Опыт организации проектного офиса

Организация проектного офиса — прежде всего показатель зре­лости системы управления проектами в компании. Информация по управлению проектами в рисунках в основном базируется на терминах стандарта РМВоК [6]..

Проектный офис предназначен для поддержки управления проектами в организации. В нем ведутся архивы проектов, раз­рабатываются методические рекомендации и руководящие ма­териалы по управлению проектами, проводятся обучение и кон­сультации РП и членов проектных команд, разрабатываются и ведутся компьютерные модели проектов. В организациях, где внедрено мультипроектное управление (общее управление ресур­сами организации, задействованными в различных проектах), проектный офис служит как раз штабом такого управления. По­этому типичными подразделениями проектного офиса являются (рис. 1.26):

• аналитический отдел, в котором ведутся компьютерные мо­дели проектов;

• методологический отдел, в котором разрабатываются стан­дарты управления проектами в организации;

• архив, в котором ведутся архивы проектной документации. Именно на сотрудников проектного офиса ложится обязанность

по описанию существующей в организации практики управле­ния проектами и сравнению их с лучшей практикой стандарта (Best Practices). Таким образом, существенно возрастают ме­тодические функции офиса проектов. Кроме того, появляются аналитические функции, связанные с оценкой эффективности применяемых методик и выработкой предложений по их улучше­нию. Расширение учетных функций происходит за счет налажен­ного сбора, накопления и обработки метрик — количественных показателей выполненных проектов, что является необходимым условием постоянного совершенствования проектного управ­ления.

Увеличивается и объем обучения: каждый РП должен хорошо понимать и уметь использовать на практике требования разра­ботанного стандарта (рис. 1.27).

С точки зрения СМК на проектный офис ложится еще и роль согласования проектного управления с общей системой менедж­мента качества компании, а также проведение аудита проектных подразделений и участие в контроле качества результатов проек­та (рис. 1.28).

Необходимо отметить, что проектный офис должен постоян­но решать задачу управления ресурсами, так называемый ресурс-менеджмент.

Тайм- или ресурс-менеджмент — это управление распределе­нием рабочего времени между сотрудниками (проектными груп­пами). Как показывает наша практика, это самая конфликто-опасная зона.

Перечислим практические задачи, которые должен решать ре­сурс-менеджмент:

• анализ первоначальных (Base) планов реализации проектов компании;

• декомпозиция целей проектов до задач конкретным испол­нителям;

• оценка временных затрат на выполнение заданий; •распределение заданий среди сотрудников;

• создание временных резервов, которые будут задействова­ны при поступлении новых проектов или затягивании ра­бот над старыми;

• проведение регулярного мониторинга загрузки персонала;

• контроль соблюдения сроков сдач работ;

• предотвращение конфликта ресурсов — при увеличении за­грузки персонала до критической разнесение проектов во времени.

Эти задачи у нас в компании решает группа координаторов, состоящая из ресурс-менеджеров по каждому проектному под­разделению. Принятие решений по управлению ресурсами ле­жит на руководителях проектных подразделений, а информацию по управлению ресурсами для них предоставляет именно группа координаторов.

Без этого на практике у вас постоянно будет возникать конф­ликт (недостаток) ресурсов. У компании могут неожиданно появиться новые проекты, которые нужно будет срочно реализовывать. Кроме того, всегда есть риск, что работа над уже имеющимися проектами затянется. Так, по результатам иссле­дований специалистов, около 18 % дел, запланированных надень, переносится на более позднее время. В результате конфликта ресурсов сроки сдачи проектов будут постоянно сдвигаться (рис. 1.29).

Чтобы извлечь из корпоративной системы управления проек­тами максимальную пользу, необходимо не только создать стан­дарты управления проектами, но и выбрать оптимальную инфор­мационную систему планирования, прогнозирования и контроля проектов.