Комунікаційний процес

Забезпечення злагодженої роботи підрозділів органі­зації, окремих виконавців, груп працівників, а також необ­хідних контактів із зовнішнім середовищем вимагає своєчасного передавання інформації різних видів, певної якос­ті, необхідної достовірності тощо.

Комунікаційний процес — процес обміну інформацією з метою розв'язання конкретної проблеми.

Невід'ємними елементами процесу комунікацій є:

— відправник (джерело) — особа, група осіб (підроз­діл), організація, яка генерує ідеї, збирає та передає ін­формацію;

— повідомлення — інформаційна ідея, закодована з допомогою символів;

— канал — засіб передавання інформації;

— отримувач (споживач) — особа, група осіб (під­розділ), організація, для яких призначена інформація.

Комунікаційний процес охоплює такі етапи:

1. Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).

2. Кодування (перетворення ідеї на повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації).

3. Вибір каналу (вибір способу передавання з допомо­гою телефонного, електронного зв'язку, відеострічок тощо).

4. Передавання ідеї (повідомлення).

5. Декодування (трансформація символів відправни­ка в думки отримувача).

6. Оцінювання та уточнення повідомлення.

7. Здійснення зворотного зв'язку (відправник і отри­мувач міняються комунікаційними ролями).

Комунікаційний процес показаний схематично на рис. 3.8.

У комунікаційних процесах постійно виникають шу­ми, які деформують зміст повідомлення, спричиняють відхилення, помилки тощо. Тому обов'язково слід вра­ховувати можливі неточності під час передавання інфор­мації, пам'ятаючи водночас, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд.

З метою забезпечення високої якості комунікацій­них процесів слід орієнтуватись на два види комуніка­цій: міжособові та організаційні.

Міжособистісні комунікації. Традиційно виникають між конкретними особами (працівниками).

У процесі міжособистісних комунікацій можливі та­кі перепони:

— неповне сприйняття працівником інформації;

— несприйняття інформації;

— семантичні бар'єри (труднощі, зумовлені нерозу­мінням значення слів і словесних знаків);

Рис. 3.8. Графічна модель комунікаційного процесу

— невербальні перепони, виникають у процесі вико­ристання несловесних (невербальних) знаків: погляд, ви­раз обличчя, посмішка та ін.;

— слабкий зворотний зв'язок.

Усунути їх можна шляхом вдосконалення спілкуван­ня. Для цього необхідно:

— пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання;

— бути сприйнятливим до можливих семантичних проблем;

— стежити за власними жестами, позами, інтонаціями;

— бути уважним по почуттів інших працівників;

— враховувати соціально-психологічний клімат у ко­лективі;

— встановлювати якісний зворотний зв'язок;

— допускати можливість дублювання ідеї, повідом­лення, пояснення.

Організаційні комунікації. Виникають між підрозді­лами, рівнями, ланками організації та між організаціями, їх особливості залежать від характеру діяльності організа­ції, її ролі й місця в галузі, структури управління тощо.

На якість організаційних комунікацій можуть впли­вати:

— деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікацій;

— інформаційні перевантаження в системі комуні­кацій;

— незадовільна структура управління організації;

— громіздка структура комунікаційного процесу. Удосконаленню комунікацій і ліквідації перепон в

організаціях сприяють:

— раціоналізація структури комунікаційного процесу;

— удосконалення документообігу;

— ефективне застосування графічних засобів;

— вдосконалення функцій менеджменту;

— поліпшення зворотного зв'язку;

— запровадження системи вивчення пропозицій пра­цівників (наприклад, з допомогою встановлення скриньок пропозицій);

— використання інформаційних бюлетенів;

— застосування сучасних інформаційних технологій: персональних комп'ютерів, електронної пошти, відеотех-ніки, радіо, телебачення тощо.

Отже, під час здійснення різних видів комунікацій особливої ваги набуває культура спілкування — дотри­мування правил поведінки, етикету, передбачених між­народним протоколом.