Организация функциональной подготовки

Рассмотрим два элемента системы управления: функции и их организационное оформление в виде структур.

При создании новой организации функции выступают основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности).

При совершенствовании производства и управления основой служит структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций.

Учредители новых организаций после их регистрации сталкиваются с проблемой: как создать эффективное управление. Можно использовать опыт аналогичных организаций, а можно создавать под конкретного учредителя и организацию приемы и методы управления, используя известные разработанные методики.

Первый вариант дешевый и быстрый. Второй более профессиональный.

Профессиональный подход в действующих организациях заключается в реализации следующих этапов:

1. Создание группы развития организации на конкурсной основе.

2. Составление набора необходимых функций управления и производства.

3. Проверка набора функций управления по методике функционально- стоимостного анализа.

4. Распределение этого набора по четырем группам и его анализ.

5. Составление функциональной структуры управления.

6. Сравнение этой структуры с существующей.

7. Внесение корректив в набор функций.

8. Внесение корректив в структуру управления организацией.

Функция – это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели.

Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три группы:

- Производственные (К ним относятся: функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний). Например, ведение бух.учета;

- Функции управления производственными функциями (К ним относятся: функции по планированию, прогнозированию, организации, стимулированию и контролю деятельности работников, занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем производствах). Например, управление производством, управление персоналом, управление бух.учетом;

- Функции управления управленческой деятельностью (К ним относятся: cтратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность).

Производственные функции выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари, бухгалтеры и т.д. Их называют специалистами.

Функции управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов. Этих работников называют менеджерами.

Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями организации. Таких работников называют руководителями.

Существует следующая иерархия:

- конкретные функции управления;

- общие функции управления;

- типовые процедуры;

- набор операций.

Каждые функция, процедура и операция имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость.

Трудоемкость определяется в часах.

Сложность имеет три уровня: низкий, средний и высокий. Уровень определяется характером выполняемых операций. Низкий уровень сложности характеризуется преобладанием технических операций; средний – преобладанием логических операций; высокий – преобладанием творческой деятельности, включающей действия, основанные на принятии нестандартных решений.

Стоимость определяется на основании калькуляции всех видов операций, составляющих конкретную функцию управления (КФУ).

Каждая конкретная функция управления представляется как набор общих функций – планирование, организация, активизация и контроль.

Каждая общая функция управления, составляющая конкретную функцию управления, включает набор процедур: подготовка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения решения.

Выделяют четыре набора конкретных функций управления для организаций: базовый, отраслевой, групповой и специальный.

Базовый набор конкретных функций управления составляют:

1) управление производством продукции;

2) управление бухучетом;

3) управление техническим и социальным развитием;

4) управление техническим и социальным обеспечением;

5) управление технической безопасностью;

6) управление трудом и зарплатой;

7) управление персоналом;

8) управление реализацией;

9) управление маркетингом;

10) управление экономикой;

11) управление финансами;

12) управление рекламой;

13) управление охраной;

14) стратегическое управление;

15) представительская деятельность;

16) консультационная деятельнсоть.

Базовый набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, транспорта и др.

Отраслевой набор включает функции, характерные для конкретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, капитального строительства, транспорта и т.д.

Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации (ООО, ОАО, ЗАО). Например, управление внешним и внутренним аудитом для финисово-промышленных групп, управление ценными бумагами для акционерных обществ.

К типовому набору относятся специфические функции управления, например, управление внешнеэкономической деятельностью.

Единая самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ) служит элементом для построения соответствующей единой самостоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ). Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция – ЕСОФУ.

Типовое звено соответствует только одной единичной самостоятельной общей функции управления. Оно обладает большей независимостью и стабильностью, чем звено управления. Границы типового звена и звена управления в общем случае не совпадают.

Основные принципы формирования типового функционального звена управления:

Принцип однозначности: каждое типовое звено должно отражать только одну единичную самостоятельную общую функцию.

Принцип детерминированности: в типовом звене процедура принятия решения должна иметь одно входное и одно выходное воздействия.

Принцип стабильности: изменение трудоемкости функция в заданном диапазоне (нормативный уровень) не должно отражаться на структуре связей типового звена с другими звеньями.

Принцип ограниченности: в типовом звене процедура принятия решения должна быть только одна.

Принцип согласованности: типовое звено должно быть вписано в соответствующую среду своего функционирования, в которой оно должно усиливать действие закона единства системы управления.

Принцип необходимой детализации: типовое звено должно реализовать одну единичную функцию и иметь все процедуры для ее выполнения.

Принцип совершенствования: в типовом звене должны быть заложены возможности для снижения трудоемкости выполнения функции и повышения качества ее выполнения.

Формирования функциональной структуры из типовых звеньев дает хорошие результаты для небольших организация, где число функций управления не превышает 200. при увеличении их числа сложность функциональных структур существенно возрастает. Для организаций со значительно большим числом функций предлагается метод агрегирования в рамках единичной самостоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ).

В практике организации функциональной подготовки организаций важное значение имеет параметр – совместимость.

По совместимости функции бывают одинаковые, однотипные и разнотипные. К одинаковым относятся функции, выполняемые разными людьми по одинаковым правилам (н-р, 20 брокеров на одной товарной бирже). К однотипным относятся функции, выполняемые по разным правилам (технологиям), но относящиеся к одной сфере деятельности (к экономике, технике и т.д.). например, в бухгалтерии крупной организации работают специалисты по учету заработной платы, налогам и др. К разнотипным относятся функции, выполняемые по разным правилам и относящиеся к разным сферам деятельности. Например, в подчинении генерального директора имеются: заместитель по кадрам, главный инженер. Главный бухгалтер, заместитель по социальной сфере.

Возможные варианты распределения функций, процедур или операций среди работников:

1. Работник выполняет одну функцию. Количество и профессионализм работников определяются сложностью и трудоемкостью функции, с одной стороны, и нормой рабочего времени и квалификацией работников – с другой.

2. Работник выполняет несколько функций в течение отчетного периода (месяц, квартал, год). Количество и профессионализм работников определяются не только сложностью и трудоемкостью функций, но и различием в сложности и совместимости функций. Здесь возможны следующие ситуации:

А) все функции одинаковые;

Б) функции имеют разный характер совместимости (одинаковые, однотипные, разнотипные) и разную сложность выполнения.