Документы по личному составу, их оформление, хранение и выдача. Формирование личного дела

Документация по личному составу - это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь, если нет специального работника.

Первым делом при приеме на работу работник пишет заявление о приеме на работу. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. Таким образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: номер дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовано документы включать в дело в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов дела;

- дополнение к анкете;

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копия);

- характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре.

При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Вопрос 109. Управленческие решения как содержание управленческой деятельности. Типология и классификация управленческих решений.

Управленческое решение - это вид деятельности, протекающий в управляющей системе и связанный с подготовкой, нахождением, выбором и принятием определенных вариантов действий.

Классификация управленческих решений:
• Проблемы (какого рода проблема):
1. Рутинные
2. Новаторские
• Значимость цели
1. Стратегические
2. Тактические
• Сфера воздействия
1. Глобальные
2. Локальные
• Срок реализации
1. Долгосрочные
2.Краткосрочные
3. Оперативные
• Прогнозируемые последствия
1. Корректируемые
2. Не корректируемые
• Метод разработки
1. Формализованные
2. Не формализованные
• Характер информации
1. Детерминированные
2.Вероятностные
• Количество критериев выбора
1. Однокритериальные
2. Многокритериальные
• Форма принятия
1. Индивидуальные
2. Коллективные
• Способ фиксации
1. Документированные
2.Не документированные

Типология: Типология - научный метод, основой которого является расчленение систем, объектов и их группировка с помощью обобщенной модели или типа; используется в целях сравнительного изучения существенных признаков, сведений, функций, отношений, уровней организации объектов.

Типология управленческих решений:

1. Объектное решение

2. Организационное решение

3. Коммуникационное решение

К объектным решениям относятся все виды решений, которые в принципе могут приниматься предпринимателем, например решения об объемах производства, ценах, объеме запасов на складах, последовательности изготовления, использовании машин и информации о свойствах продуктов, предоставляемой потребителям.

Организационные решения – это выбор мероприятий по управлению реализацией объектных решений.

Коммуникационные решения – это решение о передаче определенной информации руководителю или другому члену организации, не связанному по иерархической лестнице с носителем информации.