Тема 3 : інформаційна база та організація економічного аналізу

1. Поняття інформації, економічної інформації. Вимоги до інформації.

2. Класифікація джерел аналізу.

3. Перевірка інформації. Етапи організації аналітичної роботи на підприємстві.

4. Аналітичні функції підрозділів підприємства.

5. Документальне оформлення результатів аналізу.

1. Глибина і результативність ЕА залежать від обсягу, своєчасності та якості використаної інформації.

Під інформацією (від латинського information - роз'яснення, викладення) розуміється повідомлення про будь-який факт, подію, об'єкт, явище тощо. Тобто інформацію слід сприймати як повідомлення про конкретні об'єкти управління, що викликають зацікавленість під час виконання певних управлінських функцій. Залежно від сфери використання, інформація може бути економічною, технічною, генетичною тощо.

Економічна інформація (ЕІ) — це сукупність відомостей про соціально-економічні процеси, що слугують для управління цими процесами та колективом людей у виробничій і невиробничій сферах. Вона кількісно характеризує стан виробничо-господарської та фінансової діяльності об’єкта через систему натуральних і вартіс­них показників, циркулюючи у виробничій та невиробничій сферах, органах управління.

ЕІ налічує багато різновидів. Відповідно до виконуваних функцій управління виокремлюють такі види інформації: прогнозна — пов’язана з функцією прогнозування, відображає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів. Наприклад, прогнозований розмір прибутку; планово-договірна — пов’язана з функцією планування та описує господарські процеси, що мають відбутися в заданому часовому періоді. Наприклад, обсяг випуску конкретного найменування продукції; облікова — пов’язана з функціями оперативного, бухгалтерського, статистичного обліку та відбиває господарські процеси, які вже здійснилися, а також фактичний стан; нормативна — пов’язана з функцією підготовки виробництва. Вона регламентує витрати матеріальних та трудових ресурсів, рівень запасів; цінова — охоплює ціни, тарифи, розцінки; довідкова — призначена для деталізації процесів, розшифрування та доповнення різними відомостями. Наприклад, найменування та адреса підприємства; таблична — містить коефіцієнтні величини.

ЕІ є предметом автоматизованого оброблення. За технологією оброблення економічну інформацію поділяють на види:

· вхідна — інформація, що вводиться до оброблення;

· похідна — інформація заново створена;

· проміжна — інформація, що надходить для чергового оброблення. Проміжна інформація характеризується тим, що містить результати розрахунків, що використовуються для наступних розрахунків;

· вихідна — видається наприкінці оброблення як кінцевий результат. Вихідна інформація утворюється як результат розв’я­зання задач і використовується для управління об’єктом і прийняття ефективних управлінських рішень.

Вимоги до інформації:

i аналітичність – вся економічна інформація незалежно від джерел надходження повинна відповідати потребам аналітика, тобто забезпечувати аналітичну роботу у необхідних напрямках з максимальною деталізацією, яка у цей момент необхідна аналітику. Саме тому вся система інформаційного забезпечення повинна удосконалюватися та застосовувати нові форми накопичення та зберігання даних (комп’ютерна техніка);

i об’єктивність – необхідна для ефективності зроблених на основі інформації висновків, а інакше розроблені аналітиками рекомендації можуть нанести збитки підприємству;

i єдність – мається на увазі однаковість, єдність інформації, яка надійшла з різнихджерел. З цього можна зробити висновок про необхідність усунення дублювання інформації;

i оперативність – інформація повинна поступати до аналітика якомога швидше. Цьому також сприяє використання комп’ютерів;

i раціональність – інформація має бути найбільш повною при мінімальних витратах на її збирання, зберігання та обробку.

Крім цих вимог існують такі:

 повнота інформації;  своєчасність;  різнобічність;

 доброякісність;  корисність.

Звісно, що всі ці вимоги до інформації повинні діяти у системі, бо, якщо якась з вимог не виконується, вся інформація може втратити сенс. Наприклад, інформація може бути своєчасною, доброякісною та інше, але для конкретного підприємства нецікавою, тоді втрачається корисність інформації. Або інший приклад, підприємство отримало доброякісну, корисну та інш. Інформацію (про можливого майбутнього партнера – постачальника), але несвоєчасно (його вже “ перехопив “ інший виробник). Така інформація теж нецікава для підприємства.

2. Економічна інформація про всі види діяльності підприємства концентрується в основному у поточному обліку. Крім того, доцільно звернутись і до планово-розрахункових та позаоблікових даних.

Отже, джерела економічної інформації поділяються на:

1 планово- розрахункові;

Ë облікові;

4 позаоблікові.

1 До планово-розрахункових джерел відносять всі типи планів підприємства (перспективні, поточні тощо), нормативні матеріали, кошториси, прейскуранти цін і тарифів, а також конкретні планові розрахунки по:

· виробництву продукції;

· використанню виробничих потужностей;

· технічному розвитку;

· праці та зарплаті;

· собівартості та цінам,

· прибутку та рентабельності.

Ë До облікових джерел належать дані документів бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, всі види звітності та первинна облікова документація. Наприклад, сюди відносять дані:

· оперативно-технічного обліку;

· про щоденний випуск продукції;

· про використання обладнання;

· про використання робочого часу тощо.

4 До позаоблікових джерел відносять не перелічені вище дані, а також документи, що регулюють господарську діяльність підприємства. Наприклад:

1. Офіційні документи, якими повинно користуватися підприємство у своїй діяльності: закони держави, накази Президента, постанови Уряду і місцевих органів влади, акти ревізій і перевірок, накази керівників підприємства.

2. Господарсько-правові документи: угоди, договори, рішення арбітражу і судових органів тощо.

3. Рішення загальних зборів колективу підприємства, ради трудового колективу, акціонерів тощо.

4. Технічна і технологічна документація.

5. Матеріали (зовнішня інформація) вивчення передового досвіду, здобуті з різних джерел (радіо, телебачення, преса тощо), збірники статистичних матеріалів, дані анкетних обстежень споживачів тощо.

6. Дані особистих спостережень аналітика – виробничі екскурсії, хронометраж робочого дня, опитування працівників тощо.

3. Вся підібрана до аналізу інформація має бути ретельно перевірена за формою і за змістом.

При перевірці за формою встановлюється правильність оформлення документів і звітів з точки зору наявності і заповнення всіх реквізитів, таблиць, підписів, арифметичних сум, підсумків; відповідність цифр, перенесених з інших документів та попередніх років; узгодженість цифр і взаємозалежних величин у різних формах звітів.

При перевірці інформації за змістом встановлюють відповідність звіту даним бухгалтерського обліку, а достовірність самого обліку перевіряють його відповідністю реальному стану речей та процесів на підприємстві.

Перевірка має встановити доброякісність інформації, і лише за цієї умови можна розпочати сам аналіз діяльності підприємства.

Але тільки правильно організована аналітична робота може реально вплинути на підвищення ефективності роботи підприємства. Тому існують певні вимоги до організації аналітичної роботи:

· науковий характер аналізу має на увазі використання наукових, у тому числі нових, методів;

· розподіл обов’язків між окремими виконавцями – проведення аналізу повинно стати одним із службових обов’язків кожного спеціаліста, керівників різників рівнів підприємства. При цьому треба виключити можливість багаторазового проведення однакових досліджень різними особами.

· ефективність аналітичних досліджень – глибина аналізу при мінімальних витратах на його проведення;

· уніфікація аналітичної роботи передбачає створення таких методик, які б використовували обмежену кількість спеціально розроблених таблиць.

Аналітична робота на підприємстві поділяється на такі організаційні етапи:

L Попередній етап:

Lзагальне ознайомлення зі станом справ;

Lпопередня оцінка стану справ і обсягу аналітичної роботи;

Lскладання плану аналітичної роботи;

Lвизначення виконавців та вирішення інших організаційних питань;

Lпідготовка макетів таблиць, збір та перевірка головної інформації.

@ Основний етап:

@ заповнення усіх таблиць;

@ вивчення додаткової інформації;

@ визначення факторів і виконання розрахунків їх впливу на об’єкти аналізу;

@ пошук і вирахування резервів виробництва.

— Заключний етап:

— узагальнення наслідків аналізу і вирахування зведених резервів виробництва;

— заключна розгорнута оцінка діяльності підприємства;

— розробка заходів з метою поліпшення роботи підприємства.

4. Загальне керівництво аналітичною роботою на підприємстві здійснює заступник директора з економічної роботи (головний економіст). Безпосередньо цю роботу може очолювати керівник планового відділу або головний бухгалтер чи його заступник. Виконавцями аналітичної роботи є економісти, плановики, бухгалтери, а також інші працівники, які мають відповідний досвід і схильність до аналітичних досліджень.

Приблизний розподіл функцій аналізу між підрозділами підприємства:

A 1. Виробничий відділ – аналізує виконання плану випуску продукції, ритмічність роботи, використання матеріальних ресурсів, впровадження нової техніки тощо.

Î 2. Відділи головного механіка, технолога, енергетика – вивчають стан обладнання, виконання графіків його ремонту, повноту використання обладнання, раціональність використання енергоресурсів.

@ 3. Відділ технічного контролю аналізує якість сировини і готової продукції, втрати від браку тощо.

f 4. Відділ постачання контролює своєчасність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, виконання плану постачань сировини та матеріалів, стан зберігання запасів на складах підприємства, дотримання норм відпуску матеріалів, ТЗВ тощо.

t 5. Відділ збуту вивчає виконання договірних зобов’язань, зберігання готової продукції, просування її до споживачів тощо.

” 6. Відділ праці та зарплати аналізує рівень організації праці, забезпечення підприємства трудовими ресурсами за категоріями та професіями, рівень продуктивності праці, використання фонду зарплати та фонду робочого часу.

‘7. Бухгалтерія аналізує виконання кошторису витрат на виробництво, собівартість продукції, виконання плану прибутку, фінансовий стан, платоспроможність підприємства та інше.

i 8. Планово-економічний відділ або відділ ЕА виходячи з наявної економічної інформаціїздійснює складання плану аналітичної роботи і контроль за його виконанням, методичне забезпечення ЕА, узагальнює результати ЕА, розробляє заходи за підсумками аналізу.

5. Результати ЕА мають бути оформлені у виді таких документів, як:

· пояснювальна записка – звичайно складається, коли результати ЕА направляють у вище поставлену організацію. Її зміст має бути достатньо повним: економічний рівень розвитку підприємства (якщо необхідно, то додаються аналітичні розрахунки, таблиці, графіки тощо), висновки про роботу підприємства, пропозиції за результатами ЕА.

· довідка готується, коли результати ЕА потрібні для внутрішньогосподарського

користування.

· висновок (рос. – “ заключение ”) пишеться, коли ЕАпроводиться вище поставленими органами управління.

Довідка і висновок мають більш конкретний зміст, ніж пояснювальна записка, акцентований на недоліках або досягненнях, виявлених резервах та способах їх освоєння. У цих документах необов’язково повинна бути загальна характеристика підприємства і умови його діяльності.

Практичну реалізацію результати ЕА отримають після відповідних рішень колективу, наказів керівництва підприємства або вище поставлених органів управління.