Процедура отправки ИТО из магазина

а. Действия выполняет Директор магазина при оформлении отправки ИТО по почте или с перевозчиком в Центр Дистрибуции, в другой магазин, в региональный / центральный офис, в сервисную компанию.

б. Для перемещения необходимо отправить в ИТ - службу Заявку на перемещение. При получении положительного решения о перемещении необходимо обеспечить подготовку к отправке и отправку ИТО согласно разделу 5 настоящего Руководства.

в. Оборудование должно быть упаковано и промаркировано;

г. В случае, если для перевозки необходим транспорт, то необходимо оформить Заявку на машину (Приложение 5).

д. При отправке ИТО транспортной компанией или почтой оформляются вручную(без использования системы «1С») следующие документы: ТТН(Приложение 5, в поле «Артикул или номер по прейскуранту» указывается с\н устройства, в поле «Наименование продукции» указывается тип, модель и производитель устройства) и Транспортные маркировки;

е. Сканы \ фото подписанного перевозчиком и сотрудником ТТН необходимо выслать на электронный адрес «[email protected]» для учёта оборудования в системе учёта;

ж. При передачи ИТО «из рук в руки» в другой магазин создается накладная на внутреннее перемещение(Приложение 23, в поле «Инвентарный номер» указывается серийный номер устройства, в поле «Наименование» указывается тип, модель и производитель устройства).

з. При передаче оборудования представителю сервисной компании формируется и подписывается директором и представителем сервисной компании акт о приеме-передаче объекта основных средств (см. форму в приложении 23). На первом листе в графе «Организация-сдатчик» указывается ООО Адидас, в графе «Организация-получатель» указывается наименование сервисной компании. На втором листе в разделе «3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» перечисляется переданное оборудование, в графе «Наименование» указывается Тип\модель\производитель\серийный номер оборудования, в графе «Количество» указывается «1». На третьем листе в графе «Сдал» указывается ФИО менеджера, дата передачи и прочие необходимые данные, в графе «Принял» указывается ФИО представителя сервисной компании, дата приёма и прочее.

и. При возврате оборудования из ремонта оформляется ассиметричный акт о приеме-передаче объекта основных средств по аналогии с описанным выше.

25.4 Процедура списания и утилизации ИТО[PA67]

а. Данная процедура проводится если оборудование не работоспособно, а также получено подтверждение от ИТ службы, что ремонт не целесообразен и оборудование может быть выведено из магазина.

б. Для списания необходимо написать письмо на электронный адрес [email protected], в котором указать тип оборудования\модель\производителя, серийный номер.

в. В письме необходимо указать состояние оборудования, а также добавить фотографии оборудования, подлежащего утилизации.

г. После получения из ИТ службы скана \ фото акта списания и порядка действий по выведению оборудования за территорию магазина, директор магазина обязан организовать точное соблюдение действий по порядку выведения (в т.ч. и временное хранение). Запрещается выбрасывать списанное оборудование вместе с другими бытовыми отходами, если такой порядок не определен в процедуре, полученной из ИТ службы.

д. Распечатанный скан акта-списания сохраняется в магазине в отдельной папке для подтверждения отсутствия оборудования.

25.5 Регулярный пересчет ИТ-оборудования[PA68]

а. Полный пересчет ИТО проводится в магазине не реже одного раза в два месяца при получении запроса из IT-отдела и осуществляется при непосредственном участии Директора и под его руководством, силами персонала.

б. Полный пересчет ИТО также должен проводиться: при смене Директора магазина; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; по иным причинам, с согласия Менеджера по управлению регионом/Директора по розничной торговле и Контролера по товарным остаткам розничной сети.

в. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан организовать и проконтролировать проведение полного передаточного пересчета ИТО в магазине при смене Директора магазина с обязательным участием Директора сдающего ИТ оборудование в магазине и Директора принимающего ИТ оборудование в магазине и подписанием обеими сторонами инвентаризационной ведомости по ИТ оборудованию.

г. Не допускается умышленное сокрытие фактических результатов пересчета.

д. Допущение Директором/Заместителем директора/Администратором торгового зала, иными сотрудниками магазина ситуации наличия в магазине недостач ИТ оборудования за прошедший период является грубым нарушением должностных обязанностей и трудовой дисциплины, что может повлечь за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

е. Перед проведением пересчета ИТ оборудования директор магазина получает из ИТ-отдела инвентаризационную ведомость (ИВ), автоматически заполненную данными бухгалтерского учета об оборудовании, числящемся на учете в соответствующем магазине и производит инвентаризацию используя методику, описанную в Приложении 25. При этом, если инвентаризация проводится в магазине первый раз, то используется методика, описанная в приложении 25.1. Если инвентаризация повторяется, то используется методика, описанная в приложении 25.2

ж. По результатам каждого проведенного пересчета ИТ оборудования Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала магазина формирует инвентаризационную ведомость, объяснительную записку, поясняющую причину возникновения недостач. Документы заверяются аналогично тому, как это делается при инвентаризации товара. Документы на бумажных носителях остаются в магазине и хранятся вместе с документами по пересчету товара.

з. После завершения процедуры пересчета ИТ оборудования Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала отправляет скан\фото подписанной ИВ на адрес [email protected].

и. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью/Контролер остатков товара осуществляет выборочный контроль проведения регулярного пересчета ИТ оборудования в процессе пересчета товара.