Работы архивов организаций 9 страница

(плановая проверка, перемещения документов,

стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ____________________________________________

(наименование должности, фамилия,

инициалы)

Члены комиссии: __________________________________________________

(наименование должностей, фамилии, инициалы)

__________________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________ по _____________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: ________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения, _________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии _____________________________ дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного

учреждения, _________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей ______________ дел,

(цифрами и

прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей

______________________ дел.

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________ дел,

(цифрами и

прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей

______________________ дел.

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

_____________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)

имеется в наличии

_____________________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки _____________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов _____________

______________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных ___________________________ дел,

(цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки _________________________

(цифрами и прописью)

дел,

8.8. выдано во временное пользование _________________________

(цифрами и прописью)

дел.

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...).

Проверку проводили:

Наименование должностей Подписи Расшифровка

подписей

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

Приложение 23

к п. 4.8.1

__________________________________________________________________

(Название архивного учреждения) <*>

__________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ___

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

__________________

(крайние даты)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи особо ценных дел

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

N п/п	N описи	N дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	N ед. учета страхового фонда	Примечание

В данную опись внесено _________________________ особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с N ____________ по N _____________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Из них имеют страховые копии __________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного

от _________ N ___________ учреждения

от _________ N ____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма описи особо ценных дел

--------------------------------

<*> Заполняется государственным архивом.

Приложение 24

к п. 6.3.3

__________________________________________________________________

(Наименование организации)

__________________________________________________________________

(Название архива организации)

КНИГА

учета поступления и выбытия

документов

Том N _________

Начат _________

Окончен _______

Формат А3 (297 x 420 мм)

Форма титульного листа книги учета поступления

и выбытия документов

N п/п

Дата поступ- ления и выбытия доку- ментов

Наименование организации (структурно- го подразде- ления, лица, архива), от которой пос- тупили (или выбыли) до- кументы

Название, номер и дата до- кумента, по кото- рому пос- тупили или выбы- ли доку- менты

Название и номер фонда, описи посту- пивших или вы- бывших докумен- тов

Крайние даты посту- пивших или вы- бывших докумен- тов, включен- ных в опись

Поступление описанных документов

Выбытие описанных документов

Неописанных дел, доку- ментов, лис- тов

Приме- чание

Кол-во дел

Кол-во дел

посто- янного хране- ния

времен- ного (свыше 10 лет)

по лич- ному составу

посто- янного хране- ния

времен- ного хране- ния

по лич- ному составу

посту- пило

выбы- ло

Итого в _____ году поступило ________________________ ед. хр. (для

(цифрами и прописью)

(аудио-, видеодокументов - + ед. уч.), в том числе:

показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13

книги;

выбыло _________________________ ед. учета (+ документов, листов),

(цифрами и прописью)

в том числе:

показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

Наименование должности лица,

составившего итоговую

годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А3 (297 x 420 мм)

Приложение 25

к п. 6.3.3

Наименование организации

СПИСОК ФОНДОВ

Том N ___________

Начат ___________

Окончен _________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа списка фондов

N фонда	Название фонда	Дата первого поступления документов фонда	Отметка о выбытии фонда	Примеча- ние
Куда выбыл	Дата и N документа, на основании которого выбыл

На 01.01.___ года в список включены фонды с N _______ по N ______.

Всего хранится в архиве __________________________ фондов, из них:

(цифрами и прописью)

______________________ содержат особо ценные дела.

(цифрами и прописью)

Номера свободные:

Наименование должности работника

архива, составившего годовую

итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного

за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма списка фондов

Приложение 26

к п. 6.3.3

Наименование организации

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Начат ___________

Окончен _________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа реестра описей

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Кол-во дел в описи	Край- ние даты	Коли- чество листов в описи	Коли- чество экземп- ляров описи	Приме- чание
посто- янного хране- ния	времен- ного (свыше 10 лет) хране- ния	по лично- му соста- ву

Всего хранится в архиве _________________________ описей, из

(цифрами и прописью)

них постоянного хранения _____________________________, временного

(цифрами и прописью)

хранения (свыше 10 лет) _________________________________________,

(цифрами и прописью)

по личному составу ______________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника

архива организации, составившего

реестр описей Подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива организации

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма реестра описей

Приложение 27

к п. 6.3.3

__________________________________________________________________

(Наименование организации)

__________________________________________________________________

(Название архива организации)

КНИГА

учета поступления и выбытия

страхового фонда и фонда пользования

Том N _________

Начат _________

Окончен _______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа книги учета поступления

и выбытия страхового фонда и фонда пользования

N п/п	Дата поступ- ления или вы- бытия ед. хр. СФ	Название и N, дата документа, по которо- му посту- пили или выбыли ед. хр. СФ	Дата копи- рова- ния	Номера фондов	Номера описей	Кол-во ед. хр. подлин- ников, включен- ных в единицу хранения страхо- вого фонда	Сведения о страховом фонде (кол-во ед. хр.)	Сведения о фонде пользования (кол-во ед. хр.)	При- ме- чание
поступило	выбыло	поступило	выбыло

Итого поступило в ____ году ______________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

страхового фонда, __________________________________ ед. хр. фонда

(цифрами и прописью)

пользования;

выбыло __________________________________ ед. хр. страхового фонда

(цифрами и прописью)

и __________________________ ед. хр. фонда пользования.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего годовую

итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Руководитель архива

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма книги учета поступления и выбытия

страхового фонда и фонда пользования

Приложение 28

к п. 6.3.3

Гриф ограничения допуска

Наименование государственного архива <*>

ОПИСЬ N ___

страхового фонда

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи страхового фонда

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

N ед. хр. страхо- вого фонда	Дата копиро- вания доку- ментов	Кол-во кадров в ед. хр. страхо- вого фонда	Кол-во дел, вклю- ченных в ед. хр.	Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда	Примечание
Номера фондов	Номера описей	Номера ед. хр.

Всего на 01.01.____ года в опись включено ________________________

(цифрами и прописью)

ед. хр., с N _____ по N _______, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

______________________ кадров м/ф страхового фонда

(цифрами и прописью)

скопировано ______________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

работника архива,

составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного

учреждения

от _________ N ___________ от _________ N ____________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма описи страхового фонда

--------------------------------

<*> Заполняется в государственном архиве.

Приложение 29

к п. 6.3.3

Кому представляется ___________________________________

(наименование и адрес получателя)

_______________________________________________________

Кем представляется ____________________________________

(наименование и адрес

_______________________________________________________

отчитывающейся организации)

_______________________________________________________

(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 20__ года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м)	Загруженность архивохранилища (%)
А

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
Всего	Крайние даты	Из них внесено в описи, утвержденные (согласо- ванные) ЭПК архивного учреждения	Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
Началь- ная	Конеч- ная
Всего	Крайние даты
Началь- ная	Конечная
А	Б
Постоянного хране- ния
По личному составу

3. Кадры Условия хранения документов (нужное

подчеркнуть):

┌──────┬──────────┐ - Хранилище: есть, нет; сухое, сырое;

│ Код │Количество│ светлое, темное.

│строки│ штатных │ - Отопление: центральное, печное,

│ │работников│ отсутствует.

├──────┼──────────┤ - Стеллажи: металлические, деревянные,

│ 301 │ │ комбинированные; нет.

└──────┴──────────┘ - Шкафы: металлические, деревянные;

отсутствуют.

"__" _________ 20__ г. - Сигнализация: пожарная: есть, нет;

охранная: есть, нет.

- Читальный зал: есть, нет.

Руководитель организации, - Температурно-влажностный режим:

предприятия ___________ соблюдается, не соблюдается.

(подпись)

Фамилия и телефон исполнителя

Формат A3 (297 x 420 мм)

Форма паспорта архива организации, хранящей

управленческую документацию

Приложение 30

к п. 6.3.3

Кому представляется _________________________

(наименование и адрес

_____________________________________________

получателя)

Кем представляется __________________________

(наименование и адрес

_____________________________________________

отчитывающейся организации)

_____________________________________________

_____________________________________________

(форма собственности отчитывающейся

организации)

ПАСПОРТ

организации, хранящей документы отраслевого фонда

______________________________________________________

(название отраслевого фонда)

на 1 декабря 20__ года

1. Сведения о хранилищах 3. Кадры

┌──────┬──────────┬────────┬─────────────┐ ┌───────┬────────────┐

│ Код │Количество│ Площадь│ Степень │ │ Код │ Количество │

│строки│ хранилищ │хранилищ│загруженности│ │ строки│ штатных │

│ │ │ │ (%) │ │ │ работников │

├──────┼──────────┼────────┼─────────────┤ ├───────┼────────────┤

│ А │ 1 │ 2 │ 3 │ │ А │ 1 │

├──────┼──────────┼────────┼─────────────┤ ├───────┼────────────┤

│ 101 │ │ │ │ │ 301 │ │

└──────┴──────────┴────────┴─────────────┘ └───────┴────────────┘

2. Сведения о документах

┌────────────┬──────┬───────┬──────────────┬──────┬────────┐

│ Показатели │ Код │Кол-во │ Крайние даты │Коли- │Объем │ Условия хранения документов

│ │строки│ед. хр.├───────┬──────┤чество│записан-│ (нужное подчеркнуть):

│ │ │ │началь-│конеч-│баз │ной ин- │ Хранилище: есть, нет; сухое,

│ │ │ │ная │ная │данных│формации│ сырое; светлое, темное.

│ │ │ │ │ │ │(Мбайт) │ Отопление: центральное,

├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤ печное, отсутствует.

│ А │ Б │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ Стеллажи: металлические,

├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤ деревянные, комбинированные;

│Научно-тех- │ 201 │ │ │ │ - │ - │ нет.

│ническая │ │ │ │ │ │ │ Шкафы: металлические,

│документация│ │ │ │ │ │ │ деревянные; отсутствуют.

├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤ Сигнализация: пожарная: есть,

│Фотодокумен-│ 202 │ │ │ │ - │ - │ нет; охранная: есть, нет.

│ты │ │ │ │ │ │ │ Читальный зал: есть, нет.

├────────────┼──────┼───────┼───────┼──────┼──────┼────────┤ Температурно-влажностный режим: