словосо­четания, встречающиеся в названии) дают наиболее точный результат поиска. Атрибутный поиск рекомендуется применять в случаях, когда более или менее точно известны значения атрибутов документов или достаточно определенно можно воспроизвести контекст. Главное достоинство данного вида поиска — возможность гибко комбиниро­вать условия и границы поиска. При нажатии на кнопку поиск, размещенную на странице раздела поиск будет проводиться в текущем раз­деле и по всем разделам, дополнительно подключенным к текущему разделу, например архивным. О дополнительно подключенных раз­делах можно узнать в комментарии к разделу или с помощью кнопки.