Лабораторна робота № 1. Яворський А.В., Райтер П.М., Дячишин І.М

До виконання лабораторних робіт № 19, 20, 21

З використанням програми MS ACCESS.

Лабораторна робота № 1

Тема: Access. Створення структури таблиці (бази даних) i введення даних

у таблицю.

Мета: Уміти створювати структуру бази даних, модифікувати її, вводити

дані в таблицю i форму.

План

1. Створити структуру бази даних у вигляді таблиці.

2. Ввести дані в таблицю бази даних.

3. Виконати дії над записами: вилучення, доповнення, сортування.

4. Модифікувати структуру таблиці i ввести нові дані.

5. Створити базу даних "Адресна книжка" у вигляді форми, використовуючи майстра стандартних баз даних.

Задача "Успішність"

Створити базу даних у вигляді таблиці (рис. 1) з оцінками восьми-десяти ваших друзів з п'яти предметів, наприклад, так:

Рис. 1. Зразок розв'язування задачі про успішність.

Теоретичні відомості

Збереження інформації – одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним із розповсюджених засобів такого збереження є бази даних. База даних – це файл спеціального формату, що містить інформацію, структуровану заданим образом.

База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. В реальному розумінні база даних – це набір записів і файлів, які організовані спеціальним чином.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД має такі етапи:

1) створення структури БД;

2) введення даних;

3) редагування структури i даних;

4) відшукання інформації в БД;

5) оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FoxPro, dBase-системи та iншi. Вони називаються системами управління базами даних (СУБД).

Основні функції СУБД:

· Визначення даних (Data definition) – Ви можете визначити яка саме інформація буде зберігатись у даній БД, задати структуру даних і їх тип, а також вказати як ці дані зв’язані між собою.

· Обробка даних (Data manipulation) – дані можна обробляти різними способами, можна вибирати різні поля, фільтрувати і сортувати дані. Можна об’єднати дані з іншою зв’язаною з ними інформацією і обчислювати результуючі значення.

· Управління даними (Data control) – Ви можете вказати, кому дозволено ознайомлюватись із даними, коректувати і добавляти нову інформацію, визначити колективне користування.

В Access база даних — це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі, сторінки які розглядатимемо далі. Базу даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд:

Файл → Створити → На закладці Загальні вибрати Нова база даних → OK → Вибрати потрібну папку i надати файлу назву → Створити → Активізувати закладку Таблиці → Створити.

Розширення назви такого файлу є mbd (його можна не зазначати). Надалі суттєво не плутати назву файлу БД i назви таблиць, які є в БД.

В Access є таке поняття, “об’єкт”. У базі даних основними об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі та сторінки доступу до даних.

· ТАБЛИЦЯ – об’єкт, який Ви визначаєте і використовуєте для зберігання даних, тобто це поіменоване реляційне відношення, яке зберігає дані про певну сутність предметної області. Таблиця – основа будь-якої бази даних;

· ЗАПИТИ – потужний засіб для вибору саме тих даних, які необхідні для рішення задачі, тобто це об’єкт, за допомогою якого можна отримати необхідні дані з однієї чи кількох таблиць. За допомогою запитів можна зробити вибірку, вилучення чи доповнення даних, а також створити нові таблиці на базі вже існуючих;

· ФОРМИ – надають можливість створювати зручний користувацький інтерфейс для роботи з даними, тобто використовуються в основному для завантаження даних, відображення їх на екрані та управління роботою додатків. Форми також можна використовувати для запуску макросів чи процедур;

· ЗВІТИ – застосовуються для аналізу і роздруку даних, тобто вміщують результати обробки однієї чи кількох таблиць і можуть бути видані на друк чи підключені до документів інших додатків;

МАКРОСИ – простий спосіб автоматизації роботи Вашого додатку, вони являють собою структурований опис однієї чи кількох дій, які необхідно виконати за певних умов. Макроси – це макрокоманди. У вигляді макросів описуються певні дії, які досить часто повторюються. Якщо якісь операції з базою виробляються особливо часто, є сенс згрупувати кілька команд в один макрос і призначити його виділеній комбінації клавіш;

· МОДУЛІ – використовуються для створення і збереження програмних процедур, написаних Вами на MS ACCESS BASIC при розробці складних додатків, які можуть бути прив’язані до окремих форм чи звітів і виконувати певні дії. Якщо стандартних засобів Access не вистачає для задоволення особливо витончених вимог замовника, програміст може розширити можливості системи, написавши для цього необхідні модулі.

· СТОРІНКИ – об’єкт БД, що увійшов до Microsoft Access 2000. Як і форми цей об’єкт служить для забезпечення доступу до даних, що містяться в БД, але тут мова йде про віддалений доступ. Наприклад про доступ через Internet.

Розглянемо структуру таблиці. Більшість баз даних мають табличну структуру. Як ми знаємо, в табличній структурі адрес даних визначається перетином стрічок і стовпців. В базах даних стовпці називаються полями, а стрічки – записами. Поля формують структуру бази даних, а записи складають інформацію, яка в ній міститься. Кожна таблиця ідентифікується унікальним іменем, довжина якого може досягати 64 символи, крім того, всередині імені забороняється використовувати символи “!”, “.”, “[”, “]” чи “’”. Таке саме обмеження накладається на довжину полів. Обсяг бази даних в Access обмежений одним гігабайтом, тобто сумарний обсяг усіх таблиць та інструментальних засобів для роботи з ними не повинен перевищувати цього значення.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці i вciєї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім'я, значення, характеризується типом i низкою додаткових властивостей.

Нижче наведено приклади типів, назв i значень полів.

Назва поля	Тип поля	Значення поля
Прізвище	Текстовий	Артист

Телефон	Числовий
Дата Народження	Дата	12-24-80
Меморандум	MEMO	текст про xo6i
Оклад	Грошовий	290 грн.
Номер у списку	Лічильник
Нагороди	Логічний	так
Біографія	Гіперпосилання	текстовий файл
Фотографія	06'ект OLE	файл.bmp

Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі.

Для зміни властивостей полів треба перейти в режим Конструктора клацнувши на кнопці Вид. Щоб вставити нове поле, треба встановити показник миші на маркер поля і натиснути клавішу INSERT. Щоб видалити поле, його треба виділити і натиснути клавішу DELETE. Закінчивши створення структури, можна клацнути на кнопці Вид і перейти в Режим таблиці для заповнення її даними.

Nbsp; Рис. 2. Головне вікно програми Access.

Очевидною унікальною властивістю кожного поля є його Ім'я. Крім імені в полі є ще властивість Підпис. Підпис – це та інформація, що відображається в заголовку стовпця. Її не треба плутати з іменем поля, хоча якщо підпис не заданий, то в заголовку відображається ім'я поля. Різним полям, наприклад, можна задати однакові підписи. Це неперешкодить роботі комп'ютера, оскільки поля при цьому як і раніше зберігають різні імена.

Різні типи полів мають різне призначення і різні властивості.

1. Основна властивість текстового поля – розмір.

2. Числове поле служить для введення числових даних. Воно теж має розмір, але числові поля бувають різними, наприклад для введення цілих чисел і для введення дійсних чисел. В останньому випадку крім розміру поля задається також розмір десяткової частини числа.

3. Поля для введення дат чи часу мають тип Дата/час.

4. Для введення логічних даних, що мають тільки два значення (Так чи Ні; 0 чи 1; Істина чи Неправда і т.п.), служить спеціальний тип – Логічне поле. Неважко догадатися, що довжина такого поля завжди дорівнює 1 байту, оскільки цього більш ніж досить, щоб виразити логічне значення.

5. Особливий тип поля – Грошовий. З назви ясно, які дані в ньому зберігають. Грошові суми можна зберігати й у числовому полі, але в грошовому форматі з ними зручніше працювати. У цьому випадку комп'ютер зображує числа разом із грошовими одиницями, розрізняє гривні і копійки, фунти і пенси, долари і центи, загалом, звертається з ними елегантніше.

6. У сучасних базах даних можна зберігати не тільки числа і букви, але і картинки, музичні кліпи і відеозаписи. Поле для таких об'єктів називається полем об'єкта OLE.

7. У текстового поля є недолік, зв'язаний з тим, що воно має обмежений розмір (не більше 256 символів). Якщо потрібно вставити в поле довгий текст, для цього служить поле типу МЕМО. У ньому можна зберігати до 65535 символів. Особливість поля МЕМО полягає в тому, що реально ці дані зберігаються не в полі, а в іншім місці, а в полі зберігається тільки покажчик на те, де розташований текст.

Дуже цікаве поле Лічильник. На перший погляд це звичайне числове поле, але воно має властивість автоматичного нарощування. Якщо в базі є таке поле, то при введенні нового запису в нього автоматично вводиться число, на одиницю більше, ніж значення того ж поля в попередньому записі. Це поле зручне для нумерації записів.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їxніx типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії i вигляд даних на екрані.

Рис. 3. Вікно конструктора таблиці.

Роботу з програмою Access розпочинають у головному вікні на закладці Таблиці зі створення структури командою Створити. Є декілька способів створення структури. Ми розглянемо такі два способи:

1. використання конструктора таблиці;

2. використання майстра бази даних.

Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці. Користувач у цьому випадку задає:

· назви полів методом введення назви;

· тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;

· описи, які є необов'язковими;

· додаткові властивості (характеристики) полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей:

· довжину поля;

· значення за замовчуванням;

· умови на значення, яке вводитимуть;

· формат поля;

· індексованість.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів i зазначити їxнi типи, оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з принципом замовчування.

Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити → Рядки. Виокремлене поле вилучають командою Редагувати → Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їxнi назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Зарплатня тощо.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці → Вибираю назву → Відкрити.

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців i висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат → Заховати стовпець/Показати стовпець поля тощо. Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їx фіксують на екрані командою Формат → Зафіксувати чи вивільняють — Формат → Вивільнити вci стовпці.

Контекстне меню стовпця дозволяє сортувати записи, копіювати, видаляти і переміщати стовпці, керувати їх шириною і режимом відображення.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби — майстри. Достатньо виконати вказівки майстра i структура бази даних готова.

Хід роботи

1. Запускаю програму для опрацювання бази даних Access.

2. Створюю нову базу даних з іменем файлу — своїм прізвищем: Білик БД1.

Діалогове вікно Access → Нова база даних → OK → Вибираю свою папку, даю назву файлу → Створити.

3. Розглядаю головне вікно БД. Активізовую закладку Таблиці i виконую команду Створити структуру.

4. Вибираю режим конструктора таблиці.

У вікні Нова таблиця вибираю режим Конструктор → OK — відкриється вікно конструктора таблиці.

5. Утворюю структуру бази даних.

Уводжу назви полів: Number, Fname, Lname, Mathem, Inform, Phisikal, Literatel, Leaunguage.

Задаю типи полів, користуючись списком типів. Користуюсь вертикальним прокручуванням робочого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю структуру.

6. Закриваю вікно конструктора таблиці i зберігаю структуру таблиці на диску з назвою Оцінки.

Закрити → Так → Оцінки → ОК.

7. Відкриваю створену таблицю для введення даних.

Натискаю на кнопку Відкрити в головному вікні БД, де таблиця Оцінки повинна бути вибраною.

8. Уводжу у таблицю дані. Зменшую ширину стовпців.

9. Ховаю перший стовпець.

10. Поновлюю перший стовпець на екрані.

11. Вилучаю другий запис з таблиці.

12. Доповнюю таблицю ще двома записами.

13. Вмикаю панель інструментів Таблиця.

Вигляд → Панелі інструментів → Таблиця.

14. Упорядковую введені записи за зростанням значень поля Literatel.

Виокремлюю поле, клацнувши на назві, i натискаю на стандартній панелі на кнопку Впорядкування (Сортування) за зростанням.

15. Упорядковую записи за спаданням значень поля Mathem.

16. Модифіковую структуру таблиці.

Переходжу у режим конструктора структури. Натискаю на кнопку Вигляд або виконую команду Вигляд → Конструктор. Змінюю назву першого поля — пишу її великими буквами.

17. Закриваю свою БД, зберігаючи дані на диску. Таблиця Оцінки має такий вигляд:

Оцінки
NUMBER	Fname	Oname	Mathem	Inform	Phisikal	Literatel	Leaunguage
	Лісовська	Анна
	Долинський	Андрій
	Ковальчук	Галина
	Писар	Галина
	Кулик	Оксана
	Романко	Оксана
	Берчинська	Галина
	Романко	Оксана
	Іваненко	Андрій
	Когут	Тетяна
	Сілецька	Валентина
	Білик	Зоряна

18. Використовую майстра для створення стандартної БД " Адресна книжка ".

Файл → Створити нову БД → Переходжу на закладку Бази даних → Вибираю Адресна книжка.mdz → ОК → Даю назву файлові, наприклад, Білик БД2 → Створити.

19. Спостерігаю за роботою майстра, який працює за мене.

Натискаю на кнопку Далі.

Задаючи вигляд оформлення екрана, вибираю стиль Сутінки інші картинки

Коли майстер запитає про заголовок бази даних, уведіть: Адресна книжка i своє прізвище.

Натискаю на кнопку Готово i відкриваю створену БД, якщо вона не відкриється автоматично.

20. Розглядаю головну кнопкову форму i натискаю на кнопку введення даних.

21. Розглядаю створену БД, яка має вигляд форми на двох стopiнкax, i вводжу дані в поля форми.

Індекси, дати i номери телефонів вводьте за американськими стандартами.

22. Гортаю записи форми.

Користуюся кнопками гортання, які є внизу форми.

23. Закриваю базу даних.

У головній кнопковій формі натискаю на кнопку Вихід.

24. Закінчую роботу. Здаю звіти.