Работы архивов организаций 10 страница

│Документы на│ 203 │ │ │ │ │ │ соблюдается, не соблюдается.

│машинных но-│ │ │ │ │ │ │

│сителях │ │ │ │ │ │ │

├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤

│Другие доку-│ 204 │ │ │ │ - │ - │

│менты │ │ │ │ │ │ │

└────────────┴──────┴───────┴───────┴──────┴──────┴────────┘

Примечание. В строке 202 указывается количество подлинников

(негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и

отпечатанных позитивов.

"__" __________ 20__ г.

Руководитель

организации, предприятия _________ Расшифровка подписи ___________

(подпись)

Фамилия и телефон исполнителя

Формат А3 (297 x 420 мм)

Форма паспорта организации, хранящей документы

отраслевого фонда

Приложение 31

к п. 6.3.5

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЕДИНИЦЫ УЧЕТА

ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (ЭД)

Фонд N _________ Опись N _______ Ед. учета _____________

Наименование организации/ подразделения, от которых поступили документы	Заголовок единицы учета	N единиц хранения	Отметка о наличии копий ЭД	Дата поступления
Формат	Вид носителя	Объем (Мбайт)	Количество записей для БД	Дата создания
Срок хранения	Место хра- нения (стеллаж, полка, сейф и т.д.)	Примечание	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(лицевая сторона)

Вид работы (перезапись, миграции)	N акта миграций и пере- записи	Дата	Новый формат	Объем (Мбайт)	Вид носи- теля	N еди- ниц хране- ния	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(оборотная сторона)

Приложение 32

к п. 6.3.5

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

АКТ руководителя организации

__________ N ____________

_________________________ Подпись Расшифровка

(место составления) подписи

о миграции и перезаписи

электронных документов Дата

Фонд N _______________________________________________________

(название фонда)

Опись N	Единица учета N

Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:

Формат _______________________________________

Объем (МБайт) ________________________________

Количество и N ед. хр. _______________________

Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:

Формат _______________________________________

Объем (Мбайт) ________________________________

Количество и N ед. хр. _______________________

Работу выполнили:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Должность Подпись Расшифровка подписи

Работу принял руководитель архива

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесли:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта миграций и перезаписей ЭД

Приложение 33

к п. 6.3.5

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ

ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

N п/п

Дата поступ- ления или выбытия

Наимено- вание органи- зации/ подраз- деления, от кото- рого поступи- ли доку- менты

Название, N и дата докумен- та, по которому принято поступ- ление или вы- бытие ЭД

Название и N фон- да, опи- си и ед. уч. пос- тупивших или вы- бывших ЭД

Поступление описанных ЭД

Выбытие описанных ЭД

Дата соз- дания

Срок хра- нения

Приме- чание

Вид но- си- те- ля

Объ- ем

Фор- мат

Кол-во ед. хр. (запи- сей для ЭД)

Вид но- си- те- ля

Объ- ем

Фор- мат

Кол-во ед. хр. (запи- сей для ЭД)

Итого в ________ году ПОСТУПИЛО _________________________ ед. уч.,

(цифрами, прописью)

_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч.,

(цифрами, прописью)

_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

временного хранения _________________________________ ед. уч.,

(цифрами, прописью)

_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт;

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

ВЫБЫЛО _____________________ ед. уч., ________________________

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,

(цифрами, прописью)

в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч.,

(цифрами, прописью)

_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

временного хранения _________________________________ ед. уч.,

(цифрами, прописью)

_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт.

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма журнала учета поступления и выбытия

электронных документов

Приложение 34

к п. 6.3.5

ЖУРНАЛ

УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ

ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Дата мигра- ции/ пере- записи	N ед. уч.	Исходные данные	Новые данные	N акта мигра- ций и переза- писей	Подпись ли- ца, внесше- го запись
N ед. хр.	Фор- мат	Объем (Мбайт)	N ед. хр.	Фор- мат	Объем (Мбайт)

Итого подверглось миграции/перезаписи за _________________ год

________________________ ед. уч., ________________________ ед. хр.

(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)

объемом _____________________ Мбайт.

(цифрами, прописью)

Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма журнала учета миграций и перезаписей

электронных документов

Приложение 35

к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности Директор

руководителя организации государственного архива

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать

организации государственного

архива

АКТ

__________ N ____________

_________________________

(место составления)

приема-передачи документов

на постоянное хранение

в государственный архив

В связи с ____________________________________________________

(истечением срока хранения документов

__________________________________________________________________

(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а ______________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии

за _________ и справочный аппарат к ним:

(годы)

┌───┬────────┬──────────────┬─────────────────┬───────┬──────────┐

│ N │Название│Кол-во экземп-│ Кол-во принятых │Кол-во │Примечание│

│п/п│и номер │ляров описи │ дел │страхо-│ │

│ │ описи │ │-----------------│вых │ │

│ │ │ │ количество ОЦД │копий │ │

├───┼────────┼──────────────┼─────────────────┼───────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

├───┼────────┼──────────────┼─────────────────┼───────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │

└───┴────────┴──────────────┴─────────────────┴───────┴──────────┘

Итого принято _______________________________ ед. хр. (в том числе

(цифрами и прописью)

страховых копий)

В государственном архиве фонд N _________________________

Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,

производивших передачу производивших прием

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта приема-передачи документов

на государственное хранение

Приложение 36

к пп. 6.4.1.2

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

о необнаружении документов, подписи

пути розыска которых исчерпаны

Дата

Фонд N ____________________

(название фонда)

В результате ________________________ установлено отсутствие в

фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные

меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с

чем считаем возможным снять с учета

Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсут- ствия

Итого ________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично

восполнено следующими ед. хр.: ___________________________________

(номера ед. хр. и их групповые

__________________________________________________________________

заголовки)

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ____________ N __________ от ____________ N _________

Изменения в учетные документы архива внесены.

Руководитель архива

(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска

которых исчерпаны

--------------------------------

<*> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.

Приложение 37

к пп. 6.4.1.2

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

о неисправимых повреждениях подписи

документов

Дата

Фонд N ____________________

(название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо

поврежденными:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Сущность и при- чины поврежде- ния

Итого обнаружено неисправимо поврежденных

______________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _________ N _________ от _________ N ____________

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности работника,

внесшего изменения в учетные

документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Приложение 38

к пп. 6.4.1.3

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

описания документов личного подписи

происхождения

Дата

Фонд N ___________________________________________________________

(название фонда)

По состоянию на ______________________ в фонде N ______________ по

(дата начала работы)

учетным данным числилось ____________ описей, ____________________

временных дел (единиц хранения), _____________________ документов.

В процессе описания сформировано __________ дел (единиц хранения),

выделено не подлежащих хранению _____________ документов (листов),

______ дел; возвращено владельцу ____________ документов (листов),

___________ дел (единиц хранения).

Вновь составлена опись N ________________ на ___________ дел.

По состоянию на _________________________ в фонде N ______________

(дата завершения работ)

числится ___________ описей, _______________ дел (единиц хранения)

за _______ годы.

Проведены следующие виды работ ___________________________________

(перечисляются виды проведенных

__________________________________________________________________

работ, кроме описания документов)

__________________________________________________________________

в объемах: _______________________________________________________

__________________________________________________________________

(каталогизация, выявление дел, требующих реставрации)

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат: ___________

__________________________________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили ___________________________ Подписи Расшифровка

(наименование должностей) подписей

Работу принял

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол N _________ от __________________

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол N _________ от __________________

Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве

_______________ дел (документов) на _____ л.

Подпись владельца архива Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЦЭК (ЭК) организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта описания документов личного происхождения

Приложение 39

к пп. 6.4.1.3

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

об образовании объединенного подписи

архивного фонда

Дата

Фонды в составе __________________ N _____ в количестве ______ ед.

(название фонда)

хр. __________________ N _________ в количестве __________ ед. хр.

(название фонда)

______________________ N _________ в количестве __________ ед. хр.

(название фонда)

______________________ N _________ в количестве __________ ед. хр.

(название фонда)

и т.д.

по состоянию на ______________________ в фонде N ______________ по

(дата начала работы)

учетным данным числилось ________________________.

В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд

__________________________________________________________________

(название)

в составе __________________ ед. хр., внесенных в ________________

(количество) (количество)

описи.

По состоянию на __________________________ в объединенном архивном

(дата завершения работ)

фонде N _________ числится _________ описей, _________ дел (единиц

хранения) за _______ годы.

Проведены следующие виды работ ___________________________________

(перечисляются виды проведенных

__________________________________________________________________

работ, кроме описания документов)

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат ____________

__________________________________________________________________

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили ____________________________ Подписи Расшифровка

(наименование должностей) подписей

Работу принял

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол N __________ от ______________

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол N __________ от ______________

Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве

_________ дел (документов) на ___ л.

Подпись владельца архива Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЦЭК (ЭК) организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта об образовании объединенного архивного фонда

Приложение 40

к пп. 6.4.1.3

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

о технических ошибках в подписи

учетных документах

Фонд N __________________ Дата

Название фонда _______________________________________________

__________________________________________________________________

В ходе выполнения _________________________ обнаружены технические

ошибки в записях _________________________________________________

Название документа	Существующая запись	Следует записать

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)

на _____________________ ед. хр.

(цифрами, прописью)

Примечания:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения внесены в учетные документы.

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о технических ошибках

в учетных документах

Приложение 41

к п. 6.4.1

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

об обнаружении документов подписи

(не относящихся к данному

фонду, архиву, неучтенных Дата

и т.д.)

В ходе _______________________________________________________

(вид работы)

обнаружено _______________________________________________________

(в фонде, хранилище, рабочем помещении)

__________________________________________________________________