Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Документи, що відправляються з установи (підприємства), називають вихідними, їх обробка складається з таких операцій:

• складання проекту документа;

• погодження проекту документа;

• перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

• підписання документа керівником (у необхідних випадках – затвердження);

• реєстрація документа;

• відправлення документа адресатові;

• підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, а правильність його оформлення перевіряється секретарем (виконавцем).

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.

У ряді випадків проект вихідного документа повинен бути погоджений з іншими спеціалістами фірми. Таке погодження оформляється візою.

Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику фірми. Разом з ним можуть бути представлені й інші документи, використані для підготовки вихідного документа (ініціативні листи, рекламації, контракти, акти, нормативні документи). Керівник підприємства може внести зміни і доповнення в документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.

Після підпису керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві (до канцелярії) для реєстрації. Документи, що відправляються, реєструються в «Журналі реєстрації вихідних документів».

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних документів

Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується рукописним або машинописним способом на обох примірниках документа.

Потім вихідні документи того ж дня конвертуються і відправляються. При цьому звіряється адреса одержувача на листі та на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають до справи.

Тема 4