Работы архивов организаций 11 страница

Итого обнаружено

______________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения внесены в учетные документы.

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта об обнаружении документов

Приложение 42

к п. 8.2.2

Наименование организации Петрову Б.И.

ул. Жуковского,

105/2, кв. 5,

г. Новосибирск, 630082

АРХИВНАЯ СПРАВКА

31.06.99 N 04-5/173

Москва

На N 310 от 25.06.99

В документах архивного фонда Всероссийского объединения

хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу

заработной платы рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г.,

значится Петров Борис Иванович в должности инженера.

Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 - 106.

Справка выдана для предоставления по месту работы.

Наименование должности

руководителя организации

(структурного подразделения,

в состав которого

входит архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Гербовая печать организации

Формат А4 (210 x 297 мм)

или А5 (148 x 210 мм)

Форма архивной справки (образец)

Приложение 43

к п. 8.3.4

Наименование организации

КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия

__________________________________________________________________

Имя ____________________________ Отчество ________________________

Место работы (учебы) и должность _________________________________

__________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес __________________

__________________________________________________________________

Образование ______________________________________________________

Ученая степень, звание ___________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования ________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Место жительства _________________________________________________

__________________________________________________________________

Телефоны: _________ (домашний); __________ (служебный)

Серия и N документа, удостоверяющего личность ____________________

__________________________________________________________________

С правилами работы пользователей в читальных залах

государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась),

обязуюсь их выполнять.

Дата ___________ Подпись __________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма карточки пользователя

Приложение 44

к п. 8.6

Наименование организации

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ КОПИЙ, ВЫПИСОК, СПРАВОК,

ТЕМАТИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ

N п/п	Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон	Дата и регист- рацион- ный но- мер за- проса	Содер- жание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата и регист- рационный номер вы- данного документа	Расписка в полу- чении или дата отправки	При- меча- ние

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма журнала регистрации выданных копий,

выписок, справок, тематических материалов

Приложение 45

к п. 8.6

Наименование организации

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ

ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА

Начат __________

Окончен ________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа журнала регистрации посещений

пользователями читального зала

N п/п	Дата посещения	Кол-во выданных ед. хр. и описей	Фамилия, инициалы пользова- теля <*> (разборчиво)

Итого в ________ году количество посещений читального зала

пользователями составило _________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности

сотрудника архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма журнала регистрации посещений

пользователями читального зала

--------------------------------

<*> Графа заполняется пользователем.

Приложение 46

к п. 10.2.1

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

<*>

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ПЛАН

РАБОТЫ _______________________ НА 20__ ГОД

(наименование архива)

N п/п	Название раздела и наиме- нование вида ра- боты	Единица измере- ния	Объем работы	Бюджет рабочего времени	Срок исполнения	Испол- нитель	Примеча- ние

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма годового плана работы архива

--------------------------------

<*> Или руководителя архива, если архив является самостоятельным учреждением.

Приложение 47

к п. 10.3.1

КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1. Общие сведения об организации

Наименование организации и

ее непосредственная подчиненность ________________________________

________________________________

Адрес организации ________________________________________________

Название архива __________________________________________________

Адрес архива _____________________________________________________

Название, дата и N документа

Об образовании организации _______________________________________

О реорганизации организации ______________________________________

О ликвидации организации _________________________________________

Фамилия, имя, отчество, N телефона

Руководителя организации _________________________________________

Начальника управления делами

(Управляющего делами,

начальника общего или 1-го отдела) _______________________________

Начальника канцелярии ____________________________________________

Председателя ЦЭК (ЭК) ____________________________________________

Руководителя архива или лица,

ответственного за архив __________________________________________

Дата и N приказа о назначении лица,

ответственного за архив __________________________________________

2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических и

плановых документов

Положения об архиве ______________________________________________

Инструкции по ведению делопроизводства ___________________________

Номенклатуры дел организации _____________________________________

Плана-графика передачи дел в архив _______________________________

Положения о ЦЭК (ЭК) организации _________________________________

Форма карточки учета работы с организацией

(лицевая сторона)

3. Сведения о проверках работы архива

Дата проверки	Организация, осуществляющая проверку	Основные предложения по итогам проверки	Результаты реализации предложений	Примечание

4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив

			Утверждение описей ЭПК	Одобрение описей ЭПК	Согласование с ЭПК описей на дела по личному составу
дел постоянного хранения	особо ценных дел	копий страхового фонда
кол-во дел	крайние даты дел	кол-во дел	крайние даты дел	кол-во ед. учета	кол-во ед. хр.	крайние даты дел	кол-во дел	крайние даты дел

Форма карточки учета работы с организацией

(оборотная сторона)

Приложение 48

к п. 10.5.1

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

руководителя организации

__________ N ____________

_________________________ Подпись Расшифровка

(место составления) подписи

приема-передачи при смене Дата

руководителя архива

В соответствии с приказом от ____________ N __________________

______________________ передал, а ________________________________

(ф.и.о. передающего) (ф.и.о. принимающего)

принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного

приказа, в составе председателя _________________________ и членов

(ф.и.о.)

________________________________________________________ документы

(ф.и.о.)

архива, страховые копии документов за _______ годы и справочный

аппарат к ним.

N п/п	Название и N описи	Кол-во экземп- ляров описи	Кол-во принятых дел - числитель, знаменатель - количество ОЦД	Кол-во ед. хр. страхового фонда	Примечание

ИТОГО принято _______________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе ____________________________________ особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

_______________________________________ ед. хр. страхового фонда и

(цифрами и прописью)

__________________________ описей в ______________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

экземплярах.

Состояние документов, страхового фонда и описей: _____________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Одновременно передаются ______________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(виды НСА и его объемы, состояние)

Состояние помещения архива: __________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал Подпись Расшифровка подписи

Принял Подпись Расшифровка подписи

Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи

Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи

Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива