Деловые письма

ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
(извещение, уведомление)

Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.

Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

• В ответ на Ваше письмо...
• В дополнение к нашему письму...
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
• В соответствии с нашей договоренностью...
• На основании нашего телефонного разговора...
• На основании устной договоренности...
• Согласно постановлению правительства...
• Согласно Вашей просьбе...
• Согласно протоколу о взаимных поставках...

или

• В целях выполнения распоряжения...
• Для согласования спорных вопросов...
• Для согласования вопросов участия...
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...
• Для решения спорных вопросов...
• В целях безопасности прохождения груза...
• Во избежание конфликтных ситуаций...
• С целью ознакомления с... высылаем Вам...

В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

Ключевая фраза письма имеет вид:

• Сообщаем, что...
• Извещаем...
• Уведомляем...
• Информируем...
• Ставим Вас в известность, что...
• Считаем необходимым поставить Вас в известность о...
• Доводим до Вашего сведения, что...
• Нам приятно сообщить (Вам), что...
• Имеем честь сообщить (Вам), что...
• С радостью сообщаем (Вам) о...

Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно: