Файлы базы данных в MS Access и SQL Server. Создание БД, открытие БД, сохранение БД

Файл базы данных Access в зависимости от версии имеет расширение с символами db (ndbx, accdb). Во время работы с БД создаётся временный файл с тем же именем и расширением (laccdb, ldb), называемый файлом блокировок, который отвечает за последующие обращения пользователей в многопользовательском режиме. Файл автоматически удаляется при закрытии БД.

В SQL Server БД представляет собой как минимум 2 файла, где размещаются данные и записи обо всех изменениях в БД. Соответственно, мы имеем:

2) Файл БД. Им может быть файл данных (хранит таблицы, индексы, представления, хранимые процедуры, функции, роли, права доступа, правила, триггеры). Может быть первичным (mdf) и вторичным (ndf).

3) Файл журналов транзакций ldf отвечает за все изменения в БД и позволяет восстанавливать систему в случае отказа. При создании простой БД рекомендуется 1 первичный большой файл (при создании определяется начальный размер, приращение, определяется способ доступа и возможность применять размещение на независимых дисковых накопителях) и 1 файл транзакций. Для сложной – 1 первичный, 5 вторичных и 2 журнала.

Для создания новой БД в MS Access:

 Откройте приложение MS Access и выберите пиктограмму Новая база данных.

 В появившейся справа строке ввода задайте имя, укажите папку, в которой будет храниться база данных, и нажмите кнопку Создать.

 Закройте автоматически созданную таблицу без сохранения.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов.

Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл

Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения

Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open)

Сохранение базы данных:

Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов Конструктор.

При первом сохранении объекта базы данных введите уникальное имя в диалоговом окне Сохранение и нажмите кнопку OK. Если нажать кнопку Отмена в диалоговом окне Сохранение, объект не будет сохранен.

29.Объекты БД в MSAccess и SQLServer. Их назначение.

Объектами базы данных MicrosoftAccess являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Каждый объект базы данных должен иметь имя, длина которого не должна превышать 64 символов, точка в имени объекта запрещена.
Рассмотрим назначение каждого объекта базы данных:
ТАБЛИЦА - служит для хранения информации, состоит из полей и записей. Между таблицами могут быть установлены связи. Они обеспечивают совместную обработку данных и целостность данных, благодаря им могут вноситься изменения сразу в несколько таблиц.
ЗАПРОС-Это временная, результатирующая таблица, структурно она содержит те же элементы, что и базовая таблица. Назначение-извлечение данных из таблиц и других запросов и представление их пользователю в удобном виде.
ФОРМА - окна программы, которые можно открыть из главного меню. Это средство отображения данных на экране и управлении ими.
ОТЧЕТ-средство создания выходного документа для вывода на печать.
МАКРОС - программа, содержащая описания последних действий, выполняемая при наступлении события в объекте. Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню.
МОДУЛИ-процедуры на языке visualbasic.

30. Создание таблиц в MS Access. Режимы просмотра.

Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга MicrosoftOfficeExcel 2007, документ MicrosoftOfficeWord 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей.

Создание новой таблицы в новой базе данных

1. Нажмите кнопку MicrosoftOffice, а затем выберите команду Создать.

2. В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки.

3. Нажмите кнопку Создать

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

Создание новой таблицы в существующей базе данных

1. Нажмите кнопку MicrosoftOffice, а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

3. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.

В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы

Для создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в OfficeAccess 2007. Шаблоны таблиц совместимы со списками WindowsSharePointServices 3.0 с теми же именами.

1. Нажмите кнопку MicrosoftOffice, а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

3. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.

Будет вставлена новая таблица на основе выбранного шаблона таблицы.

В новой версии MicrosoftAccess существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (DatasheetView), режим Конструктора (DesignView), режим Сводной таблицы (PivotTableView) и режим Сводной диаграммы (PivotChartView).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (TableDatasheet), Конструктор таблиц (TableDesign), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

· дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

· выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

· выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (TableDesign).

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

· Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (FieldName), Тип данных (DataType) и Описание (Description). В столбце Имя поля (FieldName) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (DataType) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

· На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и

Типы данных в таблицах MS Access

Текстовый – используется для буквенно-цифровых символов, включая текст, а также текст и числа, не применяемые в вычислениях;

Поля МЕМО – используется для текста, размер которого превышает 255 символов, или для текста в котором используется RTF-форматирование;

Числовой – применяется для хранения числовых значений, которые используются в вычислениях;

Дата/время – используется для хранения значений дат и времени;

Денежный – используется для хранения денежных значений (в рублях или другой валюте);

Счетчик – используется для формирования уникальных значений, которые могут применяться в качестве первичного ключа;

Логический – используется для логических значений Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл;

Поле объекта OLE – используется для хранения объектов OLE из других программ MS;

Вложение – Используется для хранения двоичных файлов, таких как цифровые изображения (фотографии) или файлов, созданных с помощью других приложения MS;

Гиперссылка – используется для хранения гиперссылок, обеспечивающих доступ с помощью одного щелчка к веб-страницам, заданным URL – адресом, или к файлам, заданным UNC – именем;

Мастер подстановок – используется для запуска мастера подстановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы, запроса или списка значений

Ключевые поля и поля связей в таблицах БД.

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей.

Существует четыре типа связей между таблицами: один-к-одному, один-ко-многим, много-к-одному, много-ко-многим, но в Access возможно установление связей один-к-одному или один-ко-многим.

Сортировка и фильтрация записей в таблицах.

В таблице, содержащей сотни или тысячи записей, бывает довольно трудно найти нужную информацию. Microsoft Access представляет несколько средств поиска и просмотра информации.

¨ Поиск записей по тексту, содержащемуся в любом из полей.

¨ Расстановка записей по возрастанию или убыванию значений конкретного поля.

¨ Изменение количества отображаемых записей с помощью фильтра.