Контроль и регулирование в системе менеджмента

Цель функций контроля и регулирования – обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджмента.

Контроль – постоянный процесс, обеспечивающий достижение организацией принятых це-лей развития путем своевременного обнаружения возникающих в ходе профессионально-хозяйст-венной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормати-вов, стандартов) и изменений внешней сферы.

Контроль – комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.

Задачи контроля:

- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результа-тах (функция учет);

- оценка состояния и значимость полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция оценка);

- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция анализ);

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.

Регулирование – процесс выработки корректирующих мер и реализация принятых органи-зационно-технологических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безуслов-ное устранение выявленных проблем (отклонений). Задача регулирования – актуализация (обнов-ление) плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.

Функция «контроль» переходит в функцию «регулирование» в момент принятия и реализа-ции решений по корректированию выявленных отклонений. «Контроль» выступает как функция обратной связи в процессе управления: информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления. Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента.

По данным контроля проводится корректировка ранее принятых решений, плановых зада-ний, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Эффективная система контроля в организации характеризуется:

- стратегической направленностью;

- ориентацией на результаты;

- соответствием контролируемому виду деятельности;

- своевременностью и гибкостью;

- экономичностью и простотой.

Виды контроля:

- предварительный – проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений;

- текущий – осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий). Назначение – своевременное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объеме;

- заключительный – осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения;

- стратегический – предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализа-ции перспективной концепции развития организации;

- оперативный – нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей обеспечение выполнения принятых плановых заданий;

- финансовый – ориентирован на конечные экономические результаты деятельности органи-зации и проведены на разных уровнях управления в соответствии с принятой организационной структурой;

- административный – распространяемый на процессы деятельности и управления ими, име-ет иерархическую структуру;

- полный – строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре;

- выборочный – организуется как разовое мероприятие, имеющее условный характер: проверка качества продукции, соблюдение нормативных требований и т. д.

В процессе контроля и регулирования выделяются три этапа, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер:

- выработка стандартов и критериев;

- сопоставление фактических результатов с ожидаемыми;

- принятие корректирующих мер.

Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении фактически достигнутых результа-тов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе допус-кается интервал допустимых отклонений от установленных стандартов.

На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и вырабатывается один из трех вариантов поведения: ничего не предпринимать; устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы; пересмотреть стандарты.

Контрольные (тестовые) вопросы.

Подтвердите или опровергните приведенные ниже утверждения ответами: да – нет.

1. Функции менеджмента не определяют устойчивый состав специфических видов управленческой деятельности.

2. Функции менеджмента характеризуют общие задачи и направления управленческих работ.

3. Тип группы функций менеджмента: общие, социально-психологические и технологические функции.

4. Общие функции отражают содержание основных стадий процесса управления деятельностью организации на всех иерархических уровнях.

5. Общие функции: формирование целей, планирование, организация, контроль.

6. Технологические функции менеджмента связаны в основном с характером производственных отношений в коллективе.

7. Социально- психологические функции менеджмента выделяют два основных вида деятельности: решения и коммуникации.

8. Общие функции менеджмента отражают общий порядок управления деятельностью организации.

9. Процесс управления начинается с функции планирования мероприятий, направленных на достижение установленных целей развития организации.

10. Каждая из пары взаимосвязанных общих функций не представляет собой замкнутый контур управленческих решений.

11. Социально-психологические функции менеджмента не обеспечивают регулирование отношений между людьми.

12. К социально-психологическим функциям не относятся делегирование и мотивация.

13. Делегирование как функция менеджмента означает процесс передачи задач и определении компетенции лицу или группе лиц, принимающих на себя ответственность за их осуществление.

14. Мотивация как функция менеджмента означает процесс стимулирования всех участников деятельности организации, направленный на достижение установленных целей развития организации.

15. Потребности – это категория, означающая осознание ощущения недостатка чего-либо или его отсутствие.

16. Побуждение – это проявленное стремление к удовлетворению жизненных потребностей.

17. Стремление к достижению цели становится стимулом всей деятельности сотрудника.

18. Стимул не является результатом, к которому направлены побудительные мотивы деятельности сотрудника.

19. Вознаграждение – это материальная или моральная оценка результата удовлетворения потребности.

20. Технологические функции менеджмента не характеризуют содержание процессов и методов управления.

21. Технологические функции содержат два главных компонента: коммуникации и решения.

22. Коммуникации – это обмен информацией при подготовке и реализации управленческих решений.

23. Основные задачи коммуникаций:

- определение и планирование потребности в информации для каждого звена управления на предприятии;

- разработка и внедрение прогрессивных информационных технологий;

- определение и контроль управленческих решений.

24. Управленческое решение – это один из основных инструментов выработки и реализации эффективной концепции менеджмента в организации.

25. Основные требования, предъявляемые к управленческим решениям:

- не целевая направленность;

- не иерархическая субординация.

26. Планирование – непрерывный процесс управления или уточнения и конкретизации целей развития организации.

27. Задачи планирования:

- обеспечение целенаправленного развития организации;

- перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития;

- координация деятельности структурных подразделений;

- мотивация трудовой активности работающих.

28. Принципы планирования:

- единство научно-технических, социальных и экономических задач развития организации;

- научная обоснованность и оптимальность решений;

- ресурсная сбалансированность планов.

29. План не является основой деятельности организации любой формы собственности и размеров.

30. Планы не различаются по целям, предмету, уровню, содержанию, периодам планирования.

31. Стратегическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации стратегии предприятия.

32. Продуктово-тематическое планирование заключается в формировании плана развития организации.

33. Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

34. Объемно-календарное планирование не заключается в планировании загрузки подразделений.

35. Планирование необходимо для достижения фирмой следующих требований:

36. В целом задачи планирования фирмы не сводятся к планированию роста прибыли и увеличению доли рынка.

37. Движущие силы, способные влиять на рыночные условия и интенсивность действия силы конку-ренции:

- быстрый или медленный рост долгосрочного спроса;

- обновление продукта;

- вход или выход крупных фирм.

38. Факторы, не влияющие на силу конкурентной борьбы:

- увеличение числа конкурирующих фирм;

- медленный рост спроса на продукцию.

39. Условия, которыми должна располагать фирма, чтобы эффективно отвечать на вызов внешней среды, являются:

- способность к выдвижению конкретных идей;

- способность к реализации этих идей.

40. Общие цели фирмы не отражают ее концепцию.

41. Специфические цели фирмы не разрабатываются в рамках общих целей.

42. Неформальные методы планирования и прогнозирования:

- наглядная информация;

- письменная информация.

43. Качественные методы планирования:

- мнение жюри;

- модель ожидания потребностей;

- метод экспертных оценок.

44. Резервы при планировании в условиях неопределенности не играют большую роль.

45. Основные области долгосрочного планирования:

- организационная структура;

- производственные мощности;

- исследования и разработки;

- доля рынка.

46. Долгосрочное планирование не может быть рассчитано на год, полгода, месяц.

47. Краткосрочное финансовое планирование не складывается из плана капитальных вложений, а также плана по обеспечению ликвидности.

48. Планирование персонала – это система подбора квалифицированных кадров.

49. Кадровое планирование – это направленная деятельность организации по подготовке кадров.

50. Основные задачи кадрового планирования:

- разработка процедуры кадрового планирования, согласованной с другими его видами;

- увязка кадрового планирования с планированием организации в целом.

51. Кадровое планирование включает в себя:

- прогнозирование перспективных потребностей организации в персонале;

- анализ системы рабочих мест организации;

- наилучшим образом использовать потенциал своего персонала.

52. Кадровое планирование не включает применение базисного процесса планирования к решению потребностей человеческого ресурса в организации.

53. Процесс кадрового планирования не должен обеспечивать:

- определение цели организации;

- определение допущений;

- план действия в свете имеющихся ресурсов, включая обученный персонал.

54. Цель – определенный мотив, который находит свое отражение в неких желаемых характеристиках.

55. Процесс установки целей не начинается с утверждения глобальной задачи.

56. В соответствии с эволюцией кадровой политики происходит переход от оценки внешних источников к более тщательному анализу состояния и потенциала внутренних ресурсов.

57. Ресурсный блок не приобретает особое значение в условиях инновационного процесса.

58. При методе Дельфи каждый из экспертов делает независимую оценку того, каким будет следующий запрос, руководствуясь основными допущениями.

59. Методы моделирования обычно не обеспечивают упрощенный просмотр кадровых потребностей в организации.

60. Четыре базисных пути, как сократить общее число служащих:

- сокращение производства;

- истечение срока работы;

- побуждение к раннему уходу в отставку;

- побуждение к добровольному уходу с должности.

61. Планирование потребности в персонале не включает оценку наличного потенциала трудовых ресурсов.

62. Цель – по возможности экономичное и справедливое по отношению к человеку, распределение потен-циала рабочей силы между вакантными рабочими местами.

63. Планирование обучения персонала не должно учитывать новые курсы или расходы на существующие.

64. Причинами высвобождения кадров могут быть явления организационного, экономического или технологического плана.

65. Планирование работы с увольняющимися сотрудниками не базируется на классификации видов увольнений.

66. Смягчить проблему сокращения штатов помогает стратегическое планирование штатов.

67. Специалисты по кадровому планированию работают в среде, характеризующейся неясными инструкциями, различными линиями политики компании.

68. Кадровое планирование – исключительно функция отдела кадрового планирования.

69. Организация – это совокупность долговременных норм и правил построения рациональных структур и производственных процессов предприятия, обеспечивающих достижение целей развития предприятия.

70. Уровни организации: мировая система, народное хозяйство, предприятия.

71. Предметные области организации: сочетание процессов живого труда с материальными элементами производства.

72. Субъекты организации – это персонал предприятия, осуществляющий производственную деятельность в соответствии со своими должностными инструкциями.

73. Линейная структура – одна из основных структур управления организацией.

74. Достоинства линейной структуры:

- ярко выраженный авторитарный стиль руководителя;

- перегрузка руководителей.

75. Достоинства линейно-штабной структуры:

- снижение загрузки линейных руководителей;

- баланс функционального и линейного руководства.

76. Недостатки многолинейной структуры:

- быстрые коммуникации;

- разгрузка высшего руководства.

77. Цель функций контроля и регулирования – обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджмента.

78. Контроль не является комплексной функцией.

79. Задачи контроля:

- сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности;

- оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности;

- анализ причин отклонений;

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации.

80. Регулирование – процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно- технологических и технических решений.

81. Функция «контроль» не переходит в функцию «регулирование» в момент принятия и реализации решений по корректировке выявленных отклонений.

82. По данным контроля проводится корректировка ранее принятых решений.

83. Предварительный контроль – проводится до принятия решений по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных решений.

84. Текущий контроль не осуществляется в процессе исполнения принятых решений.

85. Заключительный контроль – осуществляется после реализации решений.

86. Оперативный не нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов.

87. Финансовый контроль ориентирован на конечные экономические результаты деятельности предприятия.

88. Полный контроль не строится как целостная система.

89. Выборочный – организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер.