Порядок отримання, розгляду та передачі вхідної кореспонденції

Первинна обробка вхідних документів полягає у перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою «особисто»). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі «Примітка».

Конверти, як правило, знищують, за винятком тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, та коли на конверті є помітка «конфіденційно», «терміново».

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється секретарем з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися, і ті, що реєстрації не потребують. Секретар-референт здійснює «фільтрування» вхідних документів, що передаються керівникові. Йому направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, мають в адресі вказівки на структурний підрозділ або прізвище працівника можуть передаватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або виконавцям.

При попередньому розгляді також з’ясовується, чи не потребують документи, додаткових матеріалів (попереднього листування, контрактів, нормативних документів тощо).

• Реєстрація передбачає проставлення реквізиту «відмітка про надходження»; (Зареєстрований документ не може реєструватися повторно в процесі його обігу в середині підприємства. Існує кілька форм реєстрації документів; централізована, децентралізована і змішана. При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами.

Децентралізована система передбачає реєстрацію в місцях створення чи виконання документів. З урахуванням особливостей підприємства може застосовуватись і змішана система, коли одна частина документів реєструється централізовано (приймальна, канцелярія), інша – у структурних підрозділах. Вибирають ті з них, що забезпечують високу ефективність в умовах конкретного підприємства.

Документи при реєстрації розподіляються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Наприклад:

• вхідні документи;

• вихідні документи;

• внутрішні документи;

• комерційні контракти;

• документи з грифом «КТ» («Конфіденційно»).

Порядковий реєстраційний номер документа присвоюється, починаючи з № 1 з першого січня кожного року по 31 грудня.

Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів складаються з порядкового номера документа умовного позначення структурного підрозділу чи посадової особи, номера справи, до якої буде підшито документ або його копію).

• Розгляд документів керівництвом

Контрольні функції нерозривно зв’язані і здійснюються за допомогою журналів і карток. Часто користуються: спеціальною контрольною картотекою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця.

Основна мета контролю – забезпечення виконання тих документів, що за дорученням керівника взяті на контроль.

В організації для деяких документів може бути прийнятий порядок, що передбачає розгляд їх керівником після завершення виконання документів одночасно з підготовленими для підпису проектами внутрішніх чи вихідних документів. Це дозволяє керівникові зекономити час.

• Виконання документів.