Деловое письмо. Классификация деловых писем. Общие требования к деловым письмам

Деловое письмо – документ применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые могут быть юридическими и физическими лицами.

Классификация деловых писем

1. Сфера применения – административная, коммерческое, производственная, личная переписка, судебная

2. Тематика –материально-техническое обеспечение, финансовые, правовые и другие вопросы

3. Назначение – сообщение, информация, письмо-напоминание, извещение, уведомление, просьба.

4. Статус адресата – письма в органы власти, письма организации, письма физических лиц

5. Количество адресантов – письма в один и несколько адресов

6. Уровень типизации – типовые и нерегламентированные письма

7. Композиция – простые и сложные письма

8. Место в информационном обмене – инициативные и письма-ответы

9. Завершенность информационного обмена - письма, требующие ответа, содержащие требования или претензию, этикетные письма содержащие обязательства гарантии, не требующие ответа

10. Положение в системе документооборота – поступающие и исходящие

11. Вид связи – деловое письмо по каналам электросвязи, телеграмма и электронное письмо

12. Территория – внутренняя и международная переписка

Структура делового письма состоит из вступления, в котором обычно располагаются тема письма, персональное обращение к адресату, а также ссылка на ситуацию, в которой происходило Ваше общение с адресатом.

Основная часть письма, в которой Вы описываете те возможности и преимущества, которые сулит адресату сотрудничество с Вами (коммерческое письмо), выражаете признательность и благодарность, либо приносите извинения, или выражаете соболезнования (в зависимости от темы письма). В основной части важно

соблюдать четкую логическую структуру, развивая мысли от общего к частному, и располагая каждый логический блок в отдельном абзаце.

Завершается деловое письмо выражением признательности, заверением в искренности своих чувств, уверенности во взаимной выгоде сотрудничества.

В деловой переписке применяются нормы этикета. Не стоит побуждать адресата к немедленному принятию решения по теме письма словами "срочно" и"незамедлительно". Не рекомендуется навязывать решение словами "Прошу изучить вопрос и решить его положительно". Запрещается намекать адресату на его, якобы,невнимательность или некомпетентность словами "Предлагаю внимательно изучить…".Если Вы намерены письмом отказать адресату в просьбе, лучше начать письмо с изложения мотивов отказа.