Подготовка и оформление основных видов документов

Организационные документы. Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции и функции предприятия, организацию его работы, прав, обязанности и ответственности руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами. К организации относятся:

· учредительные документы (устав и договор), составляемые при создании документа;

· структура и штатная численность;

· штатное расписание;

· правила внутреннего трудового распорядка (или положение о персонал);

· положение о структурных подразделениях;

· должностные инструкции работникам;

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указывают все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ согласовывается на бланке предприятия, подписываются заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором (см. приложение 5).

Изменения в СТРУКТУРУ И ШТАТНУЮ ЧИСЛЕННОСТЬ вносят приказом директора (приложение 6).Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в ШТАТНОМ РАСПИСАНИИ. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, при этом в грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Формы штатного расписания даны в приложении 7. Изменения в штатное расписание вносятся приказом директора предприятия (приложение 8).

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в ПРАВИЛАХ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА или в ПОЛОЖЕНИИ О ПЕРСОНАЛЕ. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия. Форма правил внутреннего распорядка приведена в приложении 9, образец положения о персонале – в приложении 10.

Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции права и обязанности, ответственность подразделения. Текст положения должен содержать следующие основные разделы (в скобках определено их содержание):

1. «Общие положения» (определяется правовой статус структурного подразделения., его подчиненность порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалифицированные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности).

2. «Основные задачи» (излагается направление деятельности данного структурного подразделения).

3. «Функции» (перечисляются конкретные виды производственно – хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурном подразделении).

4. «Права и обязанности» (указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям).

5. «Ответственность» (устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав.)

6. «Взаимоотношения. Связи» (определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т. д.).

7. «Организация Работы» (определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации).

Положение о структурном подразделении предприятия разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора предприятия, юристом и утверждается директором. Форма приложения прилагается (Приложение 11). Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ директора предприятия (см. приложение 12)

Правовое положение работников предприятия регламентируется ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. ТЕКСТ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения» (устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности).

2. «Функции» (определяются направления деятельности специалиста).

3. «Права» (определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей)

4. «Ответственность» (устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав).

5. «Взаимоотношения. Связи по должности» (перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и представления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов).

Количество разделов в должностной инструкции может варьироваться, однако круг вопросов не может быть меньше рекомендованного или противоречить по содержанию нормативным актам («Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 (в ред. Постановлений Минтруда РФ) с дополнениями и изменениями на дату разработки документа, отслеженными по системе «Гарант»).

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. Форма должностной инструкции прилагается (приложение 13). Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия (см. приложение 14).

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом – приказом директора (см. приложение 15).

Распорядительные документы. Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания ПРИКАЗОВ директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения. После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение к приказу директора предприятия "Интертур" от 11.03.05. №4

Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак "№" перед цифровым обозначением не ставится. Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

Приложение к приказу директора предприятия "Интертур" от 02.01.94 №1 /Инструкция Минфина РФ/ от 13.04.05. №134/56

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Образец оформления приказа по основной деятельности слагается (приложение 16).

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка - это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии (см. приложение 17).

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать РАСПОРЯЖЕНИЯ И УКАЗАНИЯ. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ", "РЕКОМЕНДУЮ". Образцы распоряжения и указания даны в приложениях 18 и 19. -

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью ПРОТОКОЛОВ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ СОВЕЩАНИЙ у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами. Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: ВВОДНОЙ И ОСНОВНОЙ. ВВОДНАЯ ЧАСТЬ содержит постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" печатаются от нулевого положения, от 2-го положения ставят тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатают от нулевого положения, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут "Доклад прилагается".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже. После чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. Образец оформления протокола - приложение 20. Форма выписки из протокола дана в приложении 21.

В практике применяется КРАТКАЯ И СОКРАЩЕННАЯ ФОРМЫ ПРОТОКОЛОВ, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В ПРОТОКОЛЕ КРАТКОЙ ФОРМЫ указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Форма краткого протокола дана в приложении 22.

В СОКРАЩЕННЫХ ПРОТОКОЛАХ после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма сокращенного протокола приведена в приложении 23.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату, например:

УТВЕРЖДЕНО Советом трудового коллектива предприятия "Интертур" Протокол от 12.03.05. № 6

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ". "СЕКРЕТАРЬ" и расшифровку фамилии с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Информационно-справочные документы. К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы), акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении, отметку о переносе данных, на машинный носитель, отметку о поступлении. Письма могут быть посвящены одному или нескольким вопросам, т.е. быть простыми или сложными. Рекомендуется составлять простые письма, которые более удобны для последующей обработки, исполнения, хранения и использования в справочных целях.

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. В деловом письме выделяют следующий типовой состав зон (макет документа):

1. Заголовок письма (Issuer Field).

2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).

3. Дата (Date).

4. Адресат (Address).

5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).

6. Обращение (Solution).

7. Общее содержание письма (Subject Line).

8. Текст письма (Body of the Letter).

9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).

10. Подпись (Signature).

11. Приложения (Enclosure).

12. Указание на рассылку копий (CC Notation).

Схема 1 Макет делового письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста: от первого лица единственного числа - (ПРОШУ); от первого лица множественного числа - (ПРОСИМ); от третьего лица единственного числа - (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ); от третьего лица множественного числа - (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ и ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).

Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии. Образец исходящего письма дан в приложении 24.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия. Отметка о поступлении располагается в правом нижнем углу документа и включает регистрационный номер письма и дату его получения. Для проставления отметки о поступлении может использоваться специальный регистрационный штамп, включающий: наименование предприятия, место для даты получения и место для регистрационного номера.

Примерная форма регистрационного штампа

ООО "Интертур" Дата. №.

Указания по исполнению полученного письма фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается. Например:

Коростелеву И.С. Подготовить проект ответа с обоснованием к 12.03.05. Подпись руководителя 01.03.05.

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки "Ответственный"). Резолюция проставляется в правом верхнем углу между реквизитами "адресат" и "текст". При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Не рекомендуется писать резолюции на отдельных листах бумаги из-за возможности их потери в дальнейшем. При необходимости создания таких листков резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами. Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) печатаются строчными буквами (кроме заливных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш". Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ. Условно обозначается также слово "номер" - HP.

Телеграмма визируется исполнителем и подписывается руководителем предприятия. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Образец телеграммы дан в приложении 26.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст международной телеграммы печатается через 1,5 интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адресата, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем предприятия. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона. Образец оформления международной телеграммы приведен в приложении 27.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, адресат, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий /или только фамилий/ лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если, телефонограмма передается нескольким адресатам то прилагается список учреждений - адресатов и номеров телефонов. Форма телефонограммы приведена в приложении 28.

Акт. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.д. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшие участие в ого составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитом порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Образец акта дан в приложении 29.

Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки.

Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью. Образец оформления справки приведен в приложении 30.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты,: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении. Форма докладной записки приведена в приложении 31.

Объяснительная записка- это документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Форма объяснительной записки приведена в приложении 32.

Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления.

Термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Tермин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель - это всегда результат технических достижений, и с развитием технологий носители могут совершенствоваться и приобретать новые формы. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположения на документе. Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Любой документ является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В настоящее время действует восемь унифицированных систем документации (УСД):

-унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-унифицированная система банковской документации;

-унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

-унифицированная система отчетно-статистической документации;

-унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

-унифицированная система документации по труду;

-унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

-унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Рассмотренные термины составляют основу терминологии документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др. - обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области.

1.4 Нормативное регулирование документационного обеспечения. Стандартизация и унификация документов. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов, которая претерпела значительные изменение в связи с приведением в соответствие с международным законодательством. 27.12.2002 года принят и спустя полгода введен в действие ФЗ РФ N 184 «О ТЕХНИЧЕСКОМ РЕГУЛИРОВАНИИ», в котором сформулированы новые подходы к стандартизации и сертификации: «стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения; стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг; техническое регулирование - правовое регулирование отношений в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, а также в области установления и применения на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг и правовое регулирование отношений в области оценки соответствия; технический регламент - документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или федеральным законом… и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования».

Одним из принципов технического регулирования является соответствие технического регулирования уровню развития национальной экономики, развития материально - технической базы, а также уровню научно - технического развития.

В целях реализации ФЗ "О техническом регулировании" Правительством РФ принято постановление от 10.11.2003г. N677 «ОБ ОБЩЕРОССИЙСКИХ КЛАССИФИКАТОРАХ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ В СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ОБЛАСТИ». В соответствии с нимГосударственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии осуществляет принятие и введение в действие общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области, а также межведомственную координацию работ по их разработке, ведению и применению.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в соответствии с Постановлением №677 находится в ведении Госстандарта России.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости. Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию (имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не умеющих существенного значения, и дублируемых показателей. Приведение документов к единообразию за счет введения специальных правил расположения показателей можно рассматривать как более высокую ступень унификации, которая способствует стандартизации и совершенствованию формы и содержания документов, удобству их восприятия и обработки. Следовательно, унификацию документов можно рассматривать и как метод их стандартизации. Наибольшая эффективность достигается, когда разрабатываются сопоставимые по форме и содержанию первичные документы.

Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения — формуляра-образца. Графическая модель построения документов определенного множества устанавливает форматы, расположение частей документов, последовательность и состав реквизитов. Метод формуляра-образца получил широкое распространение первоначально при унификации внешнеторговой документации и документации первичного учета, Практика унификации показала высокую эффективность этого метода, что способствовало его выбору как основного при разработке систем документации различных функционального назначения и категорий. Формуляр-образец создается для системы документации или группы документов с последующей унификацией на его основе документов. Графическая модель построения документов положена в основу ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт является основополагающим государственным стандартом в области управленческой документации; разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003г. N65-ст. Действие стандарта распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Этот стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – её структуру, функции, штаты и техническое обеспечение.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (в редакции от 10.01.2003 №15 ФЗ) устанавливает, что информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категорию информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом.

Собственник информационных ресурсов имеет право: назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими; устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним; определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении. Определив место документации в системе управления необходимо рассмотреть правила организации работы с документами.