Организация работы ИС

Описание организации работы процесса управления заказами начинается с обращения клиента в организацию.

До введения ИС в организацию, три менеджера по рекламе работали с клиентами, нарабатывали клиентскую базу и обрабатывали заказы, заключая договор. Непосредственно общаясь с клиентами лично, либо по телефону или с помощью электронной почты (Рис. 4).

Рис. 4 «Взаимодействие клиента с менеджером»

Данный договор подписывался исполнительным директором, от которого шел приказ, на исполнение главному редактору в творческом отделе. Затем договор учитывается бухгалтером для осуществления его деятельности, учета. Деятельность менеджеров контролируется начальником отдела продаж, также сопоставляя количество заключенных договоров и данные бухгалтера, производя анализ продаж организации.

Клиентская база менеджеров формируется лишь по отдельным записям каждого менеджера. Учет заказов производится только по бумажной документации (договор), и по расчетной деятельности бухгалтера ведущий расчеты в электронных таблицах.

После введения ИС менеджеры так же общаются с клиентами по телефону, факсимильной связью, лично и по электронной почте. Но теперь сменится программа контроля и работы с электронной почтой - Mozilla Thunderbird. Главная причина это переход на частичное бесплатное программное обеспечение, а также программа обладает удобным и легким интерфейсом что не усложнит работу менеджера.

После менеджер фиксирует заказ помимо договора, с помощью программы WinService Pro. С помощью этой программы оформляется электронная квитанция (возможна распечатка) с указанием наименования услуги, стоимости, срока договора. Так же возможно данную квитанцию отправить на другие компьютеры организации (а именно компьютер главного редактора и бухгалтера) посредством организованной локальной сети с типологией «звезда». После чего заказ переходит в стадию исполнения под руководством главного редактора.

Затем менеджер заносит данные о клиенте, договоре, заказе в базу данных. С помощью базы данных менеджер ведет учет клиентов, заказов, составляет отчеты о невыполненных заказах. К этим ресурсам имеют доступ и другие сотрудники. Например, отчет о невыполненных заказах необходим для главного редактора для организации своей деятельности и творческого отдела, а отчет о выполненных заказах может бухгалтеру в его деятельности. Также доступ к базе данных необходим для начальника отдела продаж для контроля за деятельность менеджеров(рис. 5).

Рис. 5 «Процесс распространения информации о заказе»

Для самих же менеджеров работа с данными о клиенте: последнее обращение, размер заказа, количество заказов – для выделения более прибыльных клиентов и отслеживания их активности. Что позволит менеджеру выделить различные группы клиентов для его рациональной работы.