Підготовка й проведення презентацій

В діяльності різних організацій все більшого значення набувають презентації й офіційні прийоми.

Презентацію можна визначити як представлення перед аудиторією чого-небудь нового, раніше не відомого. Це можуть бути як знову організована установа або фірма, так і результати їхньої діяльності: товари й послуги.

Основна мета презентації – створити бажане відношення до установи, товару або послуги з боку потенційних споживачів, клієнтів, відвідувачів і т. ін. Тому дотримання ділового етикету в цьому випадку відіграє важливу роль для майбутнього процвітання фірми.

Існує загальноприйнята структура презентації, що включає вступні, основну й заключну частини.

У вступній частині необхідно викласти присутню програму презентації, представити керівництво фірми, запрошених, спонсорів, висвітлити інші організаційні питання.

В основній частині презентації варто надати докладну інформацію про переваги об’єкта (товар, послуга, ідея тощо), пояснити, які потреби й запити присутніх будуть задоволені в результаті реалізації проекту, показати фінансові й інші вигоди для клієнтів, підкреслити надійність фірми, привести докази переваги фірми в порівнянні з конкурентами. Дуже важливо стимулювати аудиторію до подальшого співробітництва з фірмою, як постійних клієнтів.

Заключна частина призначається для підбиття підсумків, одержання й надання зворотного зв’язку, подяки спонсорам, організаторам і присутнім, прощання й закриття презентації.

Слід зазначити, що підготовка й проведення презентації вимагає значних зусиль, детального плану й творчого мислення. Особлива роль тут належить ведучому. Ось кілька корисних порад ведення презентації:

· заздалегідь налаштуйтеся подумки на сприятливий хід і результат презентації;

· посміхайтеся;

· говоріть з ентузіазмом;

· для виділення важливих моментів використовуйте прийом: «Ми розглянемо…», «Ми розглядаємо…», «Ми розглянули…»;

· орієнтуйте свою презентацію на аудиторію, використовуючи приклади з практики й особистого досвіду учасників, робіть порівняння, вживайте метафори, давайте волю уяві;

· активізуйте мислення за допомогою питань;

· використовуйте жарти, анекдоти;

· стійте лицем до аудиторії, підтримуйте контакт очей, звертайтеся до

людей, а не дивіться повз них;

· підкреслюйте важливі місця, виділяючи їх паузами, жестами, підвищенням або пониженням голосу, змінюйте тембр і силу звуку;

· використовуйте методи візуалізації;

· підбивайте підсумки, дякуйте за увагу, відповідайте на питання.

Тема 6