Опишите правила составления заголовков дел и их систематизации внутри разделов номенклатуры дел

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу документов дела, быть кратким, доступным для вос­приятия, четким и конкретным.

Заголовок включает:

название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.);

указание автора документа (краткое название организации, ее структурного подразделения или должностного лица);

Пример: Приказы министра... Отчет комитета...

указание адресата или корреспондента документа;

Пример: Переписка с Сонетом Министров Республики Беларусь...

краткое содержание документов дела (название темы дела);

Пример: Отчет комитета о финансово-хозяйственной деятельности... географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела^[1];

Пример: Отчеты средних школ Борисовского, Березинского, Вилейского, Воложинского и Дзержинского районов Минской области об учебно-воспитательной работе...

указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года^[2];

Пример: Перспективный план работы фабрики на 1996—2010 гг. указание на копийность документов дела.

В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (типа "разная переписка", "отчеты по вагонам", "натуроплата" и пр.), определения, в которых вид документа заменен неким действием ("исследование", "рассмотрение" и т.д.).

В заголовках термин "дело" используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.

Пример: Дело о рассмотрении жалобы Иванова ИИ....

Термин "документы" используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);

Пример: Документы о проведении Республиканской спартакиады школьников (положение, протоколы, отчеты и др.); в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.

Пример: Документы к протоколам №№... заседаний Ученого совета (доклады, информации, справки и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример: Переписка о поставке продукции на экспорт.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указываются обобщенно. Пример: Переписка с банками по вопросам финансирования и кредитования...

Переписка с гражданами о выплате пенсий и пособий.

Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Систематизация заголовков в разделах номенклатуры дел обусловлена степенью их значимости и взаимосвязи. Заголовки систематизируются в следующем порядке:

законы Республики Беларусь,

постановления Национального собрания Республики Беларусь,

указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь,

распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь,

постановления и распоряжения Совета Министров Республики Беларусь,

приказы, распоряжения вышестоящих организаций,

организационные документы (уставы, положения об организации и СП, штатные расписания, должностные инструкции, правила),

распорядительные документы организации (приказы),

планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные),

информации, справки, сведения, акты,

переписка.

Порядок систематизации прочих категорий дел определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Систематизация однородных дел осуществляется по алфавиту корреспондентов или географических названий.