Личное дело работника

Глава 8.

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работни­ке и его трудовой деятельности. Личное дело работника формируется кадровой службой предприятия после издания приказа о приеме на работу.

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (подробнее смотри в настоящей главе далее), упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:

1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

—анкета, автобиография, резюме;

—личное заявление о приеме на работу;

—копии документов об образовании;

—рекомендации и характеристики;

—медицинские справки;

—трудовой договор;

—выписка из приказа о приеме на работу;

—выписки из протоколов об избрании на должность;

—выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;

—личная карточка.

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

—выписки из приказов (копии) о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;

—копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);

—копии документов об образовании, повышении квалификации;

—аттестационные листы;

—служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;

—акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 6 октября 2000г.)

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень состоит из 12 разделов, в частности:

—раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

—раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

—раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

ДОКУМЕНТ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года. Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается.

№ статьи	Вид документа	Срок хранения док-ов	Примечание
1. Организация системы управления
1.1 Распорядительная деятельность
	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним;		(1) Присланные для сведения – до минования надобности
а) по основной деятельности	Пост. (1)	(2) О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 л.
б) по личному составу	75 л. (2)
в) по административно-хозяйственным вопросам	5 л.
1.2 организационные основы управления
с

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомен­дуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последо­вательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы. Правила проставления отметок о заверении копий документов смот­ри в главе 1.

Документы личного дела подшиваются в папку-«дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98 —

«ДЕЛО»: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись доку­ментов.

«ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА»: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров докумен­тов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Анкета

Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от ин­формации, которую Вы хотели бы получить. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимо­сти, биографические и профессиональные данные должны быть в ней отра­жены (только не переборщите с объемом анкеты). Как правило работник за­полняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу.

Примерный перечень вопросов (образец)

АНКЕТА

Фамилия

Имя_

Дата рождения.

(указать предыдущую, если изменяли)

_____________ Отчество

_, место рождения

фото

Семейное положение
Дети, возраст __

Адрес постоянной регистрации

Адрес фактического проживания

Тел:_

Гражданство _ Паспорт серия.

Наличие загранпаспорта

Выезды за рубеж

Судимости _

_, e-mail:

_, выдан

..__ •____ 200 г.