Регулирование и контроль в системе менеджмента

Понятия контроля и его основные типы. Виды управленческого контроля: предварительный, текущий, заключительный. Этапы процесса контроля: установление стандартов; сопоставление результатов со стандартами; реакция, по результатам сравнения. Внешний и внутренний контроль. Управление по отклонениям. Составные элементы эффективного контроля. Понятие и сущность контроллинга.

Контроль в управлении можно рассматривать в трех аспектах.

Во-первых, как систематическую деятельность руководителей и органов управ­ления, реализующих одну из основных функций менеджмента.

Во-вторых, завершающую стадию его цикла, сердцевиной которой является ме­ханизм обратных связей.

В-третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.

Выделяют следующие основные виды контроля: 1. По типу:

• традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;

• опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

• предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

2. По видам (финансовый, маркетинговый, контроль качества, производствен­ный и др.).

3. По объектам, каковыми являются:

• состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем фи­нансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;

• эффективность производственной деятельности;

• промежуточные и конечные результаты;

• затраты, потери и их виновники;

• достоверность, качество, доступность, полнота информации;

• сроки исполнения принимаемых решений;

• имидж организации;

• сохранение коммерческой тайны и т. д.

4. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).

5. По интенсивности (нормальный или усиленный).

6. По месту осуществления.

Летучий контроль подразумевает, что его субъект и объект пространственно разде­лены и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка).

Стационарный контроль предполагает, что субъект и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).

7. По целям (фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий — исправить положение дел).

8. По методам:

• фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;

• документальный происходит на основе сверок и проверок документов;

• оценочный контроль базируется на экспертизе

По стадиям осуществления.

В соответствии с указанным признаком выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный,, предшествует активной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Его задача в основ­ном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и др. к работе. Он осуществляется путем анализа на­личия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами.

Текущий контроль (стратегический и оперативный) оценивает реализацию внут­ренних и внешних возможностей организации.

Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использо­вания ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он ве­дется по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение и использование достижений НТР, новых методов работы, технологий и проч. Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для их исправления и поиска виновных.

Оперативный (административный) контроль (на практике он сливается с опера­тивным управлением) проводится одновременно с выполнением основной работы.

Его разновидностью является контроль производственный, осуществляемый диспетчером или начальником производственного отдела.

Объектами здесь являются: оперативная подготовка производства, движение изде­лий в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, загрузка оборудования, наличие запасов и заделов на межце­ховых складах, выполнение плана по номенклатуре и отгрузке продукции), уровень текущих затрат, дисциплина и т. д.

На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль (точ­ности их выполнения, качества изделий).

Он может быть сплошным (предполагает проверку всех без исключения объек­тов) и выборочным (если число объектов слишком велико или для проверки требу­ется разрушать изделие.

Выборочный контроль требует меньших затрат, но связан с риском случайных ошибок, число которых можно снизить путем увеличения размера выборки (при соответствующем росте расходов).

Третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой вы­полнения организацией своих решений и результатов практических действий, а также сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля ис­пользуются для составления очередных планов.

Процесс контроля состоит из нескольких этапов. На первом определяются пара­метры функционирования и развития организации, которые необходимо контро­лировать, и источники информации о них. Эти параметры имеют вид различных стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи.

На втором этапе создается модель организации, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места возникновения затрат, образования промежуточных и конечных результатов, являющиеся наиболее подходящими для наблюдений, -так называемые точки контроля.

Третий этап процесса контроля заключается в получении информации о со­стоянии и результатах функционирования его объекта, позволяющей принимать обоснованные решения о том, как действовать дальше.

Источниками информации служат целевые наблюдения, текущие статистиче­ские данные, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общест­венного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и др.

Четвертый этап процесса контроля состоит в анализе и оценке информации. Это позволяет определить наличие и степень отклонений от заданных параметров и необходимость осуществления корректирующих действий.

Пятый этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности органи­зации, преодолении отклонений, чья допустимая величина устанавливается выс­шим руководством.

Контроль делится на внутренний и внешний. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний — в разных системах.

На предприятии внешний контроль производится администрацией или специ­альными сотрудниками — контролерами. Внутренний контроль предполагает, что исполнители сами следят за своей работой и результатами и вносят по мере необхо­димости в нее изменения.

Идея внешнего контроля основывается на том, что люди лучше (по крайней мере формально) выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдают.

Контроллинг - это искусство управления (система управления), направленное определение будущего состояния деятельности функционируемого предприятия и достижения его. В больших предприятиях организуются службы контроллинга. Появляется еще один пользователь - контроллер. Суть работы контроллеров - стремиться так управлять процессами, чтобы по возможности исключить любые ошибки, отклонения, и просчеты как в настоящем, так и в будущем.

Циклы контроллинга:1.Планирование (сверху-вниз).2.Снизу вверх3.Ликвидация разногласий.

2.Функции контроллинга.

1)Сервисное - снабжение всех работников оперативной информацией.

2)Принятие решений - методология принятия решений и их координация.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

иметь стратегическую направленность, т.е. быть целеустремленным;

ориентироваться на результаты;

соответствовать характеру деятельности предприятия;

быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным.

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Управление по отклонениям один из методов руководства/управления, в основе которого лежит выявление различий между действительными и сметными издержками или ненормальных отклонений в деятельности организации, для того чтобы внимание руководства сосредоточилось именно на этих отклонениях. Таким образом, основное внимание уделяется не нормально идущим процессам или сметным издержкам, а возникающим проблемам.

48. Социальное прогнозирование и проектирование

Социальное прогнозирование как метод научного познания. Объект и предмет социального прогнозирования. Содержание, функции и основные виды. Технологические этапы и методы социального прогнозирования. Сущность социального проектирования. Структура социальной проектной деятельности. Обоснование и апробация социальных проектов. Технология социального проектирования. Стадии, методы и инструментарий социального проектирования. Разработка социальных программ и планов.

Прогнозирование - это метод научного исследования, ставящий своей целью предусмотреть возможные варианты тех процессов и явлений, которые выбраны в качестве предмета анализа.

В основе методологии прогнозного исследования лежит принцип целостного, системного, комплексного рассмотрения объекта, учет его иерархической соподчиненности, его взаимосвязей как по вертикали (по уровню), так и по горизонтали (со смежными отраслями), зависимость от внешних факторов и внутренних изменений.

Прогноз есть многовариантная гипотеза о возможных результатах и путях развития исследуемого объекта (сферы, отрасли, вида деятельности и т.д.). Целью прогноза является стремление дать ответы на круг вопросов, составляющих сущность проблемы.

Социальное прогнозирование — определение вариантов развития и выбор наиболее приемлемого, оптимального исходя из ресурсов, времени и социальных сил, способных обеспечить их реализацию. Социальное прогнозирование — это работа с альтернативами, глубокий анализ степени вероятности и многовариантность возможных решений.

В зависимости от периода времени, на который составляется прогноз, они бывают:

- краткосрочные (от 1 месяца до 1 года);- среднесрочные (от 1 года до 5 лет);- долгосрочные (от 5 лет до 15 лет);- дальнесрочные (свыше 15 лет).

Сам процесс прогнозирования предполагает: проведение краткого ретроспективного анализа прогнозируемого объекта; описание современного состояния объекта (сравнительный анализ наблюдаемых тенденций в отечественном и зарубежном опыте); выявление проблем:- уже решенных, но их внедрение и реализация только начинаются;- тех проблем, которые решены, но не нашли практического использования;- оценки экспертов по ведущим научным исследованиям в данной области.

Социальное прогнозирование как исследование с широким охватом объектов анализа опирается на множество методов. Наиболее распространенными методами социального прогнозирования являются методы экстраполяции, моделирования и экспертизы.

Экстраполяция означает распространение выводов, касающихся одной части какого-либо явления, на другую часть, на явление в целом, на будущее. Экстраполяция основывается на гипотезе о том, что ранее выявленные закономерности будут действовать в прогнозном периоде. Например, вывод об уровне развития какой-либо социальной группы можно сделать по наблюдениям за ее отдельными представителями, а о перспективах культуры - по тенденциям прошлого.

Экстраполяционный метод отличается многообразием - насчитывает не менее пяти различных вариантов. Статистическая экстраполяция - проекция роста населения по данным прошлого - это один из важнейших методов современного социального прогнозирования.

Моделирование - это метод исследования объектов познания на их аналогах - вещественных или мысленных.

Аналогом объекта может быть, например, его макет, чертеж, схема и т.д. В социальной сфере чаще используются мысленные модели. Работа с моделями позволяет перенести экспериментирование с реального социального объекта на его мысленно сконструированный дубликат и избежать риска неудачного, тем более опасного для людей управленческого решения. Главная особенность мысленной модели и состоит в том, что она может быть подвержена каким угодно испытаниям, которые практически состоят в том, что меняются параметры ее самой и среды, в которой она (как аналог реального объекта) существует. В этом огромное достоинство модели. Она может выступить и как образец, своего рода идеальный тип, приближение к которому может быть желательно для создателей проекта.

Самый практикуемый метод прогнозирования - экспертная оценка. Существуют такие сферы социальной жизни, в которых невозможно использовать другие методы прогнозирования, кроме экспертных. Прежде всего, это касается тех сфер, где отсутствует необходимая и достаточная информация о прошлом.

Методика экспертной работы включает в себя ряд этапов:- определяется круг экспертов;- выявляются проблемы;- намечается план и время действий;- разрабатываются критерии для экспертных оценок;- обозначаются формы и способы, в которых будут выражены результаты экспертизы (аналитическая записка, «круглый стол», конференция, публикации, выступления экспертов).

Социальное проектирование - это процесс создания прототипа, прообраза социальных объектов, социальных качеств, социальных процессов и отношений. В отличие от проектирования таких объектов, при изменении которых не учитывается субъективный фактор, при проектировании социальных объектов этот фактор должен учитываться. Его учет во многом предопределяет специфику социального проектирования. При этом в основания социального проектирования должны быть заложены следующие параметры,т.е. необходимо помнить, что:-социальный объект - противоречив;- у социального объекта существует многовекторность развития (несколько путей развития);- невозможно описать социальный объект конечным числом терминов любой социальнойтеории (принципиальная неформализуемость);- на социальный объект влияет много объективных факторов;- существует множество субъективных факторов, влияющих на социальный объект, например, исследователь может по-разному оценить зрелость развития социального объекта и т.п.Социальное проектирование дает возможность оценить обоснованность прогноза, разработать научно обоснованный план социального развития. Проектирование учитывает и возможность неудачного эксперимента по проверке идей, так называемый отрицательный результат. При его получении необходим тщательный анализ причин, чем вызвано несоответствие в решении поставленных задач. Процесссоциального проектирования также называют "социальным конструированием".

Субъектом социального проектирования (т.е. тем, кто осуществляет проектирование) являются различные носители управленческой деятельности, - как отдельныеличности, так и организации, трудовые коллективы, социальные институты и т. п.,ставящие своей целью ор-ганизованное, целенаправленное преобразование социальнойдействительности. Необходимая черта субъекта проектирования - его социальнаяактивность, непосредственное участие в процессе проектирования. Объектом социального проектирования (т.е. где или на ком осуществляется процесс проектирования) называют системы, процессы организации социальных связей,взаимодействий, включенных в проектную деятельность, подвергающиеся воздействиямсубъектов проектирова-ния и выступающие основанием для этого воздействия. Этомогут быть объекты самой различной природы: человек, трудовые коллективы, регионы, социальные группы и т. п.; разнообразные общественные отношения (политические, идеологические,управленческие, эстетические, нравственные, семейно-бытовые, межличностные и т.п.);

Основная цель социального проектирования как специфической управленческой деятельности - создание социальных проектов. Социальный проект как источник информации представляет собой связанные определенной зависимостью сознательно разработанные научно обоснованные характеристики, дающих конкретные знания о будущем желаемом состоянии социальной системы или процесса. Нужно отметить, что социальный проект представляет собой предписывающую модель. В проекте отражено будущее желаемое состояние системы, которое возникает при определенных действиях людей, наличии определенных финансовых, трудовых, материальных, топливно-энергетических и других ресурсов, в том числе интеллектуальных, познавательных, эвристических, ценностных.

Методики – этос пособы достижения цели; построение социального проекта - это определеннымспособом упорядоченная деятельность субъекта проектирования. Среди методикпроектирования следует выделить следующие: методику матрицы идей, методикувживания в роль, метод аналогии, метод ассоциации, методику мозгового штурма,методику синектики.

Методика матрицы идей - это когда на основе нескольких независимых переменныхсоставляются различные варианты решений

Методика вживания в роль помогает получить более точное представление о том, чтонужно сделать в процессе проектирования. Это не просто заглядывание в будущее,а стремление глубже понять, как будет реализован проект. Сегодня любая проблематребует учета интересов и желаний людей, а это лучше достигается, когдапроектировщик внимательно изучает условия, в которых протекает процесс.

Метод аналогии является общенаучным и логическим методом, с помощью которого нао снове подобия, сходства предметов в каких-либо свойствах, признаках илиотношениях формулируется предположение (прогноз) о наличии указанных свойств,признаков иди отношений у явления, которое выступает объектом проектирования.

Методика мозгового штурма - связь с генерацией идей, с их равноправнойконкуренцией, с возможностью сопоставления. Он осуществляется посредствомкоммуникативного взаимодействия, в котором обсуждаются различные проекты,осуществляются оценки, экспертиза фактов, полемика мнений.

Методика синектики. Согласно данной методике несколько предложенных идейрассматриваются отдельно друг от друга, а потом между ними устанавливаютсяопределенная взаимосвязь и взаимозависимость.

Этапы проектирования - система приемов, методов, правил, процедур, операцийпо созданию социального проекта. 1. Уяснение проблемы. Предметная проблемная ситуация (организационная,социальная) - некое социальное противоречие, требующее организации целенаправленных действий для его устранения или выбора одной из возможных альтернатив социального развития. 2. Социальный заказ. Заказ выступает в качестве определенной социальнойустановки на разработку конкретных мероприятий по реализации материальных и духовных потребностей людей, разрешений противоречий, поиска компромисса. 3. Паспортизация объекта - получение точных данных о системе, процессе илиявлениях, описание их состояний, функционирования и развития. 4. Цели. 5. Задачи 6. Прогнозирование - один из важнейших этапов проектной деятельности.