Характеристика програми

MS Outlook встановлюється з Office одночасно з редактором Word, Excel, Access і має спільну з ними бібліотеку. Встановлюється за адресою: С:\\ Program File … Файл завантаження – outlook.exe, розмір якого 191 Кбайт. Версія, яка відповідає Office 2003, є 11.0.5510. Рік випуску 2003. Розробник – корпорація Microsoft. Мова програми – російська.

В останніх версіях MS Outlook файли приєднуються, а не вставляються в робоче поле повідомлення програми.

3.19. Завантаження MS Outlook і вихід з програми

Завантаження програми MS Outlook: Пуск►Програми ►Microsoft Office► Microsoft Office Outlook.

Особливості запуску програми MS Outlook:

· при роботі в локальній мережі варто включити комп’ютер з поштовим відділенням;

· для роботи з мережею Internet потрібно включити модем.

Вихід із програми MS Outlook:

- хрестик у рядку заголовка;

- подвійне клацання по значку вікна (зліва, верхній кут вікна);

- команда закрити із системного меню;

- Alt + F4;

- Файл ►Вихід, Exit – збереження зв’язку з програмою Outlook;

- Файл ► Вихід, Log Off - роз’єднання з програмою Outlook;

- у панелі задач клацнути правою кнопкою по кнопці програми.

3.20. Вікно програми MS Outlook 2003

Вікно програми MS Outlook містить:

рядок заголовка, меню програми, панель інструментів «Стандартна», панель область переходів, робоче поле, рядок стану (рис.1).

Панель область переходів MS Outlook містить наступні кнопки: Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки.

Пошта містить наступні папки: Вхідні (Входящие), Вихідні (Исходящие), Відправлені (Отправленные), Вилучені (Удаленные), Чернетки (Черновики). У вікні Исходящие повідомлення знаходиться, поки не буде відправлене, після чого з’являється у вікні Отправленные. Робоче поле вікна Вхідні (рис.2) маєзаголовок у вигляді стовпців:

* Знак оклику! (визначає важливість повідомлення).

* Значок повідомлення 2(та їх кількість).

* Прапорець (необхідний для відзначення до виконання).

* Скріпка (повідомлення з вкладенням).

* Кому (кому адресоване повідомлення та від кого).

* Тема (тема повідомлення).

* Відправлене (день і час відправлення повідомлення).

* Розмір (розмір повідомлення в КБ).

Вікна для організації та контролю зустрічі, створення контактів та контролю виконання задач наведені на рисунках Рис. 3-5.

Рисунок 1. Вікно програми MS Outlook 2003, область переходів Почта

Рисунок 2. Робоче поле вікна Вхідні

Рисунок 3. Вікно Календарь програми

Рисунок 4. Вікно Контакты програми

Рисунок 5. Вікно Задачи програми

3.21. Створення форм управління у програмі

Для вибору форми управління потрібно виконати команду Файл ►Создать►Выбрать форму тоді відкриється вікно в якому можна вибрати такі форми управління: Встреча, Задача, Заметка, Запись в дневнике, Контакт, Помещение в папку, Поручение, Приглашение на собрание, Сообщение, Список рассылки, Стандартная по умолчанию.

Для створення повідомлення (Сообщение) у вікні програми варто виконати:

1. Файл ►Создать► Выбрать форму ►Сообщение.

2. У діалоговому вікні нового повідомлення (рис.6) в текстовому полі Кому варто ввести адресу чи скористатися кнопкою Кому, щоб обрати адресу з адресної книги.

3. У текстовому полі Копия варто ввести адресу, по якому буде відправлятися копія; тут також можна скористатися кнопкою «Копия».

4. У текстовому полі Тема варто вказати тему повідомлення.

5. У робочому полі повідомлення можна виконати наступне:

· ввести текст повідомлення;

· вставити файл (Вставка ►Файл);

· вставити об’єкт (Вставка ►Объект);

· вставити малюнок (Вставка ►Рисунок);

· вставити гіперпосилання (Вставка ►Гиперссылка);

· вставити отримане повідомлення значок скріпка ►Запись;

· вкласти файл значок скріпка ►Файл.

Тобто можна виконати будь-яку команду з меню Вставка.

Для створення повідомлення можна також скористатись кнопкою Создать на панелі Стандартная.

Рисунок 6. Вікно нового повідомлення

3.22. Відправлення та одержання повідомлення

Відправити повідомлення можна двома способами:

· скористатись піктограмою Отправить в панелі інструментів

· команди: Файл ►Отправить.

Повідомлення приймаються через час, визначений у параметрах. Щоб не чекати закінчення цього часу, можна скористатися кнопкою Параметры напанелі інструментів вікна повідомлення тоді відкриється діалогове вікно Параметры сообщения.

3.23. Перегляд повідомлення

Повідомлення можна проглянути:

· Не переглянуте повідомлення має вид поштового конверта.

· Переглянуте повідомлення має вид відкритого конверта.

Отримане повідомлення можна переглянути, виконавши одне з дій:

Подвійне клацання мишкою по значку повідомлення у вікні Входящие або виконати команду Файл ►Открыть.

Якщо повідомлення має вкладення, його можна переглянути, виконавши подвійне клацання мишкою по вкладеному значку. Щоб дізнатися все про повідомлення треба визвати контекстне меню рядка який знаходиться після рядка з назвою Входящие.

3.24. Збереження, видалення повідомлень та друк

Для збереження повідомлення варто виконати:

· активізувати команди: Файл ►Сохранить как;

· у діалоговому вікні вибрати тип файлу повідомлення;

· визначити ім’я документа, що зберігається;

· якщо повідомлення з вкладенням, то вказати це при збереженні.

Повідомлення можна видалити, виконав:

· у вікні Входящие, Отправленные, Выходящие, або Удаленные варто виділити значок отриманого повідомлення і натиснути клавішу Del.

Видаленні повідомлення зберігаються в папці Удаленные, яку можна очистити. Для друку повідомлення потрібно виконати наступні дії:

· відкрити повідомлення;

· виконати команди Файл ► Печать;

· Якщо потрібно надрукувати вкладення, то треба встановити прапорець Печать вложения.