Порядок работы при выявлении расхождений в поставках

4.2.1 В случае принятия поставки из Центра Дистрибуции и выявления расхождений между фактически принятым количеством товара и количеством товара, указанным в товарно-транспортных документах, сотрудник заполняет Акты расхождений по формам 1, 2, 3, 5, которые находятсязаполняются:

- на портале RusWeb по ссылке Rusweb>>Ссылки>>On-Line алгоритмы Adidas>>Акты расхождений

- или на внутреннем Интернет портале ООО “АДИДАС” (http://rumosemvm03.emea.adsint.biz/StockLine/).

- Логин для входа в систему – LDP магазина; первоначальный пароль – adidas11. [PE10]

4.2.2 В случае принятия поставки из Аутсорсингового склада (СВХ) ООО “АДИДАС”/другого магазина и выявления расхождений между фактически принятым количеством товара и количеством товара, указанным в товарно-транспортных документах, заполняются Акты расхождений по формам 1, 2, 6, 7 заполняются из Приложения 2 к Руководству и в формате Excel отправляются на электронный адрес Старшего специалиста по работе с претензиями.

4.2.3 В случае прихода в магазин поставки с Центра Дистрибуции день в день (для магазинов Москвы) или невозможности оформления Актов на портале ООО «АдидасАДИДАС» [PE11] (по техническим причинам) – допускается оформление Актов по формам 1, 2 из Приложения 2. Далее заполненный акт в формате Excel необходимо отправить по электронной почте Аналитику по претензиям транспортной группы. [PE12] Что не освобождает от оформления актов на портале в дальнейшем, при появлении технической возможности.

1.4.1 Если Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник выявил расхождения между фактически принятым количеством товара и количеством товара, указанным в товарно-транспортных документах, он обязан составить Акт расхождений (Приложение 2). Во всех экземплярах ТТН/ТН Директору/Ответственному ответственному за приемку товара сотруднику необходимо сделать отметку о выявленной недостаче и сделать ссылку на составленный Акт расхождений (указав его дату и номер), а также подписаться самому под внесенным текстом.

4.2.4 В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи (порчи) товара в поврежденных (вскрытых, порванных, мокрых, с посторонними запахами) коробах, Акты расхождений (формы 1, 2) составляются в двух экземплярах. Один экземпляр передается Водителю, другой с подписью водителя остается в магазине. Во всех экземплярах ТТН/ТН Директору/ответственному за приемку товара сотруднику необходимо сделать отметку о выявленной недостаче и сделать ссылку на составленный Акт расхождений (указав его дату и номер), а также подписаться самому под внесенным текстом. При этом в таких случаях дополнительно необходимо организовать подписание водителем ТТН/ТН с отметками о недостаче.

а. Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обязан проверять Акт расхождений на предмет:

- совпадения цен на товары, указанные в Акте расхождений и ТТН/ТН;

- правильности суммирования всех стоимостей товаров;

- наличия номера и даты составления;

- указания адреса магазина-составителя;

- заполнения всех полей в таблице.;

дополнительно в случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах необходимо обеспечить:

- наличиея подписи водителя и её расшифровки (ФИО);

- качество фотографий (четкость изображения).

б. В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах, после подписания Акта расхождений водителем, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник должен известить о выявленной недостаче следующих адресатов:

- [email protected];(ящик не работает)

- Аналитика по претензиям отдела вВнутреннего аудитатранспортной группы;

- Директора магазина-отправителя (если поставка осуществлялась из другого магазина).

приложив к письму составленный Акт расхождений в формате Excel, а также следующие фотографии:

- всех страниц составленного Акта расхождений;

- первой и последней страниц “Товарного” раздела ТТН, а также все страницы “Транспортного раздела” ТТН (т.е. все титульные страницы и страницы, содержащие подписи или печати);

- первой страницы ТН и все последние страницы, содержащие подписи или печати).

Внимание! Если водитель отказывается подписывать Акт расхождений, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник не должен отдавать ТТН/ТН по данной перевозке водителю и в обязательном порядке должен незамедлительно уведомить об этом Диспетчера Транспортной группы Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”.

а. При выявлении остальных видов расхождений, составленный акт расхождений в формате Excel высылается:

-на электронный адрес [email protected],

-Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью,

-магазину-отправителю (если поставка осуществлялась из другого магазина).

Необходимость добавления других адресатов письма либо отправка фотографий ТТН/ТН/ Акта расхождений отсутствует.

а. В ответ на письмо, отправленное Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником по вышеуказанным адресам, на электронный ящик отправителя должно автоматически быть прислано письмо с подтверждением учета данного Акта расхождений в информационной системе склада. Данное письмо необходимо распечатывать и прикладывать в комплект соответствующего товарного отчета (вместе с коррекционной накладной и Актом расхождений):

-если в течение суток с момента отправки электронного письма с приложенным Актом расхождений магазину -– отправителю не поступило автоматическое подтверждение об учете данного Акта расхождений в системе, то Директору/Ответственному ответственному за приемку товара сотруднику магазина необходимо обратиться к Аналитику по претензиям отдела вВнутреннего аудита, и по согласованию с ним предпринять дальнейшие действия.

-если в магазин поступило электронное сообщение о необходимости внесения изменений в ранее отправленный Акт расхождений, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник магазина обязан внести соответствующие изменения и осуществить отправку измененного Акта расхождений в день получения данного сообщения.

Информация, поступающая на электронный ящик [email protected], автоматически обрабатывается системой и переносятся в специальный отчет «Report», расположенный по следующему адресу: I:/d_Logistic/Common/claims.

4.2.5 Если водитель/представитель транспортной компании предлагает подписать Директору/Ответственному ответственному за приемку товара сотруднику товарно-транспортные документы или Акт расхождений по форме перевозчика, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник дол-жен подписать данные документы только после подписания водителем Акта расхождений по форме ООО «АдидасАДИДАС» (Приложение 2) и ТТН, а также удостоверившись, что количество и арти-кула товара, указанные в акте перевозчика, полностью соответствуют товаруколичеству и артикулам товара, указанному указанным в акте расхождений ООО «АдидасАДИДАС».

4.2.6 Если водитель транспортного средства отказывается ожидать окончания пересчета коробов или по-артикульной приемки товара, находящегося в поврежденных коробах, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник не должен подписывать ТТН/ТН и обязан оставить у себя все экземпляры товарно-транспортных документов (подписание товарно-транспортных документов по форме водителя также категорически запрещается). О данном происшествии Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно проинформировать Диспетчера транспортной группы/Операционного менеджера по транспорту Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”.

Транзитными поставами в рамках настоящего документа являются все поставки товара, поступающие в магазины из аутсортинговых складов (СВХ) и состоящие из коробов, которые ранее были отправлены на этот склад из магазинов розничной сети.

4.2.7 При выявлении Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником расхождений в транзитных поставках, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник должен составить Акты расхождений отправителя и получателя (форма 6 и 7). Составленный Акт расхождений направляется Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником по адресам и способом, указанным в п. 4.2 настоящего Руководства.

4.2.8 При повторяющихся существенных недопоставках товара в один и тот же магазин, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью/Директор магазина по согласованию с Аудитором Центра Дистрибуции инициирует отправку контрольных поставок товара в магазин с заранее проверенным количеством.