Система управления базами данных MS Access

Создание БД выполняется в специальных прикладных программах – системах управления базами данных (СУБД). MS Access – универсальная реляционная СУБД в составе пакета MS Office, в которой может работать как рядовой пользователь, так и специалист-разработчик, создающий приложения с использованием среды программирования Visual Basic for Applications (VBA). Популярность MS Access обусловлена относительной простотой освоения и доступностью для пользователей. MS Access сохраняет конечный продукт - базу данных - файлом с расширением mdb, но отдельные таблицы БД можно сохранять и другими форматами: xls (MS Excel), txt. Допускается и обратное: внедрение таблиц из других приложений MS Office в структуру БД MS Access. В этом случае потребуется аккуратность при их преобразовании в ходе соответствующего диалога со средой. Интерфейс среды аналогичен внешнему виду других составных частей пакета MS Office, что обеспечивает их полную совместимость и является преимуществом при изучении MS Access.

Способы создания и редактирования БД:

- самостоятельно, «вручную»;

- по шаблонам;

- с помощью встроенных Мастеров.

База данных в MS Access может содержать объекты следующих типов.

1) Таблицы – основные объекты, так как в них хранится вся информация БД.

2) Формы – объекты для ввода данных, своего рода бланки, которые нужно заполнить. Формы наглядно демонстрируют простоту использования БД, доступную любому пользователю. Достоинством форм является и то, что они предотвращают возможность внесения изменений в структуру таблиц.

3) Отчёты – объекты для вывода данных в удобной и наглядной форме (на печать, в файл, вставкой).

4) Запросы – объекты для получения данных из одной или нескольких таблиц по заданным условиям.

5) Макросы – объекты-команды среды VBA для автоматизации повторяющихся операций, которые запускаются нажатием определённых клавиш.

6) Модули – объекты-процедуры среды VBA для обработки событий или выполнения вычислений.

Для первых трёх типов объектов предусмотрено два режима работы с ними:

Таблицы

1) Режим заполнения таблицы

2) Режим конструктора таблицы

Отчёты

1) Режим просмотра отчёта

2) Режим конструктора отчёта

Формы

1) Режим заполнения формы

2) Режим конструктора формы

Первый режим служит для просмотра, ввода и редактирования данных. Второй – для создания и изменения структуры объекта и его дизайна, для задания его свойств и параметров. Например, одной из примечательных возможностей конструктора таблицы является определение ввода данных по маске. Маска ввода – это шаблон, который позволяет вводить в поле таблицы значения, имеющие одинаковый формат. В поле, для которого задана маска ввода, автоматически изображается разметка и постоянные символы. Поэтому при вводе нужно заполнить лишь пустые позиции разметки. Но ввод по маске не допускает вольностей: данные должны располагаться так, как определено форматом.

При выполнении действий с данными (сортировка, поиск, выборка) в среде MS Access пользователю предоставляются широкие возможности настройки параметров действий. Таким средством является, например, фильтр - перечень условий для отбора записей таблицы или (и) их сортировки. Ввод условий может осуществляться по шаблону, с использованием управляющих символов:

1) «Звёздочка» (*) – заменяет любую группу любых символов, находится или в начале, или в конце шаблона. Например, по шаблону «Вас*» будут отобраны и «Василиса», и «Василий», и «Васька»; а по шаблону «*ова» можно отобрать все фамилии типа «Петрова», «Сидорова», «Казанова».

2) «Вопрос» (?) – заменяет любой один символ, находится в любом месте шаблона. Например, по шаблону «М?ша» будут отобраны и «Миша» и «Маша».

3) «Номер латинский» (#) – заменяет любую одну цифру, находится в любом месте шаблона. Например, по шаблону «1#3» будут отобраны и «103» и «123».

Созданным фильтром можно пользоваться многократно или корректировать его при необходимости. Но нельзя забывать, что фильтр видоизменяет исходную таблицу, поэтому при закрытии БД нужно или отменить фильтр, или отказаться от сохранения (что может привести к потере данных!), или сохранить таблицу выборки с другим именем.

Для расширения пользовательских возможностей объектов БД и улучшения их дизайна среда MS Access предоставляет в режиме конструктора набор элементов управления, собранных в специальной панели (как в среде Visual Basic). При работе с панелью элементов управления можно использовать встроенные мастера, но они ограничивают самостоятельность пользователя.