Документы, передаваемые на хранение в архив

Директор магазина обязан обеспечивать отправку документов в архив компании Iron Mountain (IM), которая предоставляет услуги внешнего архивного хранения. Передаче на хранение подлежат документы, от даты составления которых прошло не менее 6 месяцев (например, документация января, февраля, марта отправляется в октябре). Документы, подлежащие отправке:

а. Кассовый отчет (состоит из документов, в которые входят наличные, безналичные и авансовые платежи):

- Приходные кассовые ордера с прикрепленными к ним кассовыми чеками и Z-отчетами;

- Полный отчет операций терминала за день;

- Инкассация терминала за день с приложенными чеками;

- Расходный кассовый ордер с квитанцией к инкассаторской сумке;

- Журнал операций за день.

Все документы кассового отчета скрепляются в последовательности, определенной титульным листом отчета.

б. Товарный отчет (состоит из документов по движению товара):

- Отчет о реализации товара за день;

- Акты переоценок, отчеты о скидках;

- Товарно-транспортные накладные;

- Приходные/Расходные накладные;

- Акты расхождений

- Акты списания и утилизации бракованного товара;

- Служебная записка к результатам пересчета;

- Сводный акт пересчета;

- Описи товарно-материальных ценностей;

- Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач/излишков по итогам пересчета товарных остатков.

в. Документы на возврат товара от покупателей:

- Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе ошибочно пробитым кассовым чекам);

- Заявления от клиента с подписью о получении денег на возврат/обмен товара с подколотыми чеками продажи и возврата;

- Акты приемки бракованного товара;

- Уведомления.

г. Акты о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей и журналы утилизаций.