Мал. 1. Державна система страхового фонду документації

Організаційна структура управління державною системою СФД України має два рівні управління.

Органи управління державного рівня:

- Центральний орган виконавчої влади з питань НС;

- Державний департамент СФД, який є урядовим органом дер­жавного управління, що діє у складі МНС України;

- міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, у складі яких за необхідності діють галузеві служби (підрозділи) або відповідальні посадові особи з питань створення та ведення СФД.

Органи управління регіонального та місцевого рівнів: органи влади Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севас­топольська міські державні адміністрації, відповідні органи місцевого самоврядування, у складі яких за необхідності діють обласні (регіональні) служби (підрозділи) або відповідальні посадові особи з питань створення та ведення СФД.

Важливою подією для розвитку страхового фонду документації стало утво­рення в березні 1993 року в системі СФД головної організації з питань науково-технічної політики, планування, ведення та використання СФД - Науково-дослідного, проектно-конструкторського та технологічного інституту мікрографії.

У 1994 році до складу Держцентру СФД України увійшло державне підприємство "Діловий зв'язок", яке визначало вимоги до створення й будівництва сучасних телекомунікації та зв'язку.

З квітня 2000 року вийшов Указ Президента України, який визначив головним органом у системі центральних органів виконавчої влади щодо реалізації державної політики у сфері створення СФД Міністерство України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи. А безпосереднє виконання цих завдань покладено на Державний департамент СФД, що став правонасту­пником Держцентру СФД України.

Організаційна структура Державного департаменту СФД сформована для забезпечення виконання його основних завдань, а саме:

- участь у межах його компетенції в реалізації державної політики у сфері здійснення контролю за формуванням СФД, його ве­денням, утриманням і видачею користувачам документів для забезпечення потреб мобілізаційної підготовки та сталого функціонування економіки держави, відбудови об'єктів систем життєзабезпечення населення, проведення аварійно-рятувальних та відновлювальних робіт під час ліквідації наслідків НС;

- ведення Державного реєстру документів СФД;

- ведення Державного реєстру потенційно небезпечних об'єктів;

- забезпечення своєчасного накопичення документації страхового фонду, пов'язаної з унікальними документальними пам'ятками, об'єктами, занесеними до державних реєстрів національного культурного надбання, пам'ятками містобудування, архітектури та історії;

- організація проведення науково-дослідних робіт у сфері створення та зберігання СФД.

Департамент виконує свої повноваження безпосередньо, а та­кож через підпорядковані йому Науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії, бюджетну установу "Фонд" та вісім регіональних центрів страхового фонду до­кументації в м. Донецьку, Дніпропетровську, Києві, Львові, Одесі, Сімферополі, Харкові та Черкасах. У складі департаменту діє Державна технічна інспекція, яка проводить перевірки виконання законодавства України у сфері фор­мування СФД України суб'єктами державної системи СФД.

Особливого значення роботи щодо створення СФД набули з прийняттям Верховною Радою України 22 березня 2001 року Закону України "Про страховий фонд документації України". Законом були закріплені основні набутки та визначені правові, економічні й організаційні засади створення, формування та використання СФД України. Суб'єктами його визначено центральні та місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, устави, організації незалежно від форм власності, які формують та використовують фонд. У державі, фактично, створено нову галузь, покликану захистити та зберегти документи, які відтворюють все те, що за попередні роки накопичила держава в науково-технічній та духовній сферах, а у зв'язку з цим виникла проблема щодо її управління.

Державна система управління СФД є багатофункціональною організаційною системою, яка являє собою сукупність суб'єктів і об'єктів управління, сформовану на основі нормативно-правових актів і відповідних організаційно-технічних заходів, об'єднаних спільною метою і спрямованих на виконання відповідних завдань спеціа­льно підготовленими фахівцями за допомогою сукупності технічних засобів, необхідної інформації та методів управління.

Користувачами СФД є міністерства, інші органи виконавчої влади, а також підпорядковані їм підприємства, установи й організа­ції. Формується цей фонд шляхом розроблення та реалізації відповідними міністерствами, іншими органами виконавчої влади галузевих та обласних (регіональних) програм створення СФД, що затверджуються цими органами за погодженням з Державним департаментом СФД.

Згідно з вимогами Закону України "Про страховий фонд документації України" та постанови Кабінету Міністрів України від 06.02.2002 р. № 642 "Про затвердження Порядку ведення Державно­го реєстру документів страхового фонду документації України" Державний департамент СФД здійснює ведення Державного реєстру документів СФД. Документи СФД України заносяться до Державного реєстру документів СФД України.

Державний реєстр документів страхового фонду документації (далі - Реєстр) - це автоматизована інформаційна система, яка створюється з метою накопичення та державного обліку документів СФД, прийнятих на довгострокове зберігання.

Документи СФД вносяться до Реєстру на підставі щокварталь­них відомостей баз зберігання СФД про прийняття документів СФД на довгострокове зберігання. Кожному документу СФД, який вноситься до Реєстру, надаєть­ся реєстраційний номер.

За письмовими запитами центральних і місцевих органів вико­навчої влади, органів місцевого самоврядування та юридичних осіб - постачальників документації, Державний департамент СФД безопла­тно надає їм інформацію про наявність документів у страховому фонді. Документи СФД виключаються з Реєстру на підставі спільного рішення юридичних осіб - постачальників документації та Держав­ного департаменту СФД. Роботи з ведення Реєстру фінансуються за рахунок коштів державного бюджету, передбачених на утримання МНС України. Реєстр ведеться відповідно до законодавства про державну та іншу передбачену законом таємницю і технічний захист інформації.

Включенню до Державного реєстру документів СФД підляга­ють документи, прийняті до страхового фонду на довгострокового зберігання. Дані про документи СФД до Реєстру вносяться підрозділами системи СФД за напрямами діяльності. При включенні документів до Реєстру кожному з них надається окремий реєстраційний номер і документ СФД вважається прийнятим на державний облік. Виключення документів СФД із Реєстру та зняття їх з державного обліку здійснює Державний департамент СФД на підставі відповідних актів про знищення документів СФД. Користування даними Державного реєстру документів СФД здійснюється за запитами користувачів Реєстру. За результатами обробки запитів користувачам надається необхідна інформація.

На цей час проводиться досить велика робота зі створення СФД та Реєстру. Так, в результаті роботи з центральними органами виконавчої влади, з метою забезпечення створення СФД на об'єкти систем життєзабезпечення та транспортних зв'язків, Державний департамент СФД взаємодіє з Мінпаливенерго та його департаментами, Мінтрансзв'язком, Мінприроди, Держводгоспом, ВАТ "Укртелеком", НАК "Нафтогаз України", Державіаслужбою, Укрзалізницею, Укравтодором та Укрморрічфлотом.

Проведена зазначеними центральними органами виконавчої влади робота разом з Державним департаментом СФД дозволила сформувати галузеві програми створення СФД на об'єкти підприємств енергетичного, нафтогазового, водогосподарського комплексів, електрозв'язку, повітряного, автомобільного, залізничного, морського транспорту, судноплавних гідротехнічних споруд, гідрометеорологічної служби. Цими програмами передбачено закласти до СФД документацію на 4638 об'єктів, які мають важливе значення для сталого функціонування економіки України.

Однак робота зі створення СФД на об'єкти підприємств систем життєзабезпечення певною мірою стримується через те, що наявна на них проектна документація не відповідає дійсному стану об'єктів та є некомплектною. До того ж практично на всіх підприємствах кількість документації щороку зменшується внаслідок її фізичного зносу та неможливості забезпечення надійного зберігання. Така ситуація потребує вирішення деяких питань, з приводу чого було підписано та зареєстровано в Мін'юсті спільний наказ МНС України, Мінпаливенерго, Держводгоспу, Держкомзв'язку, Держбуду та Держжитлокомунгоспу про приведення проектної доку­ментації на підприємствах систем життєзабезпечення у відповідність до фактичного стану об'єктів та вимог нормативних документів сис­теми СФД.

Одночасно в системі СФД ведеться робота з місцевими орга­нами виконавчої влади. З цією метою забезпечено створення обласних (регіональних) СФД. Державний департамент СФД взаємодіє з органами влади Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування. Місцевими органами виконавчої влади разом з Державним де­партаментом СФД проведено роботу з розробки та затвердження 27 обласних (регіональних) Програм створення СФД. Цими програмами передбачено закласти до СФД документацію на 4048 об'єктів, які мають важливе значення для регіонів України.

Відповідно до вимог нормативно-правових актів системи СФД для реалізації державної політики у сфері створення та функціону­вання державної системи СФД при місцевих органах виконавчої влади створені та діють 13 робочих груп, 7 координаційних рад та комі­сій, а також 7 органів виконавчої влади. Координація робіт зі створення СФД покладена на структурні підрозділи органу влади.

На виконання спільного наказу МНС України, Мінпаливенерго, Держводгоспу, Держкомзв'язку, Держбуду та Держжитлокомунгоспу про приведення проектної документації на підприємствах систем життєзабезпечення у відповідність до фактичного стану об'єктів та вимог нормативних документів системи СФД, розроблені та затверджені програми приведення проектної документації підприємств у відповідність до фактичного стану об'єктів та вимог нормативних документів системи СФД по Вінницькій, Волинській, Хмельницькій, Одеській, Херсонській, Миколаївській, Черкаській, Чернівецькій, Кіровоградській та Донецькій областях.