Текстовий процесор MS Word

Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. – Львів: Світ, 1995. – 296 с.

Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. – М.: Институт международного права и экономики. – Из-во "Триада, ЛТД", 1996. – 384 с.

Гаєвський Б.А. Основи науки управління: Навч. посібник. - К.: МАУП. - 1997. – 112 с.

Завадський Й.С. Менеджмент – Т.1. – К.: УФІМБ, 1997. – 543 с.

Олійник С.У. та ін. Менеджмент: Навчальний посібник. - Х.: Друк ЛТД, К.: Проза, 1997. – 176 с.

Платонов С.В., Третяк В.И., Черкасов В.В. Искусство управленческой деятельности. - К.: ООО "Изд-во Либра", 1996. - 416 с.

Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 1996. - 352 с.

Саймонг и др. Менеджмент в организациях. – М.: Экономика, 1995.- 335 с.

Современный менеджмент: принципы и правила. Научное издание / Под ред. В.И. Данилова, Н.Н. Данильяна. - К.: НКЦП, 1992. – 223 с.

Чернявский А.Ф. Организация управления в условиях рыночных отношений.- К.: МЗУЦП, 1994. - 120 с.

Пушкар Р.М., Тарнавська Н.П. Менеджмент: теорія та практика. Підручник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – Тернопіль: Карт-бланш, 2003. – 490 с.

Текстовий процесор MS Word

1.1. Можливості текстового процесора MS Word

Текстовий процесор Microsoft Word надає широкі можливості для роботи з текстовими документами. Він призначений для створення та редагування простих, складних та складених документів а також має можливості створення Web - документів. Остання версія Microsoft Word 2003та Word 2007 має цілу низку властивостей, які дають змогу віднести його до видавничих систем середнього класу. У таблиці 1 наведені основні технічні дані Microsoft Word 2003/XP.

Таблиця 1. Технічні дані Microsoft Word 2003/XP

Параметр	Обмеження
Число одночасно відкритих вікон	Обсяг наявної пам'яті
Максимальний розмір файлу документа	32 Мбайт
Максимальне число закладок у документі
Максимальне число елементів списку автотексту в шаблоні документа
Максимальне число стилів у документі або шаблоні
Максимальне число полів у документі
Максимальне число вкладених документів у головному документі
Максимальне число стовпців у таблиці
Максимальне число стовпчиків у тексті	45 (розмір сторінки й ширина полів)
Висота друкованої сторінки документа	0,1-22 дюйма
Ширина друкованої сторінки документа	0,1-22 дюйма
Максимальне число знаків у рядку
Розмір шрифту	1-1638 пунктів (22 дюйма)
Максимальне число шрифтів у документі
Максимальна відстань між знаками	1584 пункта
Максимальна відстань, на яке текст можна здвинути вверх або вниз	1584 пункта

До базових можливостей роботи з текстами в текстовому процесорі Microsoft Word можна віднести:

· уведення тексту, формул, діаграм, малюнків, об'єктів і т.д.;

· створення простих документів;

· створення складних та складених документів;

· уведення тексту;

· редагування тексту;

· обчислення в тексті;

· створення таблиць різної форми та обчислення в них;

· форматування тексту;

· створення Web – документів;

· додавання діаграм, перекладачів;

· створення програмних модулів з використанням офісного програмування на базі VBA;

· рецензування тексту;

· збереження документа;

· друк документа.

Запуск програми Word: увімкнути ПК та завантажити ОС Windows, вказівник миші перемістити на кнопку Пуск потім Програми ►Microsoft Office ► Microsoft Word і клацнути лівою кнопкою миші.

1.2. Основні поняття для роботи з документом Microsoft Word

При роботі з текстовим процесором Microsoft Word необхідно керуватися наступними поняттями:

1. Будь-який документ заснований на шаблоні.

2. Шаблон - набір засобів для створення документів. У шаблон включені стилі оформлення символів і абзаців, параметри форматування, що діють за умовчанням, параметри друкарської сторінки і ін. За допомогою елементів автотексту, що входять в шаблон забезпечується автоматизація введення тексту в документ. У шаблоні містяться макроси, забезпечуючи автоматизацію виконання типових операцій. Для уніфікації призначеного для користувача інтерфейсу в шаблон включаються панелі інструментів, «гарячі» клавіші. Окрім перерахованих засобів шаблон може містити постійний для всіх документів текст, зовнішні об'єкти (малюнки, формули, таблиці і т.п.).

3. Уведення тексту в текстовому процесорі бажано починати з лівого краю аркуша, після чого його можна форматувати. Тобто надавати йому необхідного вигляду.

4. Текст документа - сукупність послідовно розташованих абзаців, що складаються з речень. Новий абзац завжди починається з натиснення клавіші Enter.

5. Перехід на новий рядок або нову сторінку усередині одного абзацу при наборі тексту виконується автоматично і не вимагає натиснення клавіші Enter.

6. Для примусового переходу на нову сторінку потрібно виконати команду меню Вставка ►Разрыв ► Начать новую страницу або натиснути клавіші Ctrl + Enter.

7. Для переходу на новий рядок в межах одного абзацу натискається клавіші Shift + Enter.

8. Окреме речення складається з набору слів, що закінчуються крапкою багатьма крапками, знаком оклику або знаком питання. Слова в реченнях розділяються одним символом пропуску або знаками пунктуації (кома, крапка з комою). Перед цими знаками пунктуації прогалина не ставиться, але після них ставиться.

9. Текстовий документ може містити текст і об'єкти впровадження: малюнки, формули, набрані в редакторові формул, електронні таблиці, фрагменти баз даних і т.п. У такому разі документ є складним.

10. Текстовий документ може мати ієрархічну структуру, складатися з окремих частин, що мають стилізовані заголовки. В цьому випадку документ є структурно - складним.

11. Головний текстовий документ може об'єднувати декілька документів, які існують і використовуються як самостійно, так і у складі головного документа.

12. Створення складеного документа відбувається на основі використання інформаційної технології злиття основного документа і джерела. Злиття основного документа що містить постійну інформацію і джерела змінної інформації, виконується за допомогою команди Сервис►Слияние.

Новий документ створюється за допомогою команди меню Файл ►Создать, з вказівкою шаблону. За умовчанням вибирається шаблон Новый документ.

Документи за допомогою команди меню Файл ►Сохранить как зберігається у вигляді файлів на магнітному диску. При збереженні файлів вказується ім'я і формат файлу. Ім'я файлу документа включає шлях і власне ім'я. Шлях містить: ім'я логічного диска, імена ієрархічно вкладених папок, що розділяються знаком \. Максимальна довжина імені файлу з розширенням -255 символів. Імена файлів не повинні містити спеціальних символів: (\ /), (< >), (*?), («|), (:;). Формат файлу документа залежить від типу шаблону, на базі якого створюється документ:

Звичайний документ, зберігається як файл з розширенням .doc;

· документ для перегляду за допомогою інших програм зберігається з розширенням rtf;

· документ для розміщення на Web - вузлі в мережі Інтернет (так звана Web - сторінка), зберігається як файл з розширенням .htm або .html;

· повідомлення електронної пошти, зберігається як файл з розширенням .htm або. html;

· шаблон, зберігається як файл з розширенням. dot.

Вікно документа. Текстовий процесор Word підтримує багатовіконний інтерфейс. У одному сеансі роботи можуть оброблятися декілька документів, кожний з яких відкривається у своєму вікні. При початковому запуску і виконанні команди меню Файл ► Создать автоматично створюється нове вікно з ім'ям Документ (з вказівкою номера) Microsoft Word. Заголовок вікна збереженого документа містить ім'я файлу. doc. Текстовий процесор дозволяє один і той же документ одночасно відкривати в різних вікнах. Перехід між вікнами документів здійснюється за допомогою команди Окно. Текстовий процесор створює на панелі завдань текстові кнопки, відповідні відкритим документам.

Команди меню для роботи з вікнами документів:

q Окно ► Новое дозволяє створити нове вікно для активного документа.

q Окно ►Упорядочить все - розташувати вікна документів на робочому столі у відкритому вигляді

Вікно документа за допомогою спеціального дільника можна ділити на частини. Дільник розташований у верхній частині вертикальної смуги прокрутки, він перетягується мишею по вертикалі вікна в будь-яке місце (або встановлюється командою Окно►Разделить).

Режими роботи з документом. Документ може оброблятися в різних режимах, яким відповідають інформаційні технології. Режим роботи з документом встановлюється за допомогою команди меню Вид (табл.2).

Таблиця 2. Режими роботи з текстовим документом

Режим	Назва
Звичайний	Мінімум можливостей для роботи об'єктами «чорновий» набір тексту.
Web - документ	Дизайн Web - сторінки
Розмітка сторінки	Перегляд і макетування друкарської сторінки, робота з колонтитулами, колонками тексту, малюнками.
Структура	Робота з структурними частинами документа, копіювання, переміщення, зміна їх ієрархії, переглядання структури документа, перехід в режим Головного документа.
Схема документа	Виведення структури і тексту документа; швидкий перехід до структурної частини тексту.

Для переглядання тексту перед друком використовують команду Файл ► Предварительный просмотр. Для переглядання Web - документа використовується спеціальна програма Microsoft Internet Explorer. Команда Вид ►Во весь экран дозволяє розвернути документ на весь екран.

1.3. Форматування тексту, таблиці, редактор формул

Основні правила редагування тексту

При редагуванні документу положення курсору показує, де буде робитися чергова дія. Якщо клацнути мишею в тексті, курсор переміститися в це місце. Ви також можете переміщати курсор за допомогою клавіш клавіатури (табл. 3).

Таблиця 3. Управління курсором

Переміщення курсору	Комбінація клавіш
На один символ вправо або вліво На одне слово вправо або вліво На один рядок нагору або вниз На один абзац нагору або вниз На один екран нагору або вниз У початок або кінець рядка У початок або кінець документа До місця останнього виправлення	® Ctrl + ® або Ctrl + ­ або ¯ Ctrl +­ або Ctrl + ¯ PageUp або PageDown Home або END Ctrl + Home або Ctrl + End Shift + F5

Для того, щоб розбити один рядок на два необхідно встановити курсор у відповідне місце рядка і натиснути клавішу Enter. Для того щоб з'єднати два рядки в один, необхідно встановити курсор у кінець першого рядку і натиснути клавішу Delete. Для того щоб вставити порожній рядок необхідно встановити курсор у кінець рядку і натиснути клавішу Enter, для знищення порожнього рядку - клавіша Delete.

Пункт меню Формат містить команди для форматування тексту:

· Шрифт – вибір виду шрифту, його розміру, інтервалу між символами та ін.;

· Абзац – вибір відступів, інтервалів між строками, абзацами та ін. для абзаців;

· Список – вибір способу виділення елементів списку;

· Границы и заливка – вибір обмеження тексту, кольору.

· Фон – вибір кольору фону документа;

· Стили и форматирование – вибір стилю тексту (шрифт, розмір шрифту, відступи, інтервали між строками, границя, рамка, нумерація і т. д.).

Створення таблиць. За допомогою Word можна створити таблиці наступними способами:

· за допомогою команди меню Таблица ►Вставить ► Таблица в рядку меню;

· за допомогою піктограми Вставить таблицу в піктографічному меню.

· За допомогою команди меню Таблица ► Нарисовать таблицу, або піктограми Нарисовать таблицу .

Пункт меню Таблица містить команди для роботи з таблицями:

Нарисовать таблицу – малювання таблиці за допомогою олівця;

Вставить, удалить, выделить – додати, виділити, знищити таблицю, рядки, стовпці, комірки;

Объединить ячейки – об’єднати виділені комірки в дну комірку;

Разбить ячейки – розділити виділені комірки на вказану кількість рядків і стовпців;

Разбить таблицу – розбити таблицю на дві частини;

Сортировка – сортування комірок за алфавітом (текст), або за зростанням (числа);

Формула – вставка формули для обчислень в таблицях.

Прикладна програма Редактор формул (Microsoft Equation), що входить до складу Word, дає можливість вставляти в текст документа математичні формули і символи. Вставлені в текст формули являють собою об'єкт. Редактор формул корисний при оформленні наукових звітів, статей і т.д.

Для запуску редактора формул необхідно встановити курсор у тому місці документа, де повинна бути вставлена формула. Потім необхідно викликати команду Объект із меню Вставка, вибрати Microsoft Equation і натиснути ліву кнопку миші (або за допомогою піктограми у вигляді кореня квадратного на панелі інструментів). На екрані з’явиться рамка для введення формул (рис.1) та панель інструментів (рис. 2).

При необхідності змінити формулу після вставки в документ необхідно двічі клацнути мишею на формулі. У результаті буде викликаний редактор формул (рис.1, рис 2.). Після завершенню редагування можна повернутися в Word клацнувши поза кадром. В результаті документ буде містити обновлену формулу.

Рисунок 1. Рамка (кадр) для введення формули

Рисунок 2. Панель Формула

2. Створення презентації засобами PowerPoint

2.1. Загальні відомості про мультимедійні презентації

Фахівцеві, що працює в економіці, постійно потрібно готовити й проводити публічні виступи як на своєму підприємстві або фірмі так і поза їх (наприклад, презентація нової продукції, захист бізнес-планів при одержанні кредитів, участь у тендері на замовлення для фірми, участь у виставках і т.д.). Для таких цілей доцільно застосовувати додаток PowerPoint, що входить до пакету Microsoft Office. Презентація являє собою набір слайдів, що супроводжує виступ на задану тему.

Слайди можуть містити: текст, таблиці, діаграми, малюнки, організаційні діаграми, відеокліпи, звуковий супровід (музика й/або звук), гіперпосилання на інші слайди й додатки.

Окремі об'єкти слайдів можуть мати ефекти анімації. Презентації, що містять малюнки, звук, фільми й ефекти анімації, називаються мультимедійними.

Так як PowerPoint входить до складу Microsoft Office то при підготовці презентації можна використати фрагменти документів Word, електронних таблиць і діаграм Excel, дані Access. Створену презентацію можна демонструвати як на екрані монітора, так і за допомогою проекційної апаратури. У цей час для презентації фірми або підприємства використаються так звані CD – візитки від 20 – 50 Mb, які дозволяють зберігати 10 000 сторінок тексту або 1000 ілюстрацій, до 10 – 15 минут оцифрованої мови, музики або відео.

2.2. Огляд середовища PowerPoint і режими роботи

Оскільки PowerPoint входить до складу Microsoft Office то запуск PowerPoint здійснюється через кнопку Пуск, як і інші додатки Microsoft Office. Вікно PowerPoint нагадує вікно Word. Тому інтерфейс роботи з додатком PowerPoint залишається таким же, як і із процесором Word. У нижньому лівому куті вікна відображені кнопки режимів роботи PowerPoint (Звичайний режим, Режим сортувальника слайдів, Режим показу слайдів) або перегляду слайдів (рис 3.) Ці кнопки дублюють відповідні команди меню Вид. Коротко розглянемо режими роботи PowerPoint 2003.

Звичайний режим (сама ліва кнопка від смуги прокручування). У цьому режимі вікно PowerPoint складається з наступних областей: структури слайдів, основної робочої області слайдів, заміток, завдань. Область структури слайдів розташовується ліворуч, основна робоча область слайдів по центрі вікна, область заміток знаходиться у вікні під основною робочою областю слайдів, область завдань праворуч.

Рисунок 3. Вікно PowerPoint у звичайному режимі

Розміри кожної області можна змінювати. В області структури слайдів відображаються номер, назва слайда й текст, що міститься в слайді. Робоча область слайдів дає загальне подання про зовнішній вигляд послідовності слайдів. Клацаючи на слайді в області структури слайдів або робочої області, відразу ж переходять до роботи з відповідним слайдам. У ці області можна вставляти малюнки, фільми, звуки, ефекти анімації й гіперпосилання. Текст уводять як в область структури слайдів, так і в робочій області слайдів. В області завдань знаходяться команди які часто використовуються з меню PowerPoint. В області заміток поміщають інформацію доповідача презентації.

Режим сортувальника слайдів (друга кнопка після кнопки звичайний режим). У цьому режимі в робочій області PowerPoint відображається вся презентація. Кожний слайд у цьому режимі виводиться в зменшеному виді. Режим використовується для перегляду послідовності, у якій розташовані слайди в презентації, а також для переходу до роботи з певним слайдом. У режимі сортувальника зручно переміщати окремий слайд в інше місце презентації шляхом перетаскування його лівою клавішею миші. У цьому режимі можна також додавати нові слайди перед виділеним або видаляти виділений слайд, нажавши клавішу Delete. На етапі підготовки демонстрації презентації режим використовується для завдання інтервалів часу показу кожного слайда й установки анімаційних ефектів, переходу від одного слайда до іншого.

Режим показу слайдів. Цей режим використовується для демонстрації презентації. У ньому кожний слайд виводиться на весь екран. Оскільки в режимі показу слайдів поточним слайдом зайнятий весь екран, вийти з нього можна, нажавши клавішу Esc або вибравши відповідну команду з контекстного меню, що викликається клацанням правої клавіші миші в будь-якому місці слайда.

Режим сторінок заміток. Перехід у цей режим здійснюється командою Вид►Страницы заметок, оскільки він не представлений окремою кнопкою. У ньому для кожного слайда приділяється окрема сторінка Word, у верхній частині якої міститься зменшене зображення слайда, а в нижньої - замітки доповідача до цього слайда. Як замітки може використовуватися текст, що вимовляє доповідач, вказівки про те, на що потрібно звернути увагу слухачів і т.п.

2.3. Структура вікна PowerPoint у звичайному режимі

У звичайному режимі область структури слайдів складається із двох частин, перша частина це структура, друга слайди. Для переходу до потрібної частини досить клацнути на її заголовку. Структурна частина використовується для перегляду текстів, які знаходяться на декількох слайдах. У цій частині можна вводити й змінювати текст. Слайдова частина дозволяє оцінити зовнішній вигляд послідовності декількох слайдів, перемістити окремий слайд в інше місце презентації. Клацання на обраному слайді в структурній частині або слайдовій приводить до відображення цього слайда в центральній робочій області вікна PowerPoint. Саме в ній виконуються основні роботи з конструювання слайда.

У правої границі вікна PowerPoint розташована область завдань, зміст якої міняється. Область завдань це панель, у якій розташовуються завдання, які часто використовуються у вигляді команд для роботи із презентацією. Розглянемо такі завдання як Приступая к работе та Создание презентации. При виборі завдання Приступая к работе відкривається однойменна область у якій відображені імена чотирьох останніх презентацій, з якими проводилися різні операції з PowerPoint і команда Создать презентацию. При виборі завдання Создание презентации відкривається однойменна область, що містить наступні групи команд: Создание, Шаблоны, Последние использовавшиеся шаблоны що використалися. Група команд Создание дозволяє створювати нову презентацію такими способами:

1. Новая презентация. Створює презентацію на базі порожньої презентації.

2. Из шаблона оформления. Передбачає вибір дизайну слайдів.

3. Из мастера автосодержания. Викликає майстер автозмісту, за допомогою якого можна створити презентацію на основі запропонованого змісту.

4. Создание из имеющейся презентации. Пропонує вибрати презентацію й, змінюючи її, одержати нову.

Група команд Шаблоны забезпечують вибір підходящого шаблона оформлення з безлічі тих, які є на даному комп'ютері, а також в Інтернеті.

Група команд Последние использовавшиеся шаблоны забезпечують вибір чотирьох останніх презентацій, які були створені на основі шаблонів.

Щоб вибрати інше завдання варто клацнути на кнопці зі стрілкою, що розташована в заголовку області завдань.

Якщо область завдань не відображена у вікні PowerPoint, викликати її можна командою Вид ►Область задач. Область структури слайдів також можна видалити з вікна PowerPoint, клацнувши на значку закриття області в її заголовку. Для відновлення відображення цих областей досить клацнути на кнопці «Обычный режим» у лівому нижньому куті вікна.

2.4. Створення презентації

Для самостійного створення нової презентації пропонуються наступні способи:

· Новая презентация.

· Из шаблона оформления.

· Из мастера автосодержания.

· Из имеющейся презентации.

Розглянемо кожний з перерахованих вище способів. Найбільша творчість при створенні презентацій досягається при виборі способу «Новая презентация». Для кожного слайда тут потрібно спочатку вибрати авторозмітку слайда (тобто, з яких областей слайд буде складатися), потім заповнити його демонстраційним матеріалом і наприкінці підібрати потрібне оформлення (фоновий малюнок, колірну гаму, вид шрифту, і т.п.). Такий підхід вимагає найбільшого професіоналізму в роботі. Створивши один слайд переходять до створення другого за допомогою кнопки Создать слайд, що розташований на панелі інструментів Форматирование або за допомогою команди Вставка ►Создать слайд і т.д. Створення презентації із шаблона оформлення припускає спочатку вибір одного з існуючих шаблонів.

При вказівці цього способу створення презентації в області завдань відкриваються завдання «Дизайн слайда». У ній можна вибрати потрібний шаблон оформлення. Кожний шаблон являє собою файл, що містить певний стиль презентації.

Стиль визначається типами шрифтів і маркерів, розмірами й положенням рамок, параметрами оформлення тла, колірною схемою, зразком слайдів і їхніх заголовків. Майстер автосодержания автоматизує перехід від одного етапу створення презентації до наступного з такого списку:

1. Вид презентації.

2. Стиль презентації.

3. Параметри презентації.

У результаті роботи майстра з'являється стандартний шаблон, що відповідає темі презентації. Після цього провадиться його коректування шляхом заміни представлених там підказок потрібними даними.

При створенні презентації з наявної на даному комп'ютері відкривається діалогове вікно Создание из имеющейся презентации, у якому вибирають папку з раніше створеною презентацією. На основі раніше створеної презентації створюють нову презентацію.

2.5. Створення презентації на базі порожньої презентації

Створення презентації здійснюється за кілька кроків:

1. Запустити на виконання PowerPoint, наприклад, через пункт меню Пуск.

2. В області завдань «Создание презентации» вибрати команду Создание►Новая презентация.

3. В області, що з'явилася, завдань «Разметка файла» вибрати макет слайда.

4. Ввести інформацію в місця які заповнюються для першого слайда.

Щоб додати новий слайд у презентацію, досить клацнути на кнопці «Создать слайд»яка розташована на стандартній панелі інструментів, а потім в області завдань Разметка слайда вибрати потрібний макет.

При роботі з окремим слайдом можна змінювати склад місця яке заповнюються, а також розміри й положення будь-якого місця.

Якщо місце яке заповнюється повинно містити текст, то його уведення здійснюється одним з наступних способів: або вручну, або використається готовий текст, що є частиною документа, створеного в Word.

Перед початком уведення тексту вручну потрібно виділити місце яке заповнюються. При цьому параметри шрифту (вид і розмір) будуть такими, які встановлені для даного місця за замовчуванням. Уведення тексту в місце яке заповнюються його форматування цілком збігається із заповненням сторінки в Word. Наприклад, перехід на новий рядок у границях місця яке заповнюються відбувається автоматично по закінченню поточного рядка, а натискання клавіші «Enter» приводить до переходу на новий абзац.

Якщо ж в місці яке заповнюються буде маркірований списком, то при натисканні клавіші «Enter» починається новий пункт цього списку.

Якщо потрібно скопіювати в місце слайда яке заповнюється, який – не будь фрагмент тексту з документу то необхідно скопіювати фрагмент у буфер обміну, а потім перенести його в місце яке заповню­ється.

При вставці в слайд варто виконати команду Правка ► Специальная вставка. У діалоговому вікні «Специальная вставка» установити альтернативний перемикач «Вставить» і зі списку «Как» вибрати елемент «Неформатированный текст». Якщо ж у вікні PowerPoint скористатися просто командою Вставить, то з буфера буде вставлений фрагмент тексту з форматом шрифту, що був у вихідному тексті Word, а він далеко не завжди збігається із установленим в PowerPoint форматом.