Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Поставщики – это организации, поставляющие данной организации материалы, электроэнергию, газ, пар, воду и т.д.

Подрядчики выполняют для организации строительно-монтажные, наладочные, научно-исследовательские и другие работы, оказывают консультационные, маркетинговые и другие услуги.

Расчеты с ними могут производиться в безналичной или наличной форме.

Банки регламентируют виды и правила безналичных расчетов в соответствии с главой 24 (статьи 231 – 275) Банковского Кодекса Республики Беларусь, согласно которой организации могут применять следующие виды безналичных расчетов:

1 – банковский перевод;

2 – аккредитив;

3 – инкассо.

1 Банковский перевод (может быть дебетовый и кредитовый) – это последовательность операций, начинающаяся с выдачи инициатором платежа платежных инструкций, в соответствии с которыми один банк (банк-отправитель) осуществляет перевод денежных средств за счет плательщика в другой банк (банк-получатель) в пользу лица, указанного в платежных инструкциях (бенефициара).

Кредитовый перевод – это банковский перевод, инициатором которого является плательщик. Кредитовый перевод осуществляется на основании представляемых в банк-отправитель платежных инструкций, которые оформляются расчетными документами - платежным поручением, которое выписывает владелец счета.

Дебетовый перевод – это банковский перевод, инициатором которого является бенефициар. При осуществлении дебетового перевода платежные инструкции оформляются расчетными документами (платежным требованием) или чеком.

Расчеты в безналичной форме в виде банковского перевода проводятся на основании платежных инструкций.

Платежные инструкции могут быть выданы посредством:

– представления расчетных документов (платежное поручение, платежное требование);

– использования платежных инструментов при осуществлении соответствующих операций (чека, банковской платежной карточки, других инструментов).

Платежные инструкции клиента могут быть выданы в письменной форме или в форме электронного документа. Платежная инструкция клиента, выданная в письменной форме, должна содержать подписи лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, а также оттиск печати владельца счета.

Платежные инструкции подлежат исполнению банком не позднее банковского дня, следующего за днем их поступления в банк, если иное не предусмотрено законодательством РБ или договором клиента.

Расчеты в безналичной форме в виде банковского перевода могут быть проведены также на основании договора между банком и клиентом, содержащего сведения, необходимые для осуществления банковского перевода.

2 Аккредитив – это обязательство, в силу которого банк, действующий по поручению клиента – приказодателя, должен осуществить платеж получателю денежных средств либо оплатить (учесть) переводной вексель, выставленный получателем денег, или дать полномочия другому банку (исполняющему банку), осуществить такой платеж, если соблюдены все условия аккредитива. В заявлении на аккредитив указывается вид аккредитива, наименование поставщика, номер договора поставок, общее наименование товарно-материальных ценностей по поставкам, документы, служащие для оплаты, сумма, срок аккредитива и другое.

Аккредитив не может быть изменен или отменен без согласия получателя денег.

Аккредитив как вид безналичных расчетов может быть подтвержденным, переводным, резервным.

Под переводным понимается аккредитив, по которому по заявлению получателя денег исполняющий банк может дать согласие другому лицу на полное или частичное исполнение аккредитива, но при условии представления этим лицом всех необходимых документов, указанных в аккредитиве.

Резервный аккредитив - это аккредитив, по которому банк выдает независимое обязательство выплатить определенную сумму денежных средств получателя денег по его требованию или заявлению при наступлении определенных условиях.

Аккредитивы могут быть внутренние и международные.

Аккредитив может исполняться посредством платежа по предъявлению, платежа с отсрочкой, акцепта, оплаты или учета переводного векселя.

Клиент – приказодатель обязан одновременно с передачей банку - эмитенту платежных инструкций предоставить ему денежные средства, необходимые для исполнения аккредитива. Платеж получателю денег (бенефициару) осуществляется только при предоставлении им необходимых документов, предусмотренных в условиях аккредитива.

3 Инкассо. Под инкассо понимается осуществление банками операций с документами на основании полученных инструкций клиента. Инкассо осуществляется банком по поручению клиента или от своего имени. Банк, представляющий документы плательщику, является представляющим банком.

При инкассо плательщику передаются финансовые документы, не сопровождаемые коммерческими документами (чистое инкассо), либо финансовые документы, сопровождаемые коммерческими документами, либо только коммерческие документы (документарное инкассо) в целях получения от него платежа.

Под финансовыми документами понимаются чеки, векселя и иные документы, используемые для получения платежа.

Под коммерческими документами понимаются транспортные документы, счета, товаросопроводительные и иные документы, не являющиеся финансовыми документами.

Представляющий банк вправе списать средства со счета плательщика с условием передачи документов либо с его согласия (акцептная форма), либо самостоятельно без его согласия (безакцептная форма). Условия применения безакцептной формы инкассо определяются законодательством РБ либо соглашениями плательщика и представляющего банка.

При акцептной форме инкассо представляющий банк обязан известить плательщика о требованиях принципиала и (или) представить документы плательщику для получения согласия на оплату. Представляющий банк не несет ответственности перед принципиалом за отказ плательщика от акцепта представленных документов. Плательщик имеет право отказаться от акцепта полностью или частично на законных основаниях.

При безакцептной форме инкассо представляющий банк обязан проверить по внешним признакам подлинность представленных финансовых документов и перечислить взыскиваемую сумму банку – ремитенту.

Расчеты могут производиться после отгрузки продукции, товаров, работ, услуг, а могут осуществляться в виде предварительной оплаты в счет будущих поставок. Безналичные расчеты могут производиться как за счет имеющихся средств на счетах организации, так и за счет полученных кредитов банка, займов.

Списание средств со счетов плательщика по его инициативе производится на основании первого экземпляра платежной инструкции (платежного поручения и др.), на котором стоят подписи руководителя организации, главного бухгалтера и печать организации.

Чек – это документ, содержащий распоряжение чекодателя произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Срок действия чековой книжки один год.

Для получения чековой книжки организация представляет в банк заявление – обязательство в одном экземпляре и платежное поручение в 2-х экземплярах, на основании которых осуществляется депонирование средств для оплаты выдаваемых чеков.

Чековая книжка выдается представителю организации, поэтому в заявлении – обязательстве указывается его ФИО и образец подписи.

Чеки выписываются на сумму платежа за приобретенные материальные ценности, подтверждаемые ТТН-1, ТН-2 и другими документами. Выписанные чеки подписываются должностным лицом покупателя (чекодателя) по доверенности.

Организации, получившие чеки (чекодержатели), представляют их в банк по месту открытия своего текущего (расчетного) счета вместе с поручением – реестром на бланке установленной формы в 2-х экземплярах, если чекодатель и чекодержатель обслуживаются в одном банке, и в 4-х экземплярах – если в разных банках.

При приеме от чекодержателя чеков банк проверяет правильность их оформления, реквизиты поручений – реестров, соблюдение сроков их действия, после чего пересылает в банк чекодателя для списания средств с его счета и зачисления на счет чекодержателя.

Банк, обслуживающий чекодателя, получив поручение – реестр, регистрирует его при наличии средств на счете специального режима оплачивает.

Если в чековой книжке осталась неиспользованная сумма, то она перечисляется банком на текущий (расчетный) счет чекодателя или ему может быть выдана новая чековая книжка.

Вексель является средством оформления коммерческого кредита, предоставленного в товарной форме продавцами покупателям в виде отсрочки уплаты долга за проданные товары (работы, услуги).

Порядок выпуска, учета и авалирования векселей регулируются Законом Республики Беларусь «Об обращении простых и переводных векселей» (Закон № 341-З от 13.12.1999 г.) и Указом Президента Республики Беларусь «О совершенствовании регулирования вексельного обращения в Республике Беларусь» от 28. 04. 2006 г. № 278.

Различают простые и переводные векселя.

Простой вексель (соло) – это обязательство векселедателя уплатить определенную сумму денег предъявителю векселя или лицу, обозначенному в векселе, или тому, кого оно укажет через установленный срок или по требованию.

Переводной вексель (тратта) – это документ, содержащий указание векселедателя (трассанта) плательщику (трассату) уплатить определенную сумму денег предъявителю векселя или лицу, указанному в векселе, либо тому, кого оно укажет через установленный срок или по требованию.

Обязательными требованиями при заполнении простых и переводных векселей является указание на них следующих реквизитов:

1 наименование «вексель», включенное в текст документа и выраженное на том языке, на котором этот документ составлен;

2 простое и ничем не обусловленное обещание (в простом векселе) или предложение (в переводном векселе) уплатить определенную сумму денег;

3 наименование того, кто должен платить (в переводном векселе);

4 указание срока платежа;

5 указание места, в котором должен быть совершен платеж;

6 наименование лица, кому или приказу кого платеж должен быть произведен;

7 указание даты и места составления векселя;

8 подпись того, кто выдает вексель (векселедателя, трассанта).

Обязательным условием при применении векселей в расчетах является наличие процентов за предоставленный коммерческий кредит из расчета не менее величины учетной процентной ставки Национального банка Республики Беларусь, о чем делается запись в векселе.

Бланки векселей приобретаются в банке. При этом банк взимает 0,1% вексельного сбора от суммы платежа по векселю, что относится у организации на затраты.

Вексель может передаваться другому лицу по индоссаменту.

Расходами по векселю являются платежи за аваль и страхование векселя, взимание процентов по векселю.

Учёт расчётов векселями ведётся как у их получателя (векселедержателя), так и у векселедателя.

В настоящее время также распространены формы расчетов банковскими платежными карточками, расчетов, при которых долг переводится на 3-е лицо или производится уступка требования долга 3-му лицу, зачет взаимных требований, в порядке плановых платежей и иными способами.

Банковская платежная карточка - персонифицированное либо не персонифицированное средство проведения безналичных платежей за товары, работы и услуги, получения наличных денег.

Для осуществления операций с использованием банковских платежных карточек клиенту организации открывается банком карт – счет. Перечисление денег на карт – счет производится организацией со своего текущего либо специального счета.

Зачет взаимных требований осуществляется в равновеликих суммах, платеж осуществляется только на разницу долга.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками учитываются на активно - пассивном синтетическом счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на основании документов, подтверждающих возникновение задолженности перед поставщиком или подрядчиком, сопроводительных документов на получение от них товарно-материальных ценностей, выполненные ими работы, оказанные услуги, предъявляемых счетов к оплате.

Расчеты с поставщиками также отражаются на основании документов, подтверждающих возникновение задолженности поставщиков перед покупателями или заказчиками - на основании документов подтверждающих перечисление денежных средств поставщикам с банковских счетов покупателей или заказчиков авансом (выписка со счета) или выдачу им аванса наличными деньгами (расходный кассовый ордер и отчет кассира).

Все условия, в том числе и виды расчетов, оговариваются в заключаемых договорах.

Перечисление поставщикам авансов в счет оплаты будущих поставок товарно-материальных ценностей, выполнение работ, оказание услуг отражается у плательщика на счете 60. На основании отчета кассира или выписки с соответствующего банковского счета выдача аванса поставщику или подрядчику отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 с/сч. «Авансы выданные» К-т сч. 50, 51,52,55.

Задолженность, возникшая у покупателя перед поставщиками за полученные от них активы, отражается у него бухгалтерской записью:

Д-т сч. 07, 08, 10… К-т сч. 60 – на стоимость активов без НДС;

Д-т сч. 18 К-т сч. 60, 51, 52, 55, 68 – на НДС, предъявленный к оплате поставщиком.

Зачет в счет платежа аванса, ранее выданного поставщику, отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 К-т сч. 60 с/сч. «Авансы выданные».

Задолженность, возникшая у заказчика перед подрядчиком за выполненные работы или оказанные услуги, отражается у него на основании подписанных актов выполненных работ, услуг бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20, 23…25, 26…44 и других счетов К-т сч.60 – на стоимость работ, услуг без НДС;

Д-т сч. 18 К-т сч. 60 – на НДС, подлежащий оплате подрядчику.

У покупателя (плательщика) оплата задолженности наличными деньгами из кассы организации, перечисление денежных средств с расчетных, валютных или специальных счетов поставщикам или подрядчикам отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 К-т сч. 50, 51, 52, 55.

Зачет взаимных требований при товарообменных операциях на эквивалентные суммы отражается на основании подтверждающих документов бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 К-т сч. 62.

Задолженность по расчетам с поставщиками и подрядчиками, обеспеченная выданными векселями, учитывается организациями- поставщиками на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно в аналитическом учете. Для этого к счету 60 может вводиться субсчет «Векселя выданные».

При выдаче поставщику или подрядчику векселей у покупателя или заказчика на стоимость полученных товарно-материальных ценностей, работ, услуг составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 07, 08, 10, 18… К-т сч. 60 с/сч. «Векселя выданные».

Погашение задолженности, обеспеченной выданными векселями, отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 с/сч. «Векселя выданные» К-т сч. 50, 51, 52, 55.

Проценты, начисленные к уплате поставщикам и подрядчикам по выданным им векселям, относятся в состав расходов по финансовой деятельности и отражаются у векселедателя бухгалтерской записью:

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 50, 51, 52, 55.

За осуществление операций с простыми и переводными векселями взимается гербовый сбор. Объектами обложения данным сбором являются передача и получение простых и переводных векселей в целях изменения права собственности или иных вещных прав, в том числе при выдаче, индоссировании, авалировании простых и переводных векселей.

Гербовый сбор уплачивается в республиканский бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днем выдачи, авалирования или предъявления к оплате, передачи и получения простых и переводных векселей по ставке 0,1 % налоговой базы. Налоговой базой гербового сбора является вексельная сумма, в пределах которой плательщик отвечает по векселю (или сумма, предъявленная к оплате).

При начислении гербового сбора к уплате в бюджет составляется запись:

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 68.

Как правило, вексель выдается со сроком погашения через несколько отчётных периодов, поэтому соответствующая часть расходов по страхованию и авалированию векселя, уплате процентов учитывается как расходы будущих периодов в соответствующей их части, а затем по мере наступления соответствующих периодов списывается в состав расходов текущего периода.

Пример. Начислен процент по векселю к уплате поставщику за три месяца авансом 600 000 р. Срок погашения векселя через 3 месяца. В отчетном месяце с расчётного счёта уплачена вся сумма процентов по векселю за три месяца.

В отчетном месяце составляются бухгалтерские записи:

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 60 с/сч. «Векселя выданные» – 200 000 р. - отражается начисление % к уплате поставщику по выданному ему векселю в сумме, приходящейся на отчетный месяц;

Д-т сч. 97 К-т сч. 60 с/сч. «Векселя выданные» – 400 000 р. - отражается начисление % к уплате поставщику по выданному ему векселю в сумме, приходящейся на следующие два месяца;

Д-т сч. 60 с/сч. «Векселя выданные» К-т сч. 51 – 600 000 р.- отражается вся сумма процентов по векселю, перечисленная с расчетного счета;

В последующие два месяца проценты по векселю списываются по 1/3 суммы, уплаченной за три месяца, бухгалтерской записью:

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 97 – 200 000 р.

Аналогично отражается начисление сумм и их перечисление за авалирование и страхование векселя.

Уплата гербового сбора отражается бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 68К-т сч. 51 – уплачен вексельный сбор при оформлении векселя;

Д-т сч. 91/4 К-т сч.68 – отнесена сумма уплаченного вексельного сбора на расходы по финансовой деятельности организации.

Погашение векселя отражается у плательщика бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 с/сч. «Векселя выданные» К-т сч. 50, 51, 52, 55.

Построение аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчету «Векселя выданные» должно обеспечить возможность получения необходимых данных о задолженности поставщикам и подрядчикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил, а также по просроченным оплатой векселям.

Бланки векселей должны храниться в организации как бланки строгой отчетности и учитываться на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Движение их отражается на этом счете на основании соответствующих первичных документов.

При получении от поставщиков премий (бонусов), предусмотренных заключенными договорами, отражается в составе прочих доходов от текущей деятельности бухгалтерской записью:

Д-т сч. 51 и др. счетов К-т сч. 90/7.

Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется по каждой поставке линейно-позиционным способом в следующем порядке:

– № и дата документа, на основании которого отражена хозяйственная операция;

– наименование поставщика;

– сумма полученных активов, отраженных в разрезе корреспондирующих счетов по их учету;

– оплата счетов поставщика в разрезе корреспондирующих счетов;

– сальдо дебетовое или кредитовое на начало и на конец месяца.

За отчетный период итоги обобщаются, по счету 60 определяется развернутое сальдо на конец отчетного месяца, то есть, отдельно дебиторская и отдельно кредиторская задолженность.

В главную книгу информация по счету 60 заносится в следующем порядке:

– оборот дебетовый счета с расшифровкой его корреспонденции;

– оборот кредитовый общей суммой;

– развернутое сальдо на конец месяца

В бухгалтерский баланс информация со счета 60 заносится в следующем порядке:

– во 2-ой раздел «Краткосрочные активы» - задолженность поставщиков и подрядчиков за перечисленные им авансы до 12 месяцев;

– в 4-ый раздел «Долгосрочные обязательства» - задолженность организации поставщикам и подрядчикам со сроком погашения более 12 месяцев;

– в 5-ый раздел «Краткосрочные обязательства» - задолженность организации поставщикам и подрядчикам со сроком погашения менее 12 месяцев.

Бухгалтерия должна контролировать расчеты с поставщиками и подрядчиками с целью обеспечения их своевременности и правильности, так как за нарушение договорных условий предусматриваются штрафные санкции, приносящие прямые убытки организации.