Вопрос № 29 «Электронный документооборот. Электронная цифровая подпись»

Документ -материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования(Федеральный закон №78-ФЗ от 29.12.94 г.
"О библиотечном деле”).

Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (Федеральный закон № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

Функции документа:

n фиксация некоторой (содержательной) информации;

n фиксация лица, подписавшего документ;

n фиксация условий составления документа;

n доказательство в судебном разбирательстве;

n функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

n регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

n учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

n централизованный контроль исполнения документов;

n списание документов в дело;

n ведение информационно-справочной работы;

n формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование современных ИКТ при осуществлении работы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления позволит сократить издержки на управление….
Долю электронного документооборота в общем объеме документооборота в этих органах предполагается довести до 65 процентов внутри ведомств и до 40 процентов в межведомственном документообороте (Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)"

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон №1-ФЗ от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи»).

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов.

Проблема подтверждения подлинности информации, содержащейся в электронном документе, может быть решена путем использования средств электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет установить автора электронного документа и гарантировать неизменность его содержания.

Условия развитие электронного документооборота:

n возможность совершать юридически значимые действия с применением средств электронной связи;

n возможность защищать свои права, в частности, в случае необходимости представлять электронные документы в качестве судебных доказательств наравне с документами на бумажных носителях.

Необходимо: законодательно закрепить условия, при которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в документах на бумажных носителях.

Документы об электронной цифровой подписи:

• Законы об ЭЦП в штатах Юта, Массачусетс, Флорида (США, 1995-1996);
• Закон Бассанини в Итальянской Республике (1997);
• Закон Германии "Об электронной цифровой подписи" (1997);
• Закон Австрии "Об электронных подписях" (1999).
• ДирективаЕвропейского Союза 1999 г.
  «Об общих условиях использования электронных подписей»;
• Закон США "Об электронных подписях в международном и национальном коммерческом обороте" (2000) (подписан президентом США с помощью электронной подписи).

В России: Федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 г. "Об электронной цифровой подписи"

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Закон об ЭЦП включает в себя 21-у статью, которые объединены в пять глав.

- Гл. I «Общие положения»

- Гл. II «Условия использования ЭЦП»

- Глава III «Удостоверяющие центры»

- Гл. IV «Особенности использования ЭЦП»

- Глава V «Заключительные и переходные положения»

Криптографическое обеспечение ЭЦП: Метод шифрования — формальный алгоритм, описывающий порядок преобразования исходного сообщения в результирующее.

Ключ шифрования — набор параметров (данных), необходимых для применения метода шифрования.

Закрытый ключ электронной цифровой подписи – уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи

Средства электронной цифровой подписи – аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.