Порядок заполнения справочников и оформления документов при поступлении и принятии к учету нематериальных активов

Согласно допущению временной определенности (п. 6 ПБУ 1/98) заработная плата признается расходом предприятия не тогда, когда она выплачивается, а тогда, когда у предприятия возникает необходимость ее выплатить. А такая необходимость возникает каждый час работы сотрудника этого предприятия.

Как следует из инструкции, обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда возникают, обобщенно, в четырех случаях:

1. Обязательства по заработной плате и по премиям, которые можно выплачивать за счет себестоимости:

Дебет 20 "Основное производство"
Дебет 25 "Общепроизводственные расходы"
Дебет 26 "Общехозяйственные расходы"
Дебет 28 "Брак в производстве"
Дебет 29 "Обслуживающие производства и хозяйства"
Дебет 44 "Расходы на продажу" и др.
Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", т.е.

В этом случае доходы сотрудников предприятия формируются за счет его себестоимости. Отсюда доходы на этом счете накапливаются по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Если же речь идет о премии, которая выплачивается за счет собственных источников и не включается прямо в себестоимость, то в этом случае составляется запись:

Дебет 91.2 "Прочие расходы"
Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

2. Обязательства, связанные с оплатой отпусков и оплатой за выслугу лет, резервируются согласно допущению непрерывности деятельности (см. п. 6 ПБУ 1/98). Это предполагает, что в течение отчетного периода производятся отчисления в резерв на оплату отпусков работникам и в резерв вознаграждений за выслугу лет. Это означает, что ежемесячно на предприятии начисляются резервы, ибо и отпуска и доплаты за выслугу лет производятся одни раз в год, и, следовательно, эти расходы предприятия должны быть равномерно распределены по всему отчетному периоду.

Начисление в резерв оформляется путем дебетования тех же счетов затрат, как и предыдущем случае. При этом на исчисление суммы резервов кредитуется счет 96 "Резервы предстоящих расходов". Это позволяет равномерно распределить все эти расходы по отчетным периодам всего отчетного года. И когда сотрудник предприятия отправляется в отпуск или ему выплачивают надбавку за выслугу лет, бухгалтер составляет запись:

Дебет 96 "Резервы предстоящих расходов"
Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Если резерва не хватает, что может случиться в сезон отпусков, то бухгалтер обычно дебетует счета затрат, за счет которых и формировался резерв. Однако это неверно, ибо основная цель этой бухгалтерской процедуры сводится к тому, чтобы равномерно распределить эти расходы по отчетным периодам. Поэтому более правильным будет на недостающую разность дебетовать счет 97 "Расходы будущих периодов" и уже в следующие отчетные периоды покрывать за счет созданного резерва.

3. Обязательства по социальным выплатам организация выплачивает за счет третьих лиц, как правило, самих органов социального обеспечения. Это позволяет кредитовать счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебетовать счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".

4. Обязательства, возникающие из права сотрудника на участие в капитале предприятия, отражаются записью:

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"
Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Названные обязательства уменьшаются за счет налоговых, страховых (возмещение вреда, алименты) и других удержаний из заработной платы, которая выплачивается или деньгами, или товарами. При этом во всех случаях счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" дебетуется:

• если обязательства гасится деньгами, то кредитуется или счет 50 "Касса" или счет 51 "Расчетные счета", когда зарплата выплачивается или через банк или через кредитные карточки.

• если обязательства гасятся товарами, то делаются записи:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Кредит 90.1 "Выручка" и
Дебет 90.2 "Себестоимость продаж"
Кредит 41 "Товары" или 43 "Готовая продукция"

• если обязательства не погашаются, так как сотрудник по субъективным причинам не получил заработную плату, то всю невыплаченную в течение трех дней заработную плату и другие причитающиеся сотруднику деньги необходимо депонировать, для чего делается запись:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
Кредит 76.4 "Расчеты по депонированным суммам"

Депонированные суммы должны быть выплачены по первому требованию работника.

Для ведения аналитического учета к счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" на каждого сотрудника бухгалтерия обязана открыть лицевой счет. Интересно заметить, что повсеместно употребляемый термин лицевой счет возник в результате ошибки наборщика, который должен был набрать "личный" счет, а случайно набрал "лицевой".

И это новое слово прочно вошло в язык людей нашей профессии. По лицевым счетам и ведется начисление заработной платы, и отражаются удержания из нее.

77 Расчеты с поставщиками и покупателями в программе «1С: «Бухгалтерия предприятия».

Расчеты с покупателями могут выполняться в двух вариантах:

1. Оплата за реально поставленные товары (работы, услуги).

2. Авансовые платежи (предоплата) за предстоящие поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг).

В первом случае оправдательными документами являются счета, акты и т.д., а во втором – договора.

В настоящее время расчеты с покупателями ведутся, как правило, в режиме предоплаты, с использованием платежного поручения.

Предоплата производится на расчетный счет организации и отражается в бухгалтерском учете последней как кредиторская задолженность перед покупателем.

При отражении поступления денежных средств от покупателя программа «1С:Бухгалтерия 8.0» сама пытается определить что это: оплата или предоплата. Если за покупателем числится дебиторская задолженность, то это оплата, а если задолженности нет – то это предоплата.

Основанием для ввода в информационную базу операции по поступлению оплаты (предоплаты) служит выписка банка, подтверждающая факт поступления денег на расчетный счет организации.

В случае оплаты записывается только одна проводка: дебет счета 51 и кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» на всю сумму денежных средств, поступивших на расчетный счет организации.

В случае предоплаты организация, получившая аванс, уплачивает в бюджет НДС с суммы аванса, поскольку авансовые платежи включаются в облагаемый оборот. В связи с этим, записываются две проводки:

- одну проводку формирует документ «Платежное поручение входящее» (дебет 51 «Расчетные счета» и кредит 62.02 «Авансы полученные») на всю сумму предоплаты;

- вторую проводку формирует документ «Счет-фактура выданный» (дебет 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» и кредит 68.02 «Налог на добавленную стоимость») на сумму НДС исчисленной с суммы полученной предоплаты.

Счет фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению.

Счета-фактуры, составленные по фактам предоплаты, регистрируются в книге продаж, но не предъявляются покупателю для регистрации в книге покупок.

76 Расчеты с бюджетом по социальному налогу и НДФЛ в программе «1С: «Бухгалтерия предприятия

Перечислим основные возможности при учёте оплаты труда в типовой конфигурации “1С:Бухгалтерия 7.7 редакция 4.5”.

Кадровый учёт с ведением основных документов:

* приказ о приёме на работу;
* приказ о кадровых изменениях;
* приказ об изменении окладов;
* приказ об увольнении.

Начисление заработной платы по видам:

* основная заработная плата;
* дополнительные виды доходов.

Учёт удержаний из заработной платы:

* по исполнительным листам;
* НДФЛ.

Начисления на фонд оплаты труда (учёт ЕСН)

Формирование отчётности:

* налоговая карточка 1-НДФЛ;
* справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;
* индивидуальная карточка учёта ЕСН;
* декларация по страховым взносам в ПФР;
* декларация по единому социальному налогу;
* отчёт об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве;
* расчётная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ);
* страховые взносы ФСС по временной нетрудоспособности (форма 4а-ФСС РФ).

Налоговый учёт:

* формирование регистров налогового учёта.

Перед началом ведения учёта оплаты труда необходимо настроить программу через Константы (пункт меню Операции) или через меню Сервис ® Общая настройка.

Необходимо настроить приведённые ниже показатели и значения.

Районный коэффициент (не путать с северной надбавкой!). Формат заполнения следующий: например, при значении 15 % (повышении) заполняется 1.15.

Предел вычетов для расчёта НДФЛ — 20 000 руб. (осуществляется только через Константы).

Учёт заработной платы ведётся во внешней программе — “нет” (т. е. галочку не ставить) (в Общих настройках).

Использовать регрессивную шкалу ставок ЕСН (“да” или “нет”) — через Константы.

Предоставляется ли организации льгота по уплате ЕСН согласно п. 1.2 ст. 239 НК — через Константы.

Напоминаем, что согласно этому пункту от уплаты налога освобождаются общественные организации инвалидов; учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей (подробнее см. Налоговый кодекс РФ).

Использовать регрессивные тарифы страховых взносов в ПФР — значения “да” или “нет” — через Константы.

Рассмотрим основные положения по учёту оплаты труда в конфигурации в соответствии с перечисленными возможностями.
Кадровый учёт

Кадровые данные подробно заполняются по каждому сотруднику в справочнике “Сотрудники” или в документе “Приказ о приёме на работу”. При приёме нового сотрудника достаточно ввести данные только в документ “Приказ о приёме на работу”, и они автоматически скопируются в справочник “Сотрудники”.

Флажок “Сотрудник является налоговым резидентом” определяет ставку и порядок расчёта НДФЛ. Доходы резидентов облагаются по ставке 13 %, нерезидентов — по ставке 30 %. К физическим лицам — налоговым резидентам Российской Федерации относятся физические лица, фактически находящиеся на её территории не менее 183 дней в календарном году.

Реквизит “Вычет на одного ребёнка” указывает сумму стандартного налогового вычета на одного ребёнка, предоставляемого при начислении НДФЛ (300 руб., если ребёнка воспитывают двое родителей, и 600 руб., если ребёнка воспитывает один родитель и годовой доход работника нарастающим итогом не достиг 20 000 руб.).

Напомним, что при вводе данных необходимо заполнять все поля для правильности дальнейших расчётов и заполнения отчётности. Особое внимание необходимо обращать на периодические реквизиты, ставя нужную дату при вводе новых реквизитов или изменении имеющихся. Надо отметить, что документ “Приказ о кадровых изменениях” даёт возможность бухгалтеру нагляднее видеть и своевременно отражать в соответствующих операциях изменения по личному составу. Ранее такие изменения по сотруднику можно было производить только вручную и видеть их через историю реквизитов. Документ “Приказ об увольнении” имеет достаточно упрощённый вид: программа предлагает выбрать сотрудника и дату, когда он был уволен. В окне формы документа есть строка “Комментарий” — это комментарий для бухгалтера, в приказ такие данные не попадают. Основание увольнения придётся вводить вручную на экране непосредственно в форме документа перед его распечаткой (но данные не сохранятся в памяти) либо прямо в распечатанном документе.

Печатные формы приказов Т-1, Т-5, Т-8, начиная с релиза программы 459, приведены в соответствии с новыми унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
Начисление заработной платы

Редакция 4.5 даёт возможность начисления оплаты труда по видам начислений, что существенно увеличивает аналитичность расчётов. Справочник “Виды начислений” позволяет самостоятельно заносить используемые виды начислений, указывая код дохода в соответствии со списком, утверждённым приказом МНС России от 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а также определить с каждого вида начислений взимаемые налоги.

Для того чтобы отразить доход, не облагаемый НДФЛ, следует указать вид начисления, соответствующий доходу с кодом 0000 “Доходы, освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ”.

Для правильного расчёта НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ “Начисление зарплаты” следует вводить перед документом “Закрытие месяца”.

Подробнее последовательность ввода регламентных документов описана в Путеводителе по конфигурации, в разделе “Формирование финансовых результатов” (меню Сервис ® Путеводитель).

Для каждого вида начислений должен формироваться отдельный документ “Начисление заработной платы”. Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с указанными в справочнике “Сотрудники” данными (для основной заработной платы) или вводятся самостоятельно в ведомости.

Таким образом, бухгалтер может вводить больничные, премии, отпускные и прочие виды начислений с соответствующими бухгалтерскими корреспонденциями. Расчёт, однако, по этим и другим видам начислений придётся производить вручную.

Выплата заработной платы производится отдельным документом “Выплата заработной платы” с формированием платёжной ведомости. Кроме того, выплату можно производить и через кассу по расходным кассовым ордерам.
Учёт удержаний из заработной платы

Основным видом удержаний является налог на доходы физических лиц. Расчёт данного налога в программе реализован достаточно полно. НДФЛ рассчитывается по ставкам 13 %, а также 6 % (дивиденды) и 35 % (материальная выгода).

При вводе данных на нового сотрудника или с момента начала ведения учёта в программе пользователю необходимо правильно выставить в ней дату начала исчисления налогов — это дата приёма на работу.

При вводе данных в справочник “Сотрудники” на закладке Начальные данные необходимо поставить дату начала учёта налогов в программе — 09.08.04.

Дата 31.07.04 приведёт ко льготам в сумме 1400 руб (400 + + 300) 5 2, т. е. двойным льготам), и соответственно сумма НДФЛ будет рассчитана неверно. Доход с начала года также проставляется для учёта возможности применения льгот по НДФЛ.

Для учёта доходов сотрудников предназначен программный счёт ДФЛ (“Доходы физических лиц”), который имеет субсчета: ДФЛ.1 “Доходы, относящиеся к деятельности, не облагаемой ЕНВД” и ДФЛ.2 “Доходы, относящиеся к деятельности, облагаемой ЕНВД”.

По счёту можно стандартным способом сформировать отчёт. Обороты по счёту ДФЛ определяют базу для расчёта НДФЛ и налогов с ФОТ. Движение по счёту автоматически происходит при проведении документа “Закрытие месяца”.

Прочие удержания (например, удержания по исполнительным листам) производятся через ручные операции или через созданные типовые операции. Расчёт производится вручную.

Учёт единого социального налога

Ставки налогов по ЕСН и ФСС можно просмотреть и заполнить в справочнике “Налоги и отчисления” (меню Справочники ® Налоги). В этом же справочнике можно заполнить реквизиты налогов для заполнения платёжных поручений по перечислению налогов.

Расчёт ЕСН и формирование бухгалтерских проводок производится через документ “Закрытие месяца”. Бухгалтерские проводки формируются по каждому сотруднику и виду налога.

Ещё раз отметим, что если в справочнике “Виды начислений (выплат)” бухгалтер не отметил какое-то начисление (например, больничный лист) как базу для расчёта ЕСН, то налог с этого начисления не будет рассчитываться.

В бухгалтерском учёте ЕСН и взносы в ПФР отражаются проводками с кредита счетов 69-2-1, 69-2-2 или 69-2-3 в дебет счетов учёта соответствующих затрат.

Чтобы при проведении документа “Закрытие месяца” исчисление ЕСН и взносов в ПФР производилось в соответствии с описанной методикой, в константе “Порядок исчисления ЕСН” укажите “2” (меню Операции ® Константы). Надо отметить, что приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Об утверждении формы расчёта по авансовым платежам по единому социальному налогу и Порядка её заполнения” (утв. приказом МНС России от 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на который ссылается программа “1С:Бухгалтерия”, не действует.
Формирование отчётности

Новые формы отчётности по налогу на доходы физических лиц, утверждённые приказом МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реализованы в программе начиная с релиза 454. Формы отчётности по НДФЛ можно просмотреть через справочник “Сотрудники”. Поля, выделенные жёлтым цветом, редактируются вручную. Поля, выделенные зелёным цветом, не подлежат редактированию. Там же можно просмотреть индивидуальную карточку по учёту ЕСН.

Отчётность для сдачи в МНС и фонды формируется через меню Отчёты ® Регламентированные.
Налоговый учёт

Для реализации налогового учёта по оплате труда и отчислениям реализовано два документа:
# расходы на оплату труда;
# начисление налогов.

Документы формируются автоматически по данным бухгалтерского учёта после закрытия месяца через меню Налоговый учёт ® Регламентные операции.

Кнопка Заполнить автоматически заполняет поля в данных документа. Документ “Начисление налогов” автоматически заполняет налоги по ЕСН, ФСС и ПФР. Остальные налоги (на имущество, на прибыль и пр.) заполняются вручную.

Сами регистры налогового учёта формируются через меню Налоговый учёт ® Регистр учёта хозяйственных операций. Это регистр учёта расходов на оплату труда и регистр учёта налогов, включаемых в состав расходов. Расходы по оплате труда могут включаться и в некоторые другие регистры, например регистр учёта прямых расходов на производство.

Нельзя вести штатное расписание. Расчёт отпускных, больничных, сверхурочных, алиментов необходимо производить вручную. Наконец, типовые операции не настроены на расчёт начислений и удержаний из заработной платы.

76 Расчеты с бюджетом по социальному налогу и НДФЛ в программе «1С: «Бухгалтерия предприятия».

Вкладка «НДФЛ»

В данной вкладке мы должны установить, каким образом применяются стандартные вычеты: нарастающим итогом в течении налогового периода или в пределах месячного дохода налогоплательщика.

В соответствии с налоговым кодексом расчет НДФЛ ведется нарастающим учетом, поэтому мы ставим галочку в первом пункте.

При этом вычеты рассчитываются относительно налоговой базы, которая также учитывается нарастающим итогом за год.

Рассмотри механизм расчета ЕСН в программе Зарплата и Управление Персоналом. Сперва проверим правильность имеющихся данных для расчета налога в программе – ставок. Сведения, которые необходимы при расчете ЕСН, хранятся в списках Сведения о ставках ЕСН и ПФР и Ставка взноса на страхование от несчастных случаев (меню Налоги).

Давайте проверим корректность этих данных. Ставки ЕСН и ПФР уже заполнены в базе – просто откроем и проверим данные на соответствие их действующему законодательству.

Ставка взноса на страхование от несчастных случаев предварительно не заполненные и нам нужно самим внести сведения для последующих расчетов.

Добавим строку клавишей Ins и заполним следующие графы: месяц, с которого будет действовать ставка, - 10.2006, организация – Инфанта (вводим первые буквы названия), размер ставка в процентах – 0.20. После ввода данных список можно закрыть.

Далее переходим непосредственно к расчету. В отличии от налога на доходы физических лиц, который рассчитывается в программе Зарплата и Управление Персоналом автоматически, для расчета ЕСН нужно сформировывать в базе документ. Программа рассчитает суммы налога и распределит по фондам согласно информации о ставках и базе налога, внесенной в программу.

Для того чтобы произвести начисление ЕСН необходимо выполнить команду меню Налоги -> Расчет ЕСН.

Программа после такого действия, откроет список расчетов ЕСН.

Создадим новый документ с помощью клавиши Ins. Номер документа можно не указывать – так как программа автоматически присвоит нужный номер при сохранении документа. Дата документа и поле Месяц начисления уже заполнены автоматически.

Документ Расчет ЕСН имеет три вкладки:

Расчет ЕСН – здесь будут отражены суммы исчисленного налога после расчета;

- Основные начисления – отразятся все основные начисления работников за указанный для расчета месяц, у нас это оклад;

- Дополнительные начисления – суммы дополнительных начислений, если они имеются (в нашем случае это закладка будет пустой).

Для расчета воспользуемся кнопкой Заполнить и рассчитать в верху меню формы. Она позволяет автоматически учесть доходы всех работников за выбранный месяц и рассчитать суммы ЕСН и страховых взносов.

Программа предложит записать документ – мы соглашаемся с этим и нажмем кнопку Да.

Результаты расчета ЕСН заносятся в таблицу Расчет ЕСН.

После перейдем на закладку Основные начисления. Здесь отражаются все начисления работников, на которые должен быть начислен ЕСН.

Нажмем на кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ.

Программа Зарплата и Управление Персоналом сама учитывает все начисления, которые попадают в базу для расчета налога, и это можно легко проверить. Например, для сотрудника Ведерникова Антона Александровича у нас существует две строки: с начисленной суммой оклада за месяц и с суммой отпускных, так как на эту сумму нам тоже необходимо начислить ЕСН. Правильность отраженных в документе сумм можно проверить, сравнив их с суммами по каждому работнику в расчетной ведомости.

Сохраняем документ Расчет ЕСН – нажимаем на кнопку ОК внизу формы. Теперь в списке расчетов ЕСН появилась одна запись.