Особенности организации складского учета МПЗ

Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь отражаются в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он имеет важное значение для всего бухгалтерского учета на предприятии. Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным документированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгалтерского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также осуществлять сверку складского учета с бухгалтерским.

В крупных производственных и торговых организациях, а также на тех предприятиях, которые выполняют работы и оказывающих услуги, для хранения материально-производственных запасов целесообразно создавать центральные (базисные) склады, которые находятся в непосредственном ведении руководителя компании или отделов снабжения и сбыта. Очень часто хранящиеся на складах запасы требуют определенных специфических условий хранения, в связи с чем, центральные склады, как правило, создаются специализированными. В таких складских помещениях предусмотрено соблюдение соответствующих режимов хранения, что дает возможность не допустить порчи материальных ценностей и потери их свойств.

В организациях также создаются отдельные склады для хранения готовой продукции. Если же условиями хранения определенного вида запасов допускается их открытое хранение, то именно в этих целях должны использоваться специально приспособленные площадки [16,64].

Помимо центральных или так называемых базисных складских помещений, в компаниях создаются склады и кладовые в цехах, отделениях, филиалах и других подразделениях.

Складские помещения делятся на складские помещения основного производственного и подсобного назначения.

Складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей.

Для размещения подсобных служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса предназначено складское помещение подсобного назначения. Складские помещения подсобного назначения — это помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который в дальнейшем в ходе производственно-хозяйственной деятельности указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Нужно отметить, что складское хозяйство необходимо организовать таким образом, чтобы избегать создания лишних промежуточных складских помещений и кладовых. Кроме того, не должно допускаться перемещение материальных ценностей с одних складов в другие.

Целесообразно склады разделять на отдельные секции, внутри которых размещать запасы по группам, типам, сортам, укладывая их в штабели, на стеллажи, полки, в закрома, мешки, ящики и другую тару. Такое размещение запасов позволит обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки их наличия.

В местах хранения каждого вида запасов необходимо прикреплять ярлыки, на которых следует указывать данные о находящемся на хранении запасе, в частности наименование материала, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и отличительные признаки, такие как марку, артикул, размер, сорт и другие.

Места хранения, склады и кладовые должны быть оснащены необходимым весовыми приборами, измерительной техникой, мерной тарой, что позволит обеспечить точное измерение количества запасов, их переосвидетельствование и клеймение [23,368].

Немаловажное значение для осуществления эффективного контроля сохранности материально- производственных запасов отводится определению в организации круга лиц, которые ответственны за приемку и отпуск запасов по каждому складу, за правильное, достоверное и своевременное документальное отражение и оформление операций по поступлению и выбытию материально-производственных запасов, а также за их сохранностью. С каждым заведующим складом, кладовщиком, экспедитором в организации в обязательном порядке должны быть заключены договора о материальной ответственности. В случае если в штате фирмы и не предусмотрена должность заведующего складом, его обязанности могут возлагаться на другого работника с обязательным заключением договора о полной материальной ответственности.

Работодатель, принимая на работу физическое лицо, должен заключить с ним трудовой договор, при этом отношения, возникающие между работником и работодателем, регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ).

В случае отсутствия в штатном расписании организации должности заведующего складом, его обязанности возлагают на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик освобождается только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, который утвержден руководителем компании [24, 109].

Для эффективного ведения складского учета материальные ценности целесообразно размещать по секциям, а внутри них — по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материалов материально ответственные лица должны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Такая организация складского учета способствует оперативности и быстроте приема и отпуска материалов, а также эффективному контролю за соответствием фактического их наличия установленным нормам запаса (лимиту).

В организациях в связи с разными производственными условиями потребления материалов и их физическими свойствами складской учет материально-производственных запасов может быть организован по нескольким вариантам.

На небольших предприятиях с ограниченной номенклатурой запасов складской учет материалов ведут в специальных книгах, которые объединяют складской учет и отчетность кладовщика (материально-ответственного лица). Записи в книгу производятся в двух экземплярах, из которых первый отрывной служит в качестве отчета заведующего складом. В книге отражают остатки материально-производственных запасов на начало отчетного периода, данные о поступлении и выбытии ценностей по каждому приходному/расходному документу и выводят остатки на конец отчетного периода. После чего первый лист книги со всеми приходными и расходными документами сдают в бухгалтерию [22, 216].

В случае обнаружения ошибок в оба экземпляра листов книги вносятся исправления. На большинстве тех предприятий, на которых ежедневно производится много записей по движению материалов (например предприятиях пищевой промышленности), рекомендуется использовать книгу (карточки) партионного учета материалов. При этом материально-ответственное лицо открывает в ней счета на каждую партию поступивших материалов. Так как по каждой партии материально-производственных запасов по приходу может быть только одна запись, а по расходу — несколько, записи по приходу и расходу производятся в одной графе.

На крупных предприятиях складской учет материалов целесообразно организовывать не в книгах, а на карточках складского учета.

На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым и осуществляя ют его только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и материально-ответственное лицо заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Следует отметить, что на складе хранятся не только сырье и материалы, но и специальные инструменты, спецодежда и спец.обувь. Со склада и подразделения организации отпускаются специальные инструменты и специальные приспособления по нормам (лимитам), которые установлены организацией. При этом учет выданной специальной оснастки организуется на складе в специальных карточках, открываемых на каждое подразделение.

Специальная одежда выдается работникам в порядке, установленном коллективным договором на основе типовых отраслевых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты. Выдача работникам и возврат ими специальной одежды отражаются в личных карточках работников. Организацией должен быть установлен контроль за сроками нахождения специальной одежды в эксплуатации [22,217].

Специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату при увольнении, переводе в той же организации на другую работу, а также по окончании сроком их носки взамен получаемых новых.

Ведение складского учета материалов на карточках составляет основу сортового аналитического учета материалов.

В автоматизированном складском хозяйстве обычно вместо карточек и книг применяют машинограммы-ведомости, которые отражают остатки и движение материально-производственных запасов. В данных ведомостях на основании первичных документов заносят те же данные, что и в карточках и книгах складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют в разрезе складов и материально ответственных лиц. Использование машинограмм усиливает контроль за движением и состоянием материалов на складе и повышает эффективность оперативного управления производством.

В установленные сроки заведующие складами на основании первичных приходных и расходных документов составляют отчеты о движении материальных ценностей, которые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты. Формы и порядок составления отчетов зависят от отраслевых особенностей, производственных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов.

Однако, несмотря на имеющиеся различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во-первых, большинство отчетов составляется преимущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т. е. поступление и выбытие (расход). В производственных отчетах наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Первый экземпляр представленного отчета с приложенными документами остается в бухгалтерии производственного предприятия, а второй — с распиской бухгалтера возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами.

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке — составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.

Итак, организация учета, контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

- во-первых, схемы документооборота. В рамках схемы документооборота должны быть утверждены формы документов по учету материальных ценностей, включая и те, которые разработаны в самой организации, указаны в приказе должностные лица, отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. Тут же должны быть утверждены образцы подписей материально-ответственных лиц. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно-суммовой).

- реестра мест хранения, то есть каждому складу должен быть присвоен постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

- единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей.

- рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

- порядка и сроков проведения инвентаризации МПЗ.

2 Организация учета и оценка движения материалов в ООО «Украинское»

2.1.Краткая экономическая характеристика деятельности ООО «Украинское»

ООО «Украинское» является обществом с ограниченной ответственностью, расположенном в Алтайском крае, город Славгород, село Нововознесенка, ул.Совхозная д. 47.

Предприятие выступает коммерческой организацией, которая в своей деятельности руководствуется Гражданским кодексом и действующим законодательством РФ. Уставный капитал ООО в размере 10 тыс. руб. рублей разделен между участниками на доли определенных размеров. Участники несут так называемую ограниченную ответственность за деятельность общества, т. е. не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Учредительными документами Общества являются Устав и Учреди­тельный договор. Учредительный договор, заключенный учредителями в соответствии с Законом об обществах с ограниченной ответственностью и действующий наряду с уставом, определяет правовое положение общества, с одной стороны, а с другой - содержит в себе черты договора о сов­местной деятельности по созданию юридического лица.

Основными видами деятельности, осуществляемыми обществом в настоящем, являются:

· производство муки, крупы и других пищевых продуктов из зерна;

· закуп сельхозпродукции у населений и организаций;

· оптовая и розничная торговля.

В уставе ООО «Украинское» определено следующее:

Цель создания общества это осуществление рыночных взаимоотношений и получение прибыли на основе удовлетворения потребностей граждан, юридических лиц в продукции и товарах, выполняемых работах и оказываемых услугах в сферах, определяемых предметом деятельности.

ООО «Украинское» является юридическим лицом с момента государственной регистрации, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в КБ «Россельхозбанк», а является самостоятельным субъектом хозяйственной деятельности, выступает от своего имени истцом и ответчиком в суде.

Имущество организации образуется за счет:

· имущества, переданного ему участниками;

· продукции, произведенной Обществом в результате хозяйственной деятельности;

· полученных доходов, а также иного имущества, приобретенного Обществом по другим основаниям, допускаемым законодательством.

Общество с ограниченной ответственностью «Украинское» имеет право:

· самостоятельно разрабатывать, утверждать и реализовывать хозяйственные и социальные программы деятельности общества с учетом планов социально-экономического развития;

· заключать договора, пользоваться кредитом банка;

· самостоятельно устанавливать порядок распределения вновь созданных ценностей и услуг исходя из решений его задач и целей.

Для переработки зерна на исследуемом предприятии используется современное оборудование, которое позволяет изготавливать муку и крупы, обладающие уникальными свойствами, великолепными характеристиками и пользуются заслуженной популярностью у потребителей. Этому немало способствует качество исходного сырья - пшеницы мягких сортов 3-го и 4-го классов.

Генеральный директор и главный бухгалтер предприятия несут личную ответственность за соблюдение порядка ведения, достоверность бухгалтерского учета и отчетности. Бухгалтерия ООО «Украинское» состоит из двух человек: бухгалтера – кассира и главного бухгалтера.

Бухгалтер – кассир на основании первичного учета труда рабочих выполняет все расчеты по оплате труда, ведет учет расчетов с персоналом по прочим операциям, с подотчетными лицами, получает и выдает денежные средства из кассы, обеспечивает сохранность денежных средств, составляет кассовые отчеты, оформляет платежные поручения, и т.д.

Главный бухгалтер осуществляет учет имущества и обязательств ООО «Украинское»; выявляет результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия; осуществляет анализ показателей работы основного оборудования, разрабатывает и представляет на утверждение цены на новую продукцию; формирует данные финансовой, налоговой и статистической отчетности и представляет ее в соответствующие органы; несет ответственность за состояние бухгалтерского учета. Общие показатели деятельности ООО «Украинское» предоставлены в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Основные технико-экономические показатели ООО «Украинское» за 2011-2013 гг.

Показатели			Абсолютные изменения		Абсолютные изменения	Темп роста, % к 2011
Выручка от продаж (тыс. руб.)			+408		+138	124,6
Себестоимость реализованной продукции (тыс. руб.)			+270		+140	118,6
Прибыль от продаж (тыс. руб.)			+78		-2
Среднегодовая величина активов (тыс. руб.) - в том числе оборотных активов			+48   +69		+109   -26	118,4   113,1
Среднегодовая стоимость   основных производственных фондов (тыс. руб.)			-21		+135	121,7
Среднегодовой размер запасов (тыс. руб.)			+16		+25	127,9
Среднегодовая численность работающих (чел)			-		+1	104,8
Рентабельность продаж %	3,3	5,7	+2,4	5,4	-0,3	163,6
Рентабельность ОПФ %	13,9	29,9	+16	23,3	-6,6	167,6
Затраты на 1 руб. реализованной продукции (коп)	96,7	94,3	-2,4	94,6	+0,3	97,8
Среднегодовая выработка одним работающим (тыс. руб.)	582,0	601,5	+19,5	580,4	-21,1	99,7
Коэффициент оборачиваемости оборотных средств (оборот)	14,31	25,06	10,75	61,99	36,92	433,08
Длительность оборота оборотных средств (дни)	25,2	11,3	-13,81	10,49	-0,86	41,70
Фондоотдача (руб.)	23,3	25,1	1,8	20,0	-5,1	85,8

. Данные табл. 2.1 свидетельствуют, что за исследуемый период выручка от продаж выросла на 546 тыс. руб. или на 24,6 процентных пункта; себестоимость реализованной продукции выросла на 410 тыс. руб. или на 18,6 процентных пункта. Рост себестоимости, прежде всего, связан с увеличением закупочных цен на сырье и материалы (цена 1 кг зерна в 2013 г. по отношению к 2011 г. выросла в среднем на 22 %); с увеличением тарифов на коммунальные услуги; с ростом заработной платы.

Однако, опережение темпов роста выручки над темпами роста себестоимости продукции положительно характеризует использование совокупных ресурсов в ООО «Украинское». Прибыль выросла на 76 тыс. руб. или 104%; рентабельность продаж также имеет положительную тенденцию: ее рост составил 63,6%.

Среднегодовая величина активов увеличилась на 157 тыс. руб. или на 18,4 пункта, в основном, за счет роста стоимости основных фондов (приобретен конвейер для подачи зерна). Рентабельность основных производственных фондов увеличилась на 67,6%; однако фондоотдача снизилась на 14,2%, что свидетельствуют о снижении эффективности использования основного капитала.

Среднегодовая стоимость оборотных активов увеличилась за исследуемый период на 43 тыс. руб. или на 27,9%. Этот рост произошел, в основном, за счет увеличения среднегодового размера запасов, который вырос за период на 42 тыс. руб. или на 27,9 пунктов.

Численность работающего персонала на исследуемом предприятии на 1 человека; среднегодовая выработка снизилась за 2011-2013 006 гг.- на 0,6 тыс. руб. или на 0,3 процентных пункта, что отрицательно характеризует эффективность использования трудовых ресурсов на предприятии.

Коэффициент оборачиваемости оборотных средств повысился почти в четыре раза; а длительность одного оборота сократилась на 3,3 дня и составила на конец анализируемого периода 10,5 дней – это является положительным факторами деятельности анализируемого предприятия, так как ускорение оборачиваемости активов в целом и оборотных в частности говорит об их более эффективном использовании.

Таким образом, в ООО «Украинское» за исследуемый период, наблюдается рост выручки, превышение темпов роста выручки над темпами роста себестоимости реализуемой продукции, увеличение размера прибыли, что характеризует рост деловой активности анализируемой организации. Кроме того, эффективность использования совокупных ресурсов в организации также повысилась, о чем свидетельствует рост фондоотдачи, рентабельности ОПФ снижение периода оборачиваемости оборотных активов, и как следствие – сокращение периода оборачиваемости оборотного капитала анализируемой организации.